Fra egne kontorer til aktivitetsbasert kontor
Finska Missionssällskapets kontorlokaler befant seg i en over hundre år gammel verdifull bygning, hvor de ansatte jobbet i egne kontorer langs labyrintiske korridorer i flere etasjer.
I 2016 ble det besluttet å flytte inn i nye kontorlokaler, hvor misjonsselskapets viktigste verdi – samarbeid – oppfylles bedre. Også inneklimaproblemer påvirket beslutningen om å flytte.
Nye lokaler legger til rette for en endring i bedriftskulturen
Innflytting i nye kontorlokaler ble sett på som en mulighet til å endre hele organisasjonskulturen. Derfor var det viktig å involvere alle de ansatte i planleggingen av de nye lokalene med tanke på denne endringen.
Før arbeidet med å finne nye lokaler ble satt i gang, ble det kartlagt hvilket arbeid som utføres i organisasjonen og hva som er det optimale plassbehovet med tanke på arbeidsmetodene. Alle de ansatte fikk være med i planleggingen av felleslokalene samt å vurdere nye arbeidsmetoder som flyttingen muliggjør.
Fra egne arbeidsstasjoner til delte arbeidsstasjoner
De nye lokalene ble til et aktivitetsbasert kontor hvor viktigheten av daglige møter understrekes og hvor alle medarbeiderne er likestilte. Det fantes også et ønske om å gjøre de nye lokalene så trivelige at de lokker de ansatte til å komme på jobb.
Den vanskeligste beslutningen var å bestemme antall arbeidsstasjoner, og det ble til slutt bestemt at det ikke er nødvendig med like mange stasjoner som antall ansatte, da ikke alle er på kontoret samtidig. Den frigjorte plassen ble brukt til trivelige områder for samarbeid. Alle rom og arbeidsstasjoner er i felles bruk, og hvor alle kan velge den plass som passer best til eget arbeid.
Arbeidsmiljøet er blitt betydelig bedre
Overgangen fra egne kontorer til mer åpne lokaler har redusert arbeidsroen noe, men er blitt erstattet av valgfrihet om hvor man ønsker å arbeide. Et stillerom tilbyr et sted for fullstendig konsentrasjon og selve hjertet på kontoret, kafeteriaen, er en felles stue og møteplass for alle.
Det er blitt betydelig flere spontane diskusjoner og møter på grunn av de nye og mer åpne lokalene.
Mulighetene til å regulere egen arbeidsro har økt og mengden fjernarbeid er redusert takket være trivselen på kontoret. Brukerne har under de første månedene vært svært fornøyde med de nye kontorlokalene. "De ansatte har blitt kjent med hverandre på en ny måte og ønsket om “ett felles misjonsselskap” er nå bedre oppfylt", konstaterer en medarbeider ved misjonsselskapet.
