Bakgrunn for prosjektet
Krav til effektivitet er noe som trekkes frem i den offentlige debatten. Spesielt er det mange kommuner som har en trang økonomi. Kaarina bystyre bestemte seg for å prøve å kutte kostnader på eiendom i stedet for på personell.
"Vi hadde problemer med inneluften i det gamle rådhuset. I mange år ble de ansatte flyttet til lokaler andre steder i byen så fort det var ledig plass. Med prosjektet ønsket vi å garantere et trygt arbeidsmiljø for alle medarbeiderne våre, øke arbeidseffektiviteten og samtidig kutte i unødvendige kostnader", sier ordfører Harri Virta i Kaarina.
Mulighetene for å slå sammen biblioteket og rådhuset ble vurdert allerede i 2013. Det ble klart at en sammenslåing ville gi store synergier for begge de involverte partene. Konferanserom og utstillingsområder ble delt. Et felles servicepunkt for kommunen ble lagt til biblioteket. Arbeidet med prosjektplanen for Kaarina-bygningen ble påbegynt i 2014, og ble godkjent våren 2015.
Store plass- og kostnadsbesparelser
Utgangspunktet for designen var å skape en mer effektiv arbeidsplass og kutte kostnadene betraktelig. Bystyret kartla behovene til de ansatte og intervjuet ledere som var direkte involvert i prosessen. Siden kostnadene og arealet ikke kunne økes, fikk bystyret tilbud om Martelas aktivitetsbaserte kontormodell.
Martela gjennomførte en arbeidsmiljøundersøkelse for Kaarina bystyre, som en del av spesifiseringsprosessen. I undersøkelsen ble arbeidsvanene og ønskene til de ansatte analysert. Det ble klart at de fleste ansatte ikke hadde behov for egne, personlige arbeidsstasjoner. Selv om eiendom utgjør en stor del av kostnadene, sto mange av arbeidsstasjonene ubrukt det meste av uken. Målet med prosjektet var å øke effektiviteten per arbeidsstasjon og kutte i unødvendige leie- og oppvarmingskostnader.
Aktivitetsbasert kontor ble løsningen
Overgangen til et aktivitetsbasert kontor krever en endring i arbeidskultur. De ansatte ble involvert i prosessen gjennom introduksjon av aktivitetsbaserte kontorløsninger. Konseptet med allsidige arealer byr på ulike arbeidsmiljøer egnet for ulike oppgaver. Det aktivitetsbaserte kontoret tilrettelegger for en ny måte å jobbe på, som kjennetegnes ved deling, samarbeid og kreativitet, samt bedre kvalitet og høyere produktivitet.
De viktigste strategiske målene med løsningene våre er enklere kommunikasjon og ledelse, mer interaksjon mellom ansatte, en kundeorientert tilnærming, arealer tilpasset den enkeltes behov, samt tilfredshet i jobben. "Det er viktig at det nye, aktivitetsbaserte kontoret blir et miljø der de ansatte trives bedre", sier Virta.
