Fleksibelt og jordnært på Fortums nye hovedkontor i Stockholm
Martela ble grunnlagt i Finland for 70 år siden og har styrket sin posisjon i det svenske markedet de seneste årene. Martelas grunnfilosofi bygger på forståelsen av at et kontor er mye mer enn møbler, gulv og vegger. En tenkemåte man tok med seg når det var tid for å hjelpe energiselskapet Fortum med det nye kontoret i Solna. Martela har tidligere arbeidet med Fortums hovedkontor i Oslo og Helsingfors. Våren 2020 hadde turen kommet til Stockholm og også her fikk Martela Fortums tillit med å være ansvarlig for å utforme deres nye HQ.
– I slutten av januar 2020 ble vi tildelt prosjektet. Vi fikk en oversiktstegning og satte opp en prosjektplan. Da hadde vi seks uker på oss til å utforme nærmere 8000 kvm for 500 personer. Vi fikk hundre prosent tillit av Fortum og har ansvaret for alt fra valg av møbler til prosjektering og leveranse. Vi har vært helt alene i dette prosjektet, sier Mikael Hägglund som er Sales Team Manager ved Martela og Martelas SPOC (Single point of contact) for Fortum.
Fortum så et behov for å samordne sin virksomhet i Stockholm og valgte derfor å flytte fra Värtahamnen i Stockholm til Solna.
– Vi ville samlokalisere ansatte fra totalt fire kontorer. Det nye kontoret er på cirka 8000 kvadratmeter og mer enn 500 ansatte kan sitte der, forteller Mårten Mohlin som er Corporate Real Estate Manager ved Fortum.
Fleksibelt og jordnært
Fortum hadde en del ønsker når det gjelder det nye kontoret. Ikke minst ville man ha møbler som fremhever de fleksible arealene som er planlagt inne i bygget. Det nye kontoret har såkalt free seating med fleksible arbeidsstasjoner, hvilket innebærer at man ikke har en fast plass som ansatt, men kan velge hvor man vil arbeide.
– I stedet har man en oppbevaringsplass hvor man kan legge sine saker. Kontoret er utformet for at man skal kunne komme inn en dag og enkelt kunne ta en plass, sier Hägglund.
Strategisk Arkitektur utarbeidet et designkonsept som deretter ble overlevert til Martela ved starten av prosjektet.
– Med hjelp av Fortums egen konsepthåndbok fikk vi siden bygge videre på dette. Da valgte vi å ta utgangspunkt i naturen med mye innslag av tre, mye grønt og jordnære farger, sier Alexander Bladh, Workplace Designer ved Martela.
Prosjektledelse fra dag én
Martela tilbyr et totalansvar i små og store prosjekter når det gjelder planlegging, styring og koordinering og var ansvarlig for alt det praktiske med flyttingen fra begynnelse til slutt.
– Ved innredning av nye kontorer utgjør møblene en stor del og vi som møbelleverandør får en viktig rolle. Vi har sett store fordeler i vellykkede prosjekter hvor vi har tatt et totalansvar for prosjektet og for de samarbeidspartnere som er involverte. Vi holder oversikt over arbeidene og at de utføres effektivt og til rett tid og sikrer informasjonsflyten mellom kunde og samarbeidspartnere, sier Lina Karlsson som er prosjektleder ved Martela.
Et prosjekt i Fortums omfang krever mange involverte, både interne medarbeidere og samarbeidspartnere. Det er mange praktiske saker å holde rede på, og å få hjelp med planlegging og styring innebærer at den daglige virksomheten ikke berøres.
– Da kan man ikke kreve av kunden at de skal ha eksperter internt innenfor dette området. Vi anser det naturlig med vår kunnskapsbank at det ligger innenfor vårt ansvarsområde å tilby denne type service, hvilket gir kunden mulighet til å fokusere på de deler som er knyttet til deres hovedvirksomhet, forteller Karlsson.
Gjenvinning og gjenbruk i fokus
Når man står overfor et såpass stort prosjekt som det med Fortum, finnes det blant annet en liste med 50 punkter man vanligvis går ut ifra og som fungerer som en flytteguide i praksis. Alt for å sikre at det fungerer smidig.
– Vi tok oss av prosjektledelsen fra begynnelse til slutt. Alt fra å inventere Fortums møbellager og selge bort det som ikke behøves til hele flytteprosessen av møbler og IT-utstyr blant annet. Til tross for det hadde vi en gjenbruksprosent på nærmere 85 prosent og vi kastet svært lite, forteller Mikael Svensson som er installasjons- og serviceansvarlig ved Martela.
En ny standard for kontorer
Til tross for det svært strenge tidsskjemaet så ble prosjektet gjennomført uten større problemer og med et svært vellykket sluttresultat. De lyse og moderne lokalene med arbeidsstasjoner, samarbeidsområder, kafé og restaurant er godt sammenflettet og gir en rolig og harmonisk følelse samtidig som hvert område er formålstjenlig.
–Vi har kunnet styre og planlegge alle deler av dette prosjektet. Jeg har vært med på mange prosjekter opp gjennom årene, men dette er det absolutt morsomste og det som har gått aller best, bare fordi vi har hatt hundre prosent ansvar, sier Hägglund.
Også Fortum er fornøyd med sluttresultatet.
– Samarbeidet med Martela har fungert svært bra og våre felles tidsplaner har holdt. Sluttresultatet ble over all forventning og den feedback jeg har fått fra mine kollegaer er svært positiv. De som arbeider på kontoret opplever at lokalene er moderne, åpne og formålstjenlige. Vi har med dette kontoret helt klart satt en ny standard, sier Mohlin.
