Bedre samarbeid
Pulp and Energy-avdelingen ved Valmet har lenge holdt til i leide lokaler på flere steder i Tammerfors. Det ble besluttet å samle virksomheten til det største kontoret på adressen Lentokentänkatu, og hit flyttet til sammen 190 ansatte fra andre kontorer. Til sammen 1 200 personer arbeider nå i bygget på Lentokentänkatu. "Ved hjelp av god planlegging var vi i stand til å minimere forstyrrelsen for de ansatte til 1-2 dager per ansatt. I denne perioden arbeidet de ansatte hjemmefra eller i midlertidige lokaler. Det samme teamet fra Martela arbeidet hos Valmet under hele endringsprosessen, hvilket gjorde det enkelt og fleksibelt å reallokere ressurser etter behov", sier Ville Virtanen, som fungerte som administrator under prosjektet.
Det var ikke noe større behov for oppussing av kontorlokalene, men kantinen i bygget ble pusset opp. Blandt annet ble serveringsdiskene ble byttet ut, akustikken i lokalet ble betydelig forbedret og dermed egner det seg godt også til arrangementer for de ansatte.
Involvering støtter endringsledelsen
Før endringen på arbeidsplassen ble det gjennomført en arbeidsplassundersøkelse blant de ansatte for å utrede de ansattes behov, krav og daglige oppgaver.
Rapporten om arbeidsplassen, som ble laget med bakgrunn i arbeidsplassundersøkelsen, ga retningslinjer for endringen og nå vedlikeholdes og utvikles lokalene kontinuerlig.
I gjennomføringen av endringen på arbeidsplassen ble det lagt stor vekt på endringsledelse og å sikre at de ansatte ble involvert, samt på kommunikasjon til rett tid. Det ble lagt spesiell vekt på intern kommunikasjon, og det ble også tatt hensyn til lederne som arbeider utenlands. Da hele endringsprosjektet varte cirka ett år, ble det ved hjelp av god planlegging tatt hensyn til blant annet de travle periodene for de forskjellige funksjonene og andre spesialbehov, og dette hadde positiv innvirkning på de ansattes innstilling.
Valmet fikk et skreddersydd, aktivitetsbasert kontor. Endringen på arbeidsplassen forbedret i betydelig grad bedriftens interne informasjonsflyt og samarbeidet mellom de ulike avdelingene, samt reduserte trafikken mellom kontorene og førte dermed til mer effektiv tidsbruk og kostnadsbesparelser. Endringen av lokalene bidrar til at ansatte møtes naturlig, fører til face-to-face-kommunikasjon og til en mer enhetlig bedriftskultur når alle er i samme bygg. Det finnes tilrettelagte rom for de forskjellige arbeidsoppgavene og det gjør det mulig med diskusjoner uten å forstyrre andre.
Ansvarlighet er nøkkelen
Martela lagde en inventarliste over eksisterende møbler, som ble brukt av 600 ansatte på fire forskjellige steder. Det ble tatt hensyn til disse møblene i interiørdesignet og overflødige møbler ble levert bl.a. til Martela Outlet for resirkulering i tillegg til at de ble gitt bort til ansatte, idrettsorganisasjoner og andre allmennyttige formål.
Valget av Martela som partner baserte seg på tidligere erfaringer, på kvalitet og på de viktige rollene til prosjektleder, interiørdesigner og kundeansvarlig i endringsarbeidet. Valmets prosjektassistent konstaterte om endringen at ”Monteringsteamet var utrolig hyggelig og kundeorientert, oppførselen høflig og vennlig, og alt ble gjort. De tenkte fra vårt ståsted. Situasjonen lever, alt kan ikke planlegges ferdig, og det er viktig å kunne tilpasse ting.
