Slik løser bedriftene utfordringene i unntaksperioden

Arbeidsplassen som en tjeneste, ergonomi hjemme… Slik løser bedriftene utfordringene i unntaksperioden

For bedriftene har de siste månedene ført med seg mange refleksjoner og hodebry. Hvordan ordne arbeidsplassen slik at den er trygg og kostnadseffektiv? Hvordan velter inneværende år om på organisasjonskulturen og arbeidsmetodene? Hvilken type arbeidsplass tjener morgendagens behov?

Martelas nye administrerende direktør, Artti Aurasmaa, har en trøstende beskjed til alle bedriftsledere som klør seg i hodet: det er ikke nødvendig å bygge arbeidsplassen for flere tiår fremover. Å skaffe arbeidsplassen som en tjeneste (WaaS, Workplace as a Service) hjelper bedrifter med å tilpasse seg endringer i arbeidslivet og behovene.

I dag skaffer bedriftene arbeidsplassen som en tjeneste på lik linje med IT og kontorlokaler.

"Pandemien har akselerert endringen som vi nå er midt oppe i. Unntakstilstanden som pandemien medfører endrer måtene vi jobber på og arbeidsplassene på varig basis. Da må også livssyklusen til arbeidsplassen vurderes på en helt ny måte”, sier Aurasmaa.

Aurasmaa har solid bakgrunn med å skape forskjellige livssyklusmodeller. Tidligere har han ledet blant annet 3StepIT, som tilbyr tjenester for administrasjon av IT-livssyklus. Aurasmaa påpeker at en del av bedriftene allerede har tatt hensyn til medarbeidernes behov for en ergonomisk arbeidsstasjon, også hjemme. I fremtiden vil også hjemmekontoret få en stadig større rolle.

”Hybridarbeid er kommet for å bli. Mange har oppdaget at de jobber godt hjemme, men den sosiale siden og skapingen av ting i fellesskap blir viet mindre oppmerksomhet. Fremtidens arbeidslokaler må friste for at medarbeiderne skal komme dit og arbeide i sammen”, sier Aurasmaa.

Pandemien endre bedriftskulturer

Aurasmaa minner om at pandemien er et utmerket tidspunkt for å vurdere arbeidsmetodene på nytt og avtale disse sammen med medarbeiderne.

”Fellesskapene er basert på limet mellom medlemmene, og det finnes ikke en eneste bedriftskultur uten samarbeid og interaksjon mellom de ansatte. Hvis vi går over til bare hjemmekontor, er det stor fare for at sjelen til bedriften eller fellesskapet forsvinner. Den nye tidsalderen for arbeidet forutsetter at medarbeiderne virkelig ønsker å komme på kontoret for å arbeide sammen, og at hjemmet ikke er det eneste fristende alternativet”, sier Aurasmaa.

I bedriftene ville det være lurt nå å tenke over hvordan arbeidet i virkeligheten utføres og hvilken rommodell som svarer til behovene. På en god arbeidsplass må ikke alle ha sin egen arbeidsstasjon dersom det også blir utført arbeid hjemme. I stedet for en egen arbeidsstasjon kan man tilby friheten til å velge arbeidsstasjon i et stille rom eller midt blant alt. Dette bidrar også til å redusere antall kvadratmeter som er nødvendig på et kontor.

En arbeidsplass som bygges nå tjener helt sikkert ikke sitt formål i ti år.

"Måtene å utføre arbeidet på endrer seg svært raskt, og arbeidsplassen må være fleksibel i takt med endringen. Hvem hadde gjettet hvor mye plass vi trenger for eksempelvis nettmøter, for ti år siden? Eller at en del av fabrikkbesøkene er blitt erstattet med VR-briller i bedriftene”, spør Aurasmaa.

Et godt arbeidsrom tilbyr plass for selvstendig arbeid, gruppearbeid, interaksjon og rekreasjon. Det er viktig for å bestemme medarbeideropplevelsen.

Sensorer forteller hvilken type rom medarbeiderne trenger

Måling av utnyttelsesgraden på arbeidsplassen forteller ubestridelig hvilken type arbeidsrom medarbeiderne trenger. Samtidig åpner det opp for å utvikle de kvadratmetrene som blir brukt lite slik at medarbeiderne trives på disse.

Informasjonen vinner over magefølelsen, men dataene har en egen spesiell sikkerhetsrolle under pandemitiden. De avslører hvor det oppstår køer på arbeidsplassen og hvilken type rom som har størst etterspørsel. Under koronatiden har mange arbeidsgivere begrenset utnyttelsesgraden til kontoret.

”Ved hjelp av sensordata er det for eksempel mulig å fortelle rengjøringsfirmaet hvilke arbeidsstasjoner som er brukt. Vi tilbyr også applikasjoner som medarbeiderne kan bruke til å reservere arbeidsstasjoner på kontoret på forhånd”, sier Aurasmaa.