Økonomi- og personalforvaltningen i byen Esbo trengte nye lokaler for sine 200 ansatte. Lokalene måtte være fleksible og fremme trivsel på jobben samt innfri organisasjonens fremtidige behov. Endringsprosjektet ble i hovedsakelig utført i løpet av 2017 og 2018.
Målsettingene i prosjektet var basert på byen Esbos visjon om hvordan forretningslokalene vil se ut i år 2035.
Formålet med prosjektet var å skape lokaler som passer for alle brukere. Hovedmålet var å skape et miljø hvor de ansatte har mulighet til å velge hvor de vil jobbe utfra de aktuelle arbeidsoppgavene. Prosjektet hadde også som mål å utnytte arealet mer effektivt.
Fremtidssikring
Enhetene for personal- og økonomitjenester holdt tidligere til i forskjellige lokaler. Under prosjektet flyttet alle enhetene inn i samme lokaler i kontorbygningen på Kamreerintie 5.
For å implementere endringen valgte Esbo de spesifikasjons- og planleggingsverktøyene fra Martela Lifecycle-modellen som passet best for byens behov.
Prosjektet startet med en analyse av eksisterende situasjon. Dette omfattet en diskusjon med ledelsen om mål, en arbeidsmiljøundersøkelse for alle ansatte, måling av lokalenes utnytting av plass samt seminarer for å oppmuntre deltakelse fra de ansatte. Planleggingsfasen omfattet opprettelsen av en omfattende konsept- og utkastplan og en interiørdesignplan samt popup-seminarer for ansatte hvor den ønskelige endringen ble diskutert.
Den tredje fasen var å sette planene ut i praksis. Dette inkluderte å flytte de ansatte til de nye lokalene sammen med både nye, gamle og resirkulerte møbler.
Alle deltok
Endringsprosjektet begynte med det viktigste aspektet: oppmuntre både ansatte og ledelsen til å delta. I begynnelsen av 2017 ble det besluttet at personaltjenestene også skulle flyttes til de nye lokalene. Dermed var også de ansatte og ledelsen i personaltjenestene involvert i endringsprosessen.
Analysefasen ga viktig informasjon om likhetene og forskjellene i arbeidsmåter og -kultur i de to organisasjonene. Denne informasjonen ble brukt til å avgjøre hva slags lokaler arbeidsmiljøet trengte, og hvor disse lokalene burde ligge. Martela var ansvarlig for implementeringen av hele planleggingsprosessen.
Lokaler som innfrir behovene – også i fremtiden
Endringsprosjektet for Esbos personaltjenester og økonomiforvaltning ble fullført i slutten av 2018. Kunden forventet en brukerorientert utforming med utgangspunkt i bærekraftig utvikling, kontinuerlig støtte for endringsadministrasjon samt organisering av fjerning og resirkulering. Endringsprosjektet ble organisert i samsvar med Martelas Lifecycle-modell og oppfylte kundens forventninger.
Formålet var å skape et behagelig, komfortabelt og allsidig arbeidsmiljø som tilfredsstiller behovet for mer effektiv bruk av plass, og som bidrar til mer omfattende og problemfritt samarbeid mellom de ansatte. Disse målene ble nådd.
"Våre nye lokaler gjør det mulig for oss å øke samarbeidet på tvers av team, videreutvikle arbeidsmetodene våre og ytterligere redusere papirbruken i utviklingen mot et digitalt kontor. Et velfungerende arbeidsmiljø styrker også arbeidsgiverprofilen vår, og bidrar til å tiltrekke oss nye talenter", sier Jutta Takala, administrerende direktør for personaltjenester i Esbo.
