Samhold er det viktigste av alt

Når hjemmekontor ble mer vanlig, har spørsmålet oppstått om kontoret snart vil miste sin betydning på samme måte som faksen en gang gjorde. Er det snart bare de erfarne arbeidstakerne som vet hva et kontor er og hvordan det fungerte en gang i tiden? Det virker imidlertid usannsynlig at betydningen av kontoret ville avta, fordi samhold og felleskap er grunnleggende følelser i mennesker som styrkes av fysisk tilstedeværelse. Dette er mer verdifullt enn noen gang.

Ifølge resultatene av WFH Research-prosjektet økte pandemien tempoet på overgangen til arbeid på flere steder med en hastighet tilsvarende 30 års utviklingssprang. Man ble tvunget til å improvisere metoder for å møte forandringene, og det var ikke tid til å ta hensyn til alle aspektene. Når situasjonen har stabilisert seg, er tiden inne til å vurdere hvordan man skal balansere arbeidet, og hvor det utføres, på best måte. Det finnes undersøkelser som viser at individer ønsker hjemmekontor i gjennomsnitt en dag mer per uke enn det arbeidsgiverne ønsker å tilby.

Hvorfor og når skal man være på kontoret, og hvordan bør det nye kontoret være?

Svaret fremkommer i Martelas nye arbeidsplassundersøkelse. Basert på den er de tre viktigste faktorene å møte kollegaer, samarbeid og konsentrasjon. Spesielt er det å møte kollegaer en utfordring knyttet til fleksibilitet – om alle følger sin egen timeplan og arbeider opptil halve tiden fra hjemmekontor, er sannsynligheten for å møtes på kontoret under 20 prosent. Fysiske møter, samarbeid og konsentrasjon kan ikke oppnås samtidig eller i samme rom. Et viktig utgangspunkt for rom- og interiørdesign er derfor å skape separate soner for konsentrasjon, samarbeid, kommunikasjon og avkobling.

Et velfungerende arbeidsmiljø trenger overordnet felles forståelse og regler for når, hvor og hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres på kontoret. I mange organisasjoner har man allerede kunnet konstatere at gode rutiner eksempelvis er en-til en-samtaler, workshops, møter som krever kreativitet, faste kontordager for ulike team, felles kaffepauser og sosiale samlinger etter jobb. Det er spesielt viktig med faste møter i organisasjoner hvor det har vært høy utskifting av personale eller mange nyansettelser i løpet av pandemien.

"Fellesskap og å skape det igjen etter ustrakt bruk av hjemmekontor tar tid, men hvis fasilitetene støtter det, hjelper det mye."

-Eksperten fra privat sektor som besvarte arbeidsplassundersøkelsen

Niina Nurmi, forsker innen organisasjonspsykologi og organisasjonsatferd fra universitetet i Aalto, oppmuntrer organisasjoner til å revurdere og fornye måten hybrid arbeid skal praktiseres. Hun foreslår at en ny start består av fire trinn:

For det første må organisasjoner bli enige om nye tilnærminger og normer som støtter arbeid på flere steder. Dette betyr for eksempel tydelige instruksjoner om hvordan man kombinerer hjemmekontor og arbeid på kontoret og hvordan man administrerer kommunikasjon mellom ulike lokasjoner.
For det andre er det viktig å bestemme hvordan hjemmekontor og arbeid på kontoret skal tilpasses for å støtte teamenes behov, ikke bare den enkelte medarbeiders behov.
For det tredje krever det aktive handlinger å skape og etablere en ny organisasjonskultur.
For det fjerde må den enkelte medarbeiders forventninger og behov identifiseres, slik at målene kan realiseres.

For at restarten av organisasjonen skal lykkes, er det først viktig å forstå hvordan de nåværende arbeidsrutinene oppleves i organisasjonen og undersøke om dagens kontor er tilrettelagt både for individuelt arbeid og samhandling. Trengs det mer støtte for å bygge opp den ønskede kulturen? Samtidig er det vesentlig å vurdere om lokalene er oppdatert og i tråd med bedriftens merkevare og kultur? Er det nødvendig å oppdatere og modifisere kontorlokalene for bedre å møte dagens behov?