Gjesteblogg: Aku Varamäki, Workday Designers
Jeg snakket nylig med rektoren på en barneskole som fortalte om en felles avtale hvor elevenes mobiltelefoner forblir i sekken hele skoledagen. Hans begrunnelse har festet seg i minnet: “Vi er her for hverandre”. Det hørtes friskt og verdig ut allerede da og det gjør det fortsatt.
Men hvor bra virkeliggjøres mottoet om at vi er der for hverandre i arbeidslivet? Bør det innføres mobilforbud på arbeidsplassene? Og hvordan forene tilstedeværelse for andre på den ene siden, hvilket er en viktig del av mange kunnskapsarbeideres arbeid, og på den andre siden fokusert og uavbrutt arbeid? Kravene til arbeidet er ofte svært motstridende!
Avbrytelser er en kunnskapsarbeiders store problem
Kontorene har i hvert fall ikke lyktes helt med å fornye seg i takt med endringen i arbeidet. I følge Arbeidseffektivitetsforeningen (Työtehoseura) i Finland, beslaglegger avbrytelser 20-30 prosent av en kunnskapsarbeiders arbeidsdag. Størstedelen av avbrytelsene (mer enn fem timer i uken!) skyldes andre personer. Det er ikke bra, da hjernen behøver opptil 20-40 minutter på å komme inn i arbeidsrytmen igjen.
En del av avbrytelsene som forstyrrer arbeidsrytmen skyldes varslinger fra ulike kommunikasjonsmidler, mens en del av dem skyldes arbeidskamerater. På den annen side kommer mange til arbeidsplassen nettopp for å treffe arbeidskamerater og avbruddene gir ofte også fremdrift i arbeidet.
Våre kontorer er likevel ikke planlagt primært for slike tilfeldige møter: møterommene er ofte plassert i representasjonslokalene atskilt fra slike rom hvor det utføres (eller det forsøkes å utføre) fokusert arbeid. Martela Insights-datamaterialet avslører da også at størstedelen av samtalene skjer i korridorene og på arbeidsstasjonene.
I følge undersøkelser er for øvrig ikke den forstyrrende faktoren i arbeidet nødvendigvis lyd – for eksempel anser mange at det er enklere å konsentrere seg i jevn støyen på en kafé – men nettopp disse avbrytelsene som skjer på kontoret, hvor en del av dem også kan være selvforskyldte. Det kan være vanskelig å ha tålmodighet til å fokusere på egen oppgave når kollegaene ved siden av snakker om en sak som også er knyttet til eget arbeid.
På den annen side går arbeidet stadig mer ut på å løse vanskelige problemer sammen. Undersøkelser viser likevel at produktiviteten til møtene synker i samme forhold som antall deltakere. Et optimalt deltakerantall er sju eller færre – når det er flere enn sju deltakere, klarer man ikke å ta tak i problemene under diskusjonene og alle får ikke muligheten til å delta.
Derfor er det nødvendig med helt nye typer rom på kontorene hvor man kan trekke seg tilbake og snakke i fred og ro uten å forstyrre andre. Hos oss er iallfall det en utfordring. Å føre fortrolige telefonsamtaler eller diskusjoner lykkes ikke ordentlig i et arbeidsrom hvor kollegaen forsøker å konsentrere seg, men heller ikke i et åpent kontor hvor samtalene kan høres av andre.
Martelas PodBooth Meeting er en løsning for situasjoner som vi møter stadig oftere på kontoret. Dit kan man trekke seg tilbake for å ha en spontan diskusjon med en arbeidskamerat og samtidig ta Skype-kontakt med en tredje kollega. Firmaets representasjonsrom (for møter) har fortsatt sin plass på kontorene, men i tillegg til dem behøves rom for spontane samtaler som er plassert nær arbeidsstasjonene og som ikke må reserveres på forhånd. Først og fremst trenger vi nye typer rom hvor vi kan være til stede for hverandre.
Hvordan synes endringen i arbeidsmetodene på deres kontor?
