Fleksibilitet og engasjement var nøkkelfaktorer i arbeidet med å oppdatere Skandias kontor i Göteborg
Da det var på tide for forsikringsselskapet Skandia å oppdatere sine eksisterende lokaler i Göteborg, var ønsket å modernisere kontoret gjennom oppdatert fargesammensetning, nye produktinnslag og nye funksjoner.
Da Martela begynte å jobbe med Skandias nye planløsning, var den innledende planen en mer tradisjonell arbeidsplass med blant annet faste skrivebord med tilhørende oppbevaringsplass. Eksisterende vegger skulle rives, og kontorene skulle gjøres om til åpne landskap. Men jo lengre de jobbet med planløsningen, jo lengre vekk kom de fra den opprinnelige planen.
– Vi begynte med dette prosjektet rett før starten av en pandemi, og organisasjonen gjennomgikk en forandring på kort tid, noe som gjorde at vi raskt måtte tenke nytt for å ta hensyn til Skandias nye behov. Jeg er mest stolt over at vi lyktes med å være fleksible og samtidig holde oss til prosjektplanen som vi satte opp fra starten, og fremfor alt at Skandia fikk et innbydende og attraktivt kontor, forteller Lina Karlsson i Martela, som har ansvaret for prosjektledelsen.
Arbeidsplassene ble plassert i tradisjonell åpen planløsning basert på funksjoner og grupper. Til alle gruppene ble det planlagt mindre arealer til for eksempel høye sofaer eller ståbord til raske, spontane møter.
– Vi kompletterte også med mobile stille rom i forskjellige størrelser til samtaler eller møter. Skandia ville også skape et større område med fokus på det sosiale og møtet mellom kolleger. Dette valgte vi å gjøre i hovedetasjen, i forbindelse med spiserommet. Her er det i dag mulighet til å spise, men også å jobbe, ta pauser, holde møter og dessuten større forsamlinger til presentasjoner, sier Alexander Bladh i Martela, som har ansvaret for interiørdesignet i prosjektet.
Dynamiske skap som kan åpnes med mobilen
Tidlig i prosjektet innså Skandia også at de kunne spare mye kontorplass og frigjøre tid fra nøkkelhåndtering ved å bytte ut all oppbevaring med nøkkellås, til dynamiske skap.
– Det gir hver ansatt mulighet til et personlig skap, som betjenes med samme kort som adgangssystemet eller via en app i telefonen, forteller Karlsson.
Skandia ga Alexander Bladh mer eller mindre frie hender med valg av farger og produkter. Et slikt ansvar gir motivasjon og høy fokus på prosjektet, og gjør at man får et stort engasjement fra starten, sier han.
– Den følelsen av tillit er noe av det beste man kan oppleve i denne jobben!
Ifølge Lina Karlsson har samarbeidet mellom Martela og Skandia fungert svært bra. Martela har styrt prosjektet fra starten, og hele prosjektgruppen hadde avstemninger minst en gang i uken. Selv om prosjektet er avsluttet, har Skandia valgt å ha et fortsatt tett samarbeid med Martela for å raskt fange opp forbedringer når organisasjonen forandrer seg.
– Ved å være tydelige i prosjektmodellen vår, som omfatter en detaljert prosjektplan, har alle i prosjektgruppen vært godt forberedt på aktiviteter og tidsfrister før hver avstemning. Vi har hatt meget god stemning i hele prosjektgruppen gjennom hele prosjektet.
Hun får medhold av Alexander Bladh.
– Når jeg tenker tilbake på prosjektet, så er det helheten, den røde tråden gjennom kontoret som jeg er mest fornøyd med, samt den flotte stemningen vi hadde i prosjektgruppen, sier han.
Skandia på sin side er fornøyd med både prosjektledelse og sluttresultat. Folk som kommer og besøker kontoret, synes det er både friskt og fleksibelt.
– Det er blitt veldig bra. Særlig når man ser på helheten rundt innredning og farger. Man får en fin og behagelig følelse når man kommer inn på kontoret, og det føles moderne. Prosjektledelsen har også gått svært bra. Vi har hatt en god prosjektleder, som også har vært til stede under gjennomføringen. Vi har fått en god relasjon med Martela, som også har ført til ringvirkninger i form av andre forretninger. Mye takket være at dette prosjektet har fungert godt, sier anleggsleder Martin Wild i Skandia.
