Aktivitetsbaserte kontorer støtter felles arbeidskultur
HRTs lokaler i Böle i Helsingfors var typiske 80-tallslokaler: mange små rom, men ingen lokaler til samarbeid og innovasjon. Rommene var spredt på fire avdelinger og arbeidet var adskilt. Dessuten lå lokalene til billettkontrollørene på hovedjernbanestasjonen. Målet ble et fleksibelt aktivitetsbasert kontor for hele organisasjonen under ett og samme tak.
Prosjektet ble startet med en visjonsworkshop for ledelsen hvor fremtidens mål og plassbehov ble fastsatt. For personalet ble det arrangert seks workshopper for implementering. I disse gransket man ulike arbeidsoppgaver og reflekterte over hvilken type lokaler som hadde vært mest praktisk. Alle fikk delta i valget av innredning: Martela designet tre ulike visuelle uttrykk for lokalene, og av disse stemte personalet fram sin favoritt.
De nye lokalene omfattet praktiske lokaler for 250 ansatte i to etasjer med til sammen 3400 kvadratmeter. I den nederste etasjen ligger dessuten personalrom og arbeidslokaler for produkttester. Martelas plan var basert på løsninger som støtter aktivitetsbaserte kontorer, og personlige skap og arbeidsrelaterte oppbevaringsløsninger ble kjøpt inn til kontoret. Personalet ønsket seg også separate rom med mulighet for konsentrasjon og digitale møter.
«Den nye kaféen ble utformet med tanke på å kunne brukes til mer enn lunsj. Når den kombineres med lokalene for workshopper ved siden av, får man ved behov, ett stort rom, for eksempel til felles arrangementer for hele personalet», beskriver Tiina Myller, interiørdesigner hos Martela.
«Lokalenes størrelse ble redusert, men kvaliteten økte. Behovet for arealer til felles utvikling og møter er økende, noe som ofte er den viktigste grunnen til å komme på kontoret. Det ble også mye plass til overs til individuelt arbeid», forteller Miia Leppänen, arbeidsplasskonsulent hos Martela.
Bærekraftig servicemodell støtter strategien
Vedlikeholdet av HRTs lokaler baseres på Martelas tjeneste WaaS: Arbeidsplassen som en tjeneste. WaaS er en fleksibel leietjeneste for møbler, som gir fleksibilitet og mulighet for endring når nye behov oppstår i arbeidslokalene. Kunden betaler en månedspris for kun det som brukes. Servicemodellen baseres på sirkulær økonomi, det vil si at møblene designes og produseres forlang levetid og mange brukere. Møbler som kunden ikke lenger har behov for kan gjenbrukes og restaureres for nye kunder og brukere.
«Lokalene utvikles alltid bærekraftig gjennom at gammelt og nytt kombineres. Dette medfører store kostnadsbesparelser. Den fleksible utleietjenesten sørger for at helheten og brukervennligheten er oppdatert også i fremtiden», forteller Eerikki Mikkola, som er ansvarlig for Martelas utforming av tjenester.
HRT vil være en ansvarlig aktør innen kollektivtrafikk og målet er at trafikken i Helsingforsregionen skal være helt utslippsfri i 2035.
«Selv kontorvirksomheten er en viktig del av vår bærekraft. Den nye servicemodellen passer godt inn, da livssyklusen for møbler er mye smartere i en leietjeneste enn for møbler som kjøpes inn», sier Antti-Pekka Röntynen, konstituert resultatområdesjef hos HRT.
Et mer positivt omdømme som arbeidsgiver
Allerede i løpet av den første høsten har fordelene med renoveringen vist seg tydelig: og vi har oppnådd at særlig spontane møter mellom kollegaer skjer hyppigere, noe som også var mål for endringen. Et velfungerende kontor er mye mer enn «bare» møbler og arbeidslokaler.
«Lokalene har overraskende stor betydning, fordelene med fleksibilitet og god tilgang til plasser for møter er tydelige. For eksempel var det tidligere en egen kaffestasjon i hver etasje, nå møtes personalet i løpet av dagen i den trivelige HRT-kaféen der man også kan jobbe og treffe kolleger. Forandringen har hatt en veldig stor innvirkning på omdømmet som arbeidsgiver», takker Röntynen.
