Martela skaper aktivitetsbaserte kontorer for NCC
I februar 2019 innviet NCC sitt nye kontor i Uppsala. Det er svært ulikt det som NCC forlot.
– For noen år siden gjennomførte avdelingen en studie over hvordan vårt kontor egentlig utnyttes, forteller Mattias Monbäck, avdelingssjef for NCC i det geografiske området Uppsala, Gävle, Dalarna. Det viste seg at medarbeidernes egne rom hadde en utnyttelsesgrad på kun ca. 35 prosent. Det var absolutt ikke overraskende da de fleste av oss tilbringer mye tid i møter og ute i prosjekter. Vi trengte helt enkelt ikke å ha egne rom til alle.
– Vi ser nå en generell trend mot mer co-working, sier Monbäck. Flere av de kontorprosjekter som vi bygger til våre eiendomsbesittere blir utformet for co-working, hvilket er en spennende trend. Det finnes et voksende behov for mer samarbeid, både internt og mellom bedrifter. For vår del har vi valgt aktivitetsbaserte kontorer for å takle denne utfordringen. Blant annet har nå også NCCs hovedkontor blitt aktivitetsbasert.
NCC i Uppsala satte seg til og med et bærekraftsmål knyttet til flyttingen av kontoret. Målet var at 30 % av de eksisterende møblene og utstyret skulle gjenbrukes i de nye lokalene. En del av møblene var bare noen få år gamle og har på en fin måte smeltet inn i de nye lokalene samtidig som de tar vare på verdens ressurser.
Funksjon og identitet
Med denne forståelse og med de ansatte involvert i hvert steg, satte NCC i gang med å forvandle lokalene fra tradisjonelle kontorer til aktivitetsbaserte. Med Martela som hovedleverandør fikk hvert kontor en stil felles for hele konsernet når det gjelder møblering og fargevalg, i Uppsala også med hjelp av interiørarkitektfirmaet Indicum.
– Vi la frem et felles konsept, Nordiske kontorer, som uttrykker vår identitet, sier Monbäck. Man skal umiddelbart føle at man er på et NCC-kontor, på samme måte som man kan kjenne seg igjen i forskjellige butikker eller hoteller. Det har vært en morsom prosess, ikke minst fordi Martela ikke bare leverer møbler, men også har mye kunnskap og ideer om hvordan man skaper effektive og stimulerende arbeidsplasser. Vi satte virkelig pris på hele planleggingsprosessen frem til flyttingen.
En stund etter innflyttingen arrangerte bedriften en workshop hvor alle gikk rundt i lokalene og fortalte hva som fungerte bra og mindre bra. Da viste det seg at det ikke er nødvendig med så mange arbeidsplasser for dyp konsentrasjon, så to av dem ble flyttet til fellesarealer. Det viktigste er at alle kan være med i de prosjektgrupper de for øyeblikket hører til.
Plass også for konsentrasjon
Nå sitter ikke de cirka 70 medarbeiderne i egne rom lenger. Ettersom de i prinsippet alltid arbeider med forskjellige prosjekter har de i stedet tilgang til miljøer som er skapt for gruppemøter og planleggingssamtaler, internt eller sammen med kunden.
Å ta bort de egne rommene innebar ikke å redusere kontorets totale areal. Snarere tvert imot. Nå er det rikelig med plass for ulike typer møteplasser, blant annet et stort antall mindre møterom for 4-6 personer, mens antallet store møterom er redusert fordi behovet for dem nesten har forsvunnet.
I tillegg finnes plass for personlig oppbevaring, loungeområder osv. Her finnes det også, fortsatt i et åpent miljø, plasser for mer personlig arbeid som krever konsentrasjon, som for eksempel å skrive presentasjoner eller rapporter. Her kan man sitte uten å bli forstyrret. Ingen mobillyder, ingen får komme frem for å snakke.
– Å kunne sitte nær de man arbeider sammen med for øyeblikket men også kunne trekke seg unna til områder for dyp konsentrasjon fungerer over all forventning, sier Monbäck. Det skaper en enestående teamfølelse. Ikke minst setter våre kunder pris på det. Vi har en form for hotellobby i første etasje med kaffemaskiner og mat hvor kundene er velkomne for å sitte en stund før sine møter og det fungerer også svært bra. Kundene legger gjerne møtene hit. Alle føler seg velkomne her.
– Ja, det var et svært godt samarbeid, sier Christian Lippert, kundeansvarlig hos Martela. NCC hadde virkelig tenkt igjennom hva de behøvde og var godt forberedt. Ikke minst var det imponerende at de ansatte var så involverte i hele prosessen. Da er det svært vanskelig å mislykkes.
