Personvernerklæring for bedriftens kunderegister
1 Registeransvarlig
Martela Oyj
Miestentie 1
02150 Esbo
Tlf. +358 10 345 50
asiakaspalvelu@martela.com
(nedenfor ”vi” eller ”Martela”)
2 Kontaktperson for registersaker
Databeskyttelsesansvarlig
gdpr@martela.com
3 Registerets navn
KUNDEREGISTER
4 Hva er det rettslige grunnlaget for og formålet med behandlingen av person-opplysninger?
Grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er bedriftens legitime interesse basert på et kundeforhold eller annen passende forbindelse, iverksetting av en avtale eller fra kundens registrerte samtykke.
Formålet med behandlingen av personopplysninger er:
- å levere og utvikle våre produkter og tjenester, basert på f.eks. kundeopplevelsesundersøkelser,
- å oppfylle våre løfter i henhold til avtalen og andre løfter og forpliktelser,
- å betjene våre kundeforhold,
- å analysere og profilere atferden til kunden eller annen registrert,
- direkte elektronisk markedsføring,
- å målrette markedsføringskommunikasjonen i vårt selskaps egne og andre aktørers nettjenester samt i kommunikasjonen i andre elektroniske kanaler.
Vi bruker en automatisk beslutningsprosess (inkl. profilering) for å identifisere de registrertes personprofiler, atferd på nettet og forbruksvaner. Vi bruker disse opplysningene for å målrette markedsføringen og salget og utviklingen av tjenester.
5 Hva slags opplysninger behandler vi?
Vi behandler i forbindelse med kunderegisteret følgende personopplysninger om kunden eller en annen registrert, som f.eks. personer som er på opplæring:
- den registrertes grunnleggende opplysninger:* navn, kundenummer,
- den registrertes kontaktopplysninger:* e-postadresse, telefonnummer, adresseopplysninger; stillingstittel,
- opplysninger om bedriften og kontaktpersoner i bedriften:* organisasjonsnummer og navn på kontaktpersoner, kontaktopplysninger og opplysninger om bedriftens størrelse, omsetning og virksomhetsområde,
- opplysninger om kundeforhold og avtale, som organisasjonsnummer og navn på kontaktpersoner samt kontaktopplysninger,
- annen besøksinformasjon: en del av nettsidene til Martela Group sender informasjonskapsler "cookies" til brukerens nettleser for å tilby mer skreddersydd innhold når du kommer tilbake til siden. En informasjonskapsel er en identifikator, i praksis en liten datamengde, men dersom du ikke har oppgitt dine personlige opplysninger på våre nettsider, så kan du ikke identifiseres. Du kan innstille nettleseren din til å fortelle om informasjons-kapsler og å nekte å ta i mot informasjonskapsler. I tillegg f.eks. betalingstjeneste- og kontoopplysninger,
- eventuelt andre opplysninger samlet inn separat med den registrertes samtykke: markedsføringstillatelse og dato da tillatelsen ble gitt, opplysninger om digital body language (digitalt kroppsspråk) (overvåkning) og svar på kundeopplevelsesundersøkelser.
Personopplysningene merket med stjerne må oppgis for at det skal oppstå et avtaleforhold og/eller kundeforhold med oss. Uten nødvendige personopplysninger kan vi ikke levere produktet og/eller tjenesten.
6 Hvor får vi opplysninger fra?
Vi får primært opplysninger fra følgende kilder: fra den registrerte selv, fra folkeregisteret, fra myndighetene, fra kredittkortselskaper, fra tilbydere av kontaktopplysningstjenester og fra verktøy for nettverksovervåkning.
I tillegg kan personopplysninger samles inn og oppdateres med tanke på formål som er beskrevet i personvernerklæringen også fra offentlig tilgjengelige kilder og myndigheter eller fra andre tredjeparter med bakgrunn i de mottatte opplysningene innenfor rammene av gjeldende lovverk. En slik oppdatering av opplysninger utføres manuelt eller automatisk.
7 Hvem utleverer og overfører vi opplysninger til og overfører vi opplysninger utenfor EU eller EØS?
I behandlingen av personopplysninger utnytter vi IT-partnere og partnere innen markedsførings- og kommunikasjonstjenster som opererer for oss.
Opplysninger kan utleveres til myndighetene med hjemmel i tvingende regler.
Vi utleverer ikke personopplysninger utenfor EU/EØS.
8 Hvordan beskytter vi infomasjonen og hvor lenge lagrer vi den?
Kun de av våre medarbeidere som i sitt arbeid har rett til å behandle kunde-opplysninger samt de IT-partnere og partnere innen markedsførings- og kommunikasjonstjenester som opererer for oss har rett til å bruke systemet som inneholder personopplysninger.
Hver bruker har sitt eget brukernavn og passord i systemet. Informasjonen samles i databaser, som er beskyttet med brannmur, passord og andre tekniske hjelpemidler. Vi lagrer personopplysningene så lenge som det er nødvendig på grunn av formålet med personopplysningene.
Vi vurderer regelmessig nødvendigheten av å lagre opplysningene under hensyntagen til gjeldene lovverk. I tillegg til det, sørger vi for rimelige tiltak som sikrer at det ikke lagres personopplysninger om de registrerte i registeret som er uforenlige, foreldede eller feilaktige med hensyn til formålene med behandlingen. Vi retter opp eller sletter slike opplysninger omgående.
9 Hva er dine rettigheter som registrert?
Som registrert har du rett til å sjekke de opplysninger som er lagret i person-registeret som berører deg selv og kreve at feilaktige opplysninger rettes eller slettes, dersom det er lovmessig grunnlag for det. I den grad den registrerte selv har sendt inn opplysninger til kunderegisteret, som behandles med hjemmel i samtykke gitt av eller på oppdrag fra den registrerte, har den registrerte rett til å motta slike opplysninger selv som en hovedregel på maskinlesbar form og rett til å overføre disse opplysningene til en annen registeransvarlig.
Som registrert har du i henhold til personvernforordningen (fra og med 25.5.2018) rett til å motsette deg eller be om begrensning i behandlingen av dine opplysninger samt rett til å klage på behandlingen av personopplysningene til tilsyns-myndighetene.
Av spesielle personlige årsaker har du også rett til å motsette deg en profilering rettet mot deg selv og andre behandlingstiltak når grunnlaget for behandlingen av opplysningene er av juridisk interesse mellom oss. I forbindelse med ditt krav må du spesifisere den spesielle situasjonen som du bruker som grunnlag for å motsette deg behandlingen. Vi kan avslå å gjennomføre en anmodning om motsettelse kun med grunnlag i det som er regulert i lov.
Som registrert har du også rett til når som helst og gratis å motsette deg behandlingen, inkludert profileringen i den grad den er knyttet til direkte markedsføring.
10 Hvem kan jeg ta kontakt med?
Alle kontakter og anmodninger som berører denne erklæringen må gjøres skriftlig eller personlig til kontaktpersonen navngitt i punkt to (2).