Joustavuus ja sitoutuminen avainsanoja Skandian Göteborgin toimiston uudistustyössä
Vakuutusyhtiö Skandian oli aika päivittää nykyiset toimitilansa Göteborgissa, ja yhtiö halusi uudistaa toimistonsa ajanmukaisilla värimaailmoilla sekä uusilla kalusteilla ja toiminnoilla.
Kun Martela aloitti Skandian toimitilojen uuden ulkoasun suunnittelun, alkuperäinen suunnitelma oli perinteinen työympäristö, johon kuului muun muassa kiinteitä työpisteitä säilytystiloineen. Olemassa olevat seinät oli tarkoitus purkaa ja muuttaa tila avoimeksi. Vähitellen suunnitelma kuitenkin eteni yhä kauemmaksi alkuperäisestä ajatuksesta.
“Aloitimme hankkeen juuri ennen pandemiaa, jonka takia organisaatiota muutettiin nopeasti, ja siksi meidän oli löydettävä ratkaisu Skandian muuttuneisiin tarpeisiin hyvin lyhyessä ajassa. Kaikkein ylpein olen siitä, että kykenimme olemaan sekä joustavia että pitämään kiinni alkuperäisestä projektisuunnitelmasta ja ennen kaikkea siitä, että Skandia sai tyylikkään ja viihtyisän toimiston”, sanoo Martelan Lina Karlsson, joka vastasi projektinhallinnasta.
Työpisteet järjestettiin avoimeen pohjaratkaisuun toimintojen ja ryhmien perusteella. Kaikkien ryhmien yhteyteen suunniteltiin pienempiä tiloja, joissa on esimerkiksi korkeita sohvia tai pystypöytiä spontaaneja pikakokouksia varten.
“Niiden lisäksi toimistossa on myös erikokoisia siirreltäviä hiljaisia huoneita keskusteluja ja kokouksia varten. Skandia halusi myös luoda suuremman tilan, jossa keskitytään sosiaaliseen näkökulmaan ja kollegoiden välisiin tapaamisiin. Sen suunnittelimme toimiston alempaan kerrokseen ruokailutilan yhteyteen. Nyt tilassa voi lounastaa, mutta myös työskennellä, pitää taukoja, kokouksia ja jopa isoja esityksiä”, sanoo sisustussuunnittelusta vastannut Alexander Bladh Martelalta.
Dynaamiset kaapit, jotka voi avata puhelimella
Hankkeen alkuvaiheessa Skandialla huomattiin, että jos kaikki säilytystila korvattaisiin dynaamisilla kaapeilla, säästyisi paljon toimistotilaa eikä avainten hallinta veisi niin paljon aikaa.
“Jokainen työntekijä saa henkilökohtaisen kaapin, jota hallitaan samalla kortilla kuin kulkujärjestelmää tai puhelimen sovelluksella”, Karlsson kertoo.
Skandia antoi Alexander Bladhille melko vapaat kädet käyttää värejä ja valita kalusteita. Bladh kokee, että se yleensä vahvistaa keskittymistä projektiin ja sitouttaa alusta alkaen. “Tämä luottamuksen tunne on yksi tämän työn parhaista puolista!”
Lina Karlssonin mukaan Martelan ja Skandian yhteistyö on toiminut erittäin hyvin. Martela veti hanketta alusta alkaen, ja koko projektiryhmä kokoontui vähintään kerran viikossa. Vaikka hanke onkin jo päättynyt, Skandia on päättänyt jatkaa tiivistä yhteistyötä Martelan kanssa, jotta toimitiloja voidaan muokata nopeasti, kun organisaatio muuttuu.
“Koska hankemallimme on selkeä ja sisältää yksityiskohtaisen hankesuunnitelman, kaikki projektiryhmän jäsenet ovat voineet valmistautua hyvin tehtäviin ja määräaikoihin ennen jokaista palaveria. Projektiryhmässä on ollut hyvä ilmapiiri koko projektin ajan.”
Alexander Bladh on samaa mieltä. “Kun muistelen hanketta, olen tyytyväisin kokonaisuuteen, toimiston punaiseen lankaan, ja toisaalta myös porukan hyvään ilmapiiriin”, hän sanoo.
Skandia on tyytyväinen sekä projektinhallintaan että lopputulokseen. Toimistossa vierailevat ihmiset pitävät sitä sekä raikkaana että joustavana.
“Toimisto on osoittautunut erittäin hyväksi, etenkin sisustuksen ja värien kokonaisuus. Toimistoon astuessa tulee mukava ja viihtyisä vaikutelma, ja se tuntuu modernilta. Myös projektinhallinta on sujunut erittäin hyvin. Meillä on ollut hyvä projektipäällikkö, joka on ollut paikalla myös toteutuksen aikana. Meillä on Martelan kanssa hyvä suhde, joka on johtanut myös muuhun yhteistyöhön, suurelta osin tämän hankkeen onnistumisen ansiosta”, sanoo Skandian toimitiloista vastaava johtaja Martin Wild.
