Kouvola, Finland, 2018
Et nytt arbeidsplasskonsept for Kouvola rådhus ble utarbeidet i løpet av våren 2018. I konseptualiseringen ble det laget et rammeverk for den kommende oppussingen av rådhuset, hvilket vil involvere mer enn bare visuell og fysisk endring av lokalene. I tillegg til å forbedre arealeffektiviteten står fornyelsen av arbeidsmetodene og organisasjonskulturen samt trivselen i arbeidet sentralt i hele endringsprosessen.
Dobling av antall ansatte gir retningslinjene for endringen
Med endringen ønsker Kouvola by å tilpasse lokalene i rådhuset slik at de bedre kunne betjene nye behov. Funksjoner fra andre lokaler tilhørende byen vil bli samlokalisert i rådhuset, hvilket betyr 150 nye ansatte i tillegg til de 150 opprinnelige. Arealeffektiviteten må økes for at det skal bli plass til 300 personer i de samme lokalene.
Den opprinnelige tanken bak hele endringsprosessen var å støtte trivselen i arbeidet med en ny driftsmodell for arbeidsplassen. Mulighetene for fjernarbeid stod også på agendaen.
Ekte involvering er kjernen i en vellykket endring
Endringsprosessen for rådhuset ble lansert med en arbeidsplasskonseptualisering utarbeidet av Martela. Dette inkluderte involvering av både de ansatte på rådhuset og konsultering av det arkitektoniske designet som startet etter konseptualiseringsfasen.
Spesielle involveringsmetoder ble brukt for å støtte de ansatte og ledelsen i konseptualiseringsfasen knyttet til driften av rådhuset og lokalene. Martela tilbød allsidige verktøy til Kouvola by for å involvere alle de ansatte i rådhuset i endringen.
Martelas verktøypakke omfattet følgende:
- et informasjonsmøte hvor de ansatte ble informert om det kommende prosjektet,
- en workshop hvor ledergruppen for prosjektet definerte målene med endringen av arbeidsplassen,
- en medarbeiderundersøkelse for å kartlegge måtene å arbeide på og innstillingen til endringer,
- gruppeintervjuer for å få en virkelig indikasjon på plassbehovet til de forskjellige enhetene og
- workshops for 100 ansatte om gangen i Living Lab i Martelahuset.
Bakgrunnsinformasjonen som ble samlet inn ble brukt til å fastsette hvilke typer og antall rom som må finnes i rådhuset etter fornyelsen og hvordan de best kan betjene brukerne. Disse definisjonene og anbefalingene vil bli utnyttet i neste fase av prosjektet som grunnlag for prosjektplanleggingen og det arkitektoniske designet.
Solid grunnarbeid lønner seg
Involveringen av de ansatte og innsamlingen av bakgrunnsinformasjon hadde stor betydning for innstillingen til endringene i Kouvola rådhus. I starten av prosjektet stilte mindre enn halvparten (46 %) av de ansatte seg positive til den kommende endringen. Etter involveringsfasen steg tallet til 60 %, eller godt over halvparten av de ansatte stilte seg positive til endringen. Endringen i innstilling skaper betydelig bedre forutsetninger for å lykkes i de senere fasene av prosjektet, som f.eks. ibruktakingen av lokalene.
”Under involveringsfasen for de ansatte økte forståelsen for nye typer arbeidsplasser. Samtidig ble skepsisen redusert og vi begynte å se positive aspekter og muligheter i stedet for hindre”, forteller Päivi Karhu, personalsjef i Kouvola by.
