Blog: Mikko Mäkelä, VP, Innovation to Market, Martela
Tradisjonelt blir arbeidsplassen forbundet med et sted hvor man jobber, men medarbeidernes trivsel og velvære er blitt stadig mer viktig når det kommer til planlegging av kontorer.
De ansattes opplevelse er av avgjørende betydning og er sterkt knyttet til kundeopplevelsen som er vår tids viktigste konkurransefaktor. Fra bedriftsledelsens perspektiv er det likevel også viktig å se på arbeidsplassen fra en annen synsvinkel som kan tilby målbare fordeler for virksomheten.
Til tross for at kontorlokalene utgjør den nest største utgiftsposten i mange organisasjoner, tar man merklig nok beslutninger basert på magefølelsen. Så rart det enn høres ut i denne digitale tidsalderen, er det vanligste problemet mangel på data.
Med hånden på hjertet: kan du ærlig fortelle meg hvor effektivt kontorlokalene deres utnyttes?
En liten trøst er at mange andre heller ikke har tilstrekkelig informasjon om dette. Analyseselskapet Leesmans globale rapport om arbeidsplasser kalt The Next 250K viser med all tydelighet at organisasjoner verden over heller ikke vet best å utnytte de muligheter arbeidsplassen tilbyr.
I følge Leesman blir arbeidsmiljøets effekt grovt undervurdert. Dette har alvorlige følger: bare 57 % av de ansatte globalt føler at arbeidsplassen deres gjør det mulig å arbeide produktivt.
Data er din venn. Mål, lær og forbedre!
Data er din venn. Mål, lær og forbedreNår ledergrupper behandler saker knyttet til arbeidsplassen, er det helt avgjørende å tenke helhetlig og tilstrekkelig langsiktig. Livssyklustenkning gjør det enklere å utvide oppmerksomheten fra avgjørelser tatt i planleggingsfasen til kontinuerlig utvikling av arbeidsplassen.
For at kontorlokalene skal støtte de ønskede arbeidsmodellene og for å få mest mulig nytte av investeringene, må vi være i stand til å lære. Gjennom måling og utvikling er det mulig å optimere både produktiviteten og kostnadene under hele livssyklusen til arbeidsplassen.
Data til støtte i læringen kan samles inn på mange måter. Utnyttelsesgraden av forskjellige typer rom kan måles med sensorer, enten kontinuerlig eller for eksempel med faste intervaller i gjentatte måleperioder. Vi kan overvåke måtene rommene blir brukt på ved å bruke observasjonsmålinger og intervjuer samt ved å bruke indikatorer knyttet til et rolig arbeidsmiljø, produktivitet og trivsel.
- De fleste overraskelser og endringsbehov finnes vanligvis i møterom. Dersom det ofte bare er én person i rommet, er det sannsynlig at det ikke finnes nok rom for telefon- og webmøter eller individuelt arbeid som krever konsentrasjon. Dersom møterommene ofte er reservert for interne møter, er det behov for flere områder som egner seg for gruppearbeid på arbeidsplassen.
- På arbeidsplassen er det viktig å følge med på hvor mye de forskjellige områdene benyttes. Dersom et bestemt område brukes lite og et annet hele tiden er opptatt, vil man kunne gjøre endringer for å få en bedre balanse og dermed i betydelig grad forbedre medarbeidernes trivsel og flyt i arbeidsdagen. Enhver overflødig arbeidsstasjon utgjør en ekstrakostnad, mens leting etter passende rom sløser bort tid som kunne vært brukt til effektivt arbeid.
- Aktivitetsbaserte kontorer krever klare spilleregler for å fungere. Ved å observere utnyttelsen av plassen, får man tilbakemeldinger på hvor godt de avtalte prosedyrene følges. Hvis for eksempel korte møter holdes på rolige områder eller det begynner å strømme inn reservasjoner på arbeidsstasjoner som er beregnet for å brukes av alle, kan situasjonen rettes opp ved å gå gjennom spillereglene i fellesskap. Å gjenopprette ting slik de burde være sikrer at ingen tid kastes bort på ordninger som enkelt kan unngås.
Llivssyklustenkning setter til side kjøp og glem -mentaliteten
Selv de beste arbeidsplasser vil ikke være optimale i årevis da behovene og måtene å arbeide på endres. Det lønner seg da å tenke på planleggingsløsninger som dynamiske styringsverktøy: arbeidsplassen kan brukes til å styre organisasjonen i den ønskede endringsretning.
Det lønner seg da også å forholde seg til planlegging av arbeidsplassen som en hvilken som helst endring: gode forberedelser og målrettet styring er viktige forutsetninger for å lykkes. Det er spesielt viktig å ta hensyn til at det i stedet for et engangsprosjekt dreier seg om en prosess i kontinuerlig utvikling. Kjøp og glem-mentaliteten vil ikke gjøre det mulig for deg å dra nytte av det du har lært.
Aktivitetsbaserte kontorer reduserer umiddelbart plassbehovet sammenlignet med tradisjonelle kontormiljøer, og ofte med 10-40 %. Når utnyttelsen av arbeidsplassen måles og optimeres under hele livssyklusen, gir dette ekstra fordeler knyttet til utgiftene til rom, møbler og energi - i tillegg til de ansattes trivsel, velvære og produktivitet.
Les Kati Tammilehtos blogg om hvordan PwC utvikler sine arbeidsplasser.
Sjekk ut vår virksomhets nye Whitepaper her.
