De nye kontorlokalene ved Stora Ensos platefabrikk i Imatra ville tilrettelegge for den nye måten å jobbe på; med mulighet for de ansatte til å velge passende arbeidsstasjon for ulike arbeidsoppgaver. Målet var også å styrke samarbeidet mellom de ulike avdelingene og velværet til de ansatte, kombinert med bedre ergonomi. Spesifiseringsfasen ble gjennomført våren 2014, og den endelige implementeringen høsten 2015.
Fra spesifikasjon til implementering
I startfasen av prosjektet deltok ledelsen på en orientering om mulighetene med aktivitetsbasert kontorer. I spesifiseringsfasen deltok de ansatte i en elektronisk spørreundersøkelse om arbeidsmiljøet. Det ble også gjennomført intervjuer av nøkkelpersoner. Det kom frem at det gamle kontormiljøet ikke hadde nok møtelokaler, da det var et voksende behov for egnede Lync-møtelokaler. Fabrikkontoret trengte også mindre konferanserom til for eksempel utviklingssamtaler.
De fleste gjestene ved fabrikken ankom via resepsjonen, og et annet mål med interiøret er å ivareta selskapets image. Målet var å inndele hele kontoret tydeligere i en offentlig sone for besøkende og en privat sone for kontorer.
Fra implementering til vedlikehold
De gamle arbeidsrommene ble revet for å gjøre hovedområdet mer åpent, med naturlig belysning. Visia-møterommene ble valgt for arbeidsoppgaver som krever stillhet og for Lync-møter. Gardiner og andre lyddempende elementer ble brukt for å hindre at lyden sprer seg til andre områder. Fargesammensetningen går fra vann, skog og tømmer til lyseblå, gyllenbrune og grønne toner. På de moderne møte- og pauserommene står det noen eldre stoler.
Etter forespørsel fra kunden utarbeidet Martela retningslinjer for kontorene. Dette ble gjort for å sikre en best mulig utnyttelse av kontorlokalene på en måte som tok hensyn til behovene og målene som ble definert i spesifiseringsfasen.
Brukeropplevelse med aktivitetsbasert kontor
"Den nyoppussede kontoret er komfortabelt, lyst, romslig og praktisk. Fargesammensetningen gir ro, og telefonboksene er funksjonelle. En av de beste forbedringene fra det gamle kontoret er at skriverne står på et eget rom, der de ikke lager forstyrrende støy. Det oppdaterte resepsjonsområdet er veldig stilfullt og gir besøkende et veldig profesjonelt førsteinntrykk."
"Fornyingen av kontorlokalene ga oss funksjonelle og moderne fasiliteter. Det var ikke tydelighet rundt hvilke områder kundene og leverandørene kunne bevege seg fritt. Nå har de besøkende et eget resepsjonsområde, slik at de ikke trenger å vandre rundt i kontordelen. Vi har et eget oppbevaringssted for de besøkendes sikkerhetsutstyr. På kontoret har vi elektrisk høydejusterbare skrivebord som gjør det enklere å finne en god arbeidsstilling. Møterommene er utstyrt med moderne og brukervennlig konferanseutstyr."
