Mange bedrifter tenker nå på hvordan de kan få de ansatte tilbake til arbeidsplassen på en trygg måte. Hvordan vil folk jobbe fra nå av, og hva slags lokaler er nødvendig for å ivareta et trygt arbeidsmiljø?
Martela har utført en egen analyse av hvilke faktorer som må tas i betraktning på arbeidsplasser, nå som den omfattende perioden med hjemmekontor nærmer seg slutten.
”Folk har jobbet hjemmefra i flere måneder nå, og mange lengter etter å komme tilbake til uanstrengte samarbeid og uformelle møter på kontoret. I det moderne arbeidslivet har det en ekstra verdi å være fysisk tilstede i samarbeid og møter. Selv om det å jobbe hjemmefra er ideelt for arbeid som krever konsentrasjon, savner folk det fysiske samarbeidet”, sier Eeva Terävä, leder for arbeidsplassutvikling i Martela.
Ifølge en undersøkelse utført av Eurofound, hadde mer enn én tredjedel av respondentene som arbeidet i EU-landene, begynt å jobbe hjemmefra på grunn av pandemien. Hjemmekontor var mest vanlig i Norden og Benelux-landene. I Finland jobbet for eksempel nesten 60 prosent av de ansatte hjemmefra. I Danmark, Nederland og Belgia var tallet høyere enn 50 prosent, og i Sverige var det høyere enn 40 prosent.
Etter denne omleggingen til hjemmekontor, vil samfunnet gradvis bli åpnet igjen. Mange bedrifter lurer nå på om de vil trenge mer plass når de ansatte kommer tilbake til kontoret. Skal de ansatte få sine egne rom igjen, eller skal vi gå tilbake til kontorlandskapene som lenge var populære, der de ansatte ble adskilt med romdeler?
”Det er ikke en god idé å ta forhastede beslutninger i en krise og reversere fremgangen som er oppnådd. Koronaviruspandemien akselererer endringen av måten vi arbeider på, og har resultert i at kontoret bare er ett av mange steder hvor vi jobber. Noen av oss vil tilbringe enda mer tid på hjemmekontor i tiden som kommer. Kontorer må kunne tilby områder som er egnet for ulike oppgaver, og denne perioden med hjemmekontor har vist at vi trenger steder for samarbeid”, sier Terävä.
Fremtiden er hybrid: ikke gå tilbake i tid
Martela forutser at det fremtidige arbeidslivet vil bli basert på hybridarbeid. Det betyr at organisasjoner vil kunne fortsette å redusere unødvendig plass, og fokusere på å gi de ansatte nøyaktig den typen arbeidsområder de trenger – både hjemme og på kontoret.
”I løpet av krisen har hjemmet vært et midlertidig kontor, og hjemmets rolle som et arbeidsområde har økt dramatisk. Mange bedrifter har til og med bistått de ansatte i å anskaffe ergonomiske arbeidsstasjoner hjemme. På lang sikt vil det å investere i ergonomi på hjemmekontoret betale seg gjennom økt effektivitet, mer mening i arbeidet og en reduksjon i sykefraværet som oppstår som følge av problemer med ergonomi”, sier Terävä.
Martela har modellert overgangen i tre ulike tidsperioder: på kort, mellomlang og lang sikt. På kort sikt anbefaler Martela å beskytte folk mot infeksjon, f.eks. ved å øke avstanden mellom arbeidsstasjonene. På mellomlang og lang sikt vil pandemien gi muligheter til å endre arbeidsordningene fullstendig.
For et økende antall personer vil kontoret konkurrere med hjemmet som arbeidssted.
"Det gir ingen mening å ha en arbeidsstasjon for hver enkelt ansatt på kontoret. Det er bedre å bruke den frigjorte plassen til å øke komforten og til å holde uformelle møter. I vår nye verden må vi ha fokus på å planlegge arbeidsplassen slik at arbeidet der blir meningsfylt og effektivt”, sier Terävä.
I situasjoner som er vanskelige å forutse, kan en bedrifts arbeidsområdebehov endre seg raskt. Det er ikke nødvendig å binde kapitalen i møbler. I stedet kan et kontor møbleres ved bruk av en fleksibel tjenestemodell basert på månedlige gebyrer. Kontorutnyttelse kan overvåkes med sensorer som viser hvilke områder som brukes mest, og hvilke områder som ikke brukes i det hele tatt.
”Måling av utnyttelsesraten viser hvordan de ansatte bruker kontorplassen og hva som bør endres. Når denne målingen kombineres med en fleksibel tjenestemodell, muliggjør det fleksibel optimalisering av kontoret. Sensorene hjelper også ansatte med å velge en arbeidsstasjon som ikke har blitt brukt på en stund. Dette bidrar til å redusere overføring av virus via overflater”, sier Terävä.
Kontoret skiller arbeid og fritid
Martela har gjennomført en offentlig undersøkelse for å finne ut hva folk synes om hjemmekontor og forholdene for dette.
Folk synes det er lett å konsentrere seg hjemme, men samarbeid er vanskeligere. Det finnes også svakheter i arbeidsergonomi.
Kontorer hjelper folk med å skille arbeid og fritid. Én av fire av respondentene tar ikke pauser i det hele tatt, og fullfører hele dagen i én økt.
”Hjemmet er et hjem og kan ikke fungere som en midlertidig arbeidsplass for alltid. Endringen har avdekket fordelene ved å jobbe sammen, og mange er allerede ivrige etter å komme tilbake til kontoret”, konkluderer Terävä.
Ytterligere informasjon:
Eeva Terävä, Head of Workplace Development, Martela Oyj
eeva.terava@martela.com
+358 10 3455 178