Kunnskapsarbeidernes dager fylles opp av møter – møtene blir mindre og kortere
De tradisjonelle lange møtene forekommer langt mer sjeldent i dag enn tidligere. Ifølge Martela Insights-dataene er møtene i økende grad ikke planlagte. Spontane interne møter har tatt over for de mer tradisjonelle konferanserommøtene, både i forhold til viktighet og antall. Endringene har betydelig innflytelse på trivselen i arbeidet og på arbeidsplassen.
Endringen i møtepraksis går frem av Martela Insights-dataene samlet inn av Martela. Det stadig voksende materialet inneholder allerede evalueringer fra over 7 000 finske, svenske og norske kontorarbeidere sine arbeidsrom før implementeringen av endringen på arbeidsplassen.
Møter ved arbeidsstasjonene er den viktigste forstyrrende faktoren på arbeidsplassen.
Møtene er av enorm betydning, da de beslaglegger en betydelig del av kunnskapsarbeidernes arbeidstid. Ifølge materialet til Martela tilbringer over 60 prosent av kunnskapsarbeiderne minst én time i møter hver eneste arbeidsdag. For hver femte av dem beslaglegger møtene mer enn tre timer av arbeidsdagen.
Endringen i både antall og hensikten med møtene er knyttet til en mer omfattende endring av arbeidsmetodene. Når det utføres mer fjernarbeid, oppleves møter som holdes ansikt til ansikt som mer verdifulle. Samtaler som er vesentlige for fremdriften i arbeidet holdes oftere straks det byr seg en anledning.
”Størstedelen av møtene er interne, og de er ofte ikke tidfestet på forhånd. Slike spontane samtaler er av vesentlig betydning for fremdriften og produktiviteten til kunnskapsarbeidet, men de har en uheldig ulempe. Samtalene føres oftest på arbeidsstasjonene og i korridorene, og de utgjør en betydelig forstyrrende faktor for andre tilstedeværende”, forteller Head of Workplace Development i Martela, Eeva Terävä.
Konferanserommene er ikke tilpasset endringene i møtepraksisen
Møtene til kunnskapsarbeiderne er ofte små. Cirka 35 prosent av kunnskapsarbeiderne har møter på tomannshånd minst én gang om dagen. Bare 15 prosent har møter med tre eller fire deltakende personer minst én gang om dagen. Færre enn fire prosent har møter med mer enn fem deltakende personer daglig.
”Det normale antallet deltakere på møtene står ikke i forhold til de konferanserom som står til disposisjon. Selv om størstedelen av møtene er mellom to personer eller en del av deltakerne er et annet sted foran sine skjermer, så dimensjoneres møterommene fortsatt for minst seks personer”, sier Terävä.
Møterommene på kontorer er ofte konsentrert til ett område med tanke på kundemøter. Rommene er derfor ofte for langt unna arbeidsstasjonene med tanke på de krav raske interne møter setter. I tillegg må rommene som regel reserveres på forhånd, hvilket passer dårlig til korte møter.
Nye PodBooth Meeting tilbyr rom for korte møter og arbeidsro for kollegaene
PodBooth Meeting møteboksene for fire personer, som er en utvidelse av Martelas Pod produktfamilie, er beregnet på å plasseres sentrale steder på arbeidsplassen for å gjøre lydisolerte samtaleområder enklest mulig tilgjengelige.
”Bakgrunnen for nyhetsproduktet er et ønske om å forbedre både effektiviteten og arbeidsroen. Målinger på arbeidsplassen forteller at møterommene nær arbeidsstasjonene er flittigst i bruk og at store møterom med langt bord er dårligst utnyttet. En ekstra fordel med møteboksene er at de kan flyttes dit hvor det er mest behov for dem uten at det er behov for ombygging i lokalene”, forteller Product & Design Director ved Martela, Kari Leino.
Designen, skapt av svenske o4i Design Studio, knytter møteboksene sømløst sammen med resten av innredningen på arbeidsplassen. Viktige egenskaper er blant annet førsteklasses akustikk, justerbar ventilasjon og dimbar belysning. Det finnes mange forskjellige alternativer til innredning, fra sofaer til ståbord.
PodBooth Meeting støtter Martelas 4C-tankegang, og ifølge denne må gode arbeidsplasser ha egne områder for konsentrasjon, gruppearbeid, informasjonsutveksling og restitusjon (4C: Concentration, Collaboration, Communication, Chill Out).