Målet var en arbeidsplass som støtter nye arbeidsmetoder
Det ble vedtatt å planlegge en ny arbeidsplass, fordi medarbeiderne tidligere jobbet spredt omkring, under svært varierende forhold og i hovedsak på egne kontorer. Det støttet ikke kravene til samarbeid om prosjektbasert arbeid. Plasseringen på flere forskjellige steder hadde sine utfordringer også når det gjaldt arbeidseffektivitet og samspill.
Å finne lokaler som tjener nye måter å arbeide på og medarbeidernes trivsel, stod sentralt i letingen etter og planleggingen av nye kontorlokaler. Det var også viktig at lokalene skulle støtte ulike arbeidsteamkulturer og driftsmodeller. Samtidig med endringen av kontorlokalene ble det også gjennomført en strategioppdatering, en varemerkefornyelse og en endring av navnet på selskapet. Jyväskylän Energia ble til Alva og det var viktig at alle endringer går i samme retning.
Resultatet av involverende planlegging var allsidige lokaler
Planleggingen ble påbegynt allerede to år før flyttingen. Når passende lokaler ble funnet, ble både bedriftens medarbeidere og ledelse tatt med i planleggingen. Planleggingen av kontorlokalene startet med fastsetting av mål og grensebetingelser på en workshop for ledelsen, og etter det ble det fokusert på å lytte til medarbeidernes behov og ønsker under flere workshoper arrangert i forskjellige faser av planleggingen.
Som et resultat av planleggingen ble det valgt kontorlokaler med soner, hvor selve hjertet er en kafeteria som inviterer til samlinger, der lyddempingen sikrer at lyden stilner ut mot krokene av kontoret. Det finnes flere åpne områder og prosjektrom for samarbeid. På den måten kan hver og en velge det sted å arbeide på som passer til egen oppgave og situasjon, og dermed styre egen arbeidsdag bedre.
Den fleksible tjenestemodellen viste umiddelbart sine fordeler
Det ble besluttet å skaffe møblene til det nye kontoret med en fleksibel tjenestemodell, der alle møbler, men også de informasjonstjenester som måler utnyttelsesgraden av kontoret og tilfredsheten, er samlet i én og samme månedsbetaling. Ett av målene med endringen var å skape et så fleksibelt kontor som mulig, fordi forretningsvirksomheten og bedriften, og dermed arbeidsmetodene og behovene, utvikles hele tiden. Det er ikke nødvendig å binde seg til møbler i årevis fremover, da en oppdatering av kontoret er mulig etterhvert som endringsbehov oppstår.
Fordi flyttingen inn i nye kontorlokaler falt sammen med starten på koronapandemien, ble den virkelige oppstarten i de nye lokalene betydelig utsatt. De fleksible beslutningene som ble tatt før pandemien virker likevel kloke i ettertid. Betydningen av fleksibilitet, som ble satt som hovedmål for flere år siden, nådde et helt nytt nivå under pandemien.
”Arbeidsplassen som en tjeneste-modellen tilbyr fleksibilitet på den måten at vi kan endre lokalene og møbleringen av dem når vi får mer brukererfaring. Når det igjen er trygt å komme tilbake på kontoret, er arbeidsplassen vår virkelig et fristende sted å komme til. Vi hadde sterk vilje til å satse på trivselen på arbeidsplassen i tillegg til funksjonaliteten. Martela skapte utmerkede forutsetninger for det og det synes også”, forteller Tiina Mikkola, utviklingssjef i Alva-yhtiöt.
