Med en brukerfokusert og bærekraftig arbeidsplass som mål
På Enfos kontor i Esbo var leieavtalen i ferd med å utløpe sommeren 2019 og ledelsen vurderte forskjellige alternativer. På kontoret var det mye uutnyttet plass og det ble bestemt å kartlegge lokalene med Martelas arbeidsplassundersøkelse. Martela hadde også vært ansvarlig for Enfos tidligere endringer av arbeidsplassene både i Esbo og i Kuopio. Med bakgrunn i spørreundersøkelsen ble det konstatert at utnyttelsesgraden til kontoret var lav, og det besluttet å redusere kontorarealet og kutte unødvendige kostnader. Et annet mål var å implementere en bærekraftig arbeidsplass som støtter forskjellige arbeidsoppgaver og situasjoner.
Mot endring av arbeidsplassen og arbeidsmetodene
I en tidlig fase av prosjektet ble det klart at det med endringen også oppstod en mulighet for å endre arbeidskulturen ved Enfo. Ved hjelp av en workshop for ledelsen om målsettinger ble grensebetingelsene og målene for endringen definert. Som sluttresultat av workshopen ble det formet en felles visjon og utviklingsretning for kontorlokalene. Det var et ønske om å gjennomføre involveringen av de ansatte og kommunikasjonen knyttet til endringen grundig for at endringen virkelig skulle få fotfeste.
Enfo ønsker en brukerfokusert utvikling av lokalene og det ble klart at endringen av måtene å utføre arbeidet på gir endringsbehov for arbeidsplassen også i fortsettelsen. For å sikre at de ansatte alltid har et optimalt arbeidsmiljø, ble det bestemt å benytte modellen med arbeidsplassen som en kontinuerlig tjeneste. For en ICT-aktør føltes det naturlig å anskaffe dette som en tjeneste og det muliggjør i tillegg til fleksibilitet også at man betaler bare for det som er nødvendig.
Med bakgrunn i den gjennomførte arbeidsplassundersøkelsen ligger det største utviklingspotensialet i å styrke arbeidsroen samt kommunikasjonen mellom enhetene og omgangen med andre kollegaer. På det brukerfokuserte aktivitetsbaserte kontoret ble det planlagt soner for forskjellige arbeidsmetoder og det ble satt av mer plass spesielt for telefonsamtaler og Skype-møter. I implementeringen ble også eksisterende møbler trukket om og gjenbrukt-, og overflødige møbler ble resirkulert og brukt på et nytt sted.
Kontinuerlig utvikling av arbeidsplassen som en tjeneste
De nye lokalene er blitt godt mottatt av de ansatte. Det ble satset spesielt mye på kommunikasjon og involvering av de ansatte under prosjektet, og dette har på sin side effektivisert bruken av lokalene. Tjenestemodellen WaaS (Workplace as a Service) gjør det mulig i tiden fremover å fleksibelt gjennomføre endringer når behovene endrer seg. Nå vedlikeholdes lokalene regelmessig og møbler og innredning optimaliseres ved behov. ”De ansatte fikk påvirke løsningene som ble gjennomført under prosjektet og slik vil det også bli fremover. Det er viktig at det handles i forhold til de ansattes behov”, sier ansvarlig for endringen ved Enfo, Miisa Helenius. NPS-spørreundersøkelsen som ble foretatt blant de ansatte på kontoret i Esbo etter prosjektet gav da også årets beste resultat.
