Gjesteblogg: Kati Tammilehto, Chief Operating Officer, PwC
Beslutninger knyttet til arbeidsplassen må baseres på forretningsvirksomheten. Når kontoret tilpasses nødvendige endringer i virksomheten, betyr dette i praksis kontinuerlig endring.
I store konsulentfirmaer skjer veksten i virksomheten sjelden jevnt i alle funksjoner. Det er viktig for oss å bidra til vekst og derfor ønsker vi å sørge for at hver funksjon har passende kontorlokaler. Vi tilpasser våre kontorlokaler kontinuerlig slik at de oppfyller behovene til de enkelte grupper av medarbeidere til enhver tid, og etter vår egen oppfatning har vi også lyktes godt med dette.
Nye lokaler anskaffes heller sjelden, mens eksisterende lokaler endres langt oftere.
Når måtene å arbeide på endres, må også arbeidsplassene endres. Digitaliseringen har hatt stor innflytelse på våre arbeidsmetoder og det betyr at vi bl.a. ikke lenger nødvendigvis må arbeide for kundene i deres lokaler, da vi kan være i kontakt med kunden gjennom digitale verktøy. Dette har økt behovet for forskjellige typer arbeidsrom for teamarbeid. På den annen side gjør vi mer individuelt arbeid hjemme og det er derfor mindre behov for arealer for individuelt arbeid på kontoret. Uformelle møter har nå blitt mer viktige, så vi trenger flere fellesrom som oppmuntrer til sosial interaksjon.
Beslutninger er basert på arbeid og velvære
Vi ønsker å tilby våre medarbeidere mange typer rom for forskjellige behov. Vi ønsker også at våre medarbeidere velger sin arbeidsstasjon etter de omgivelser som best passer til den enkelte aktivitet. Dette fører til en rekke spontane møter og nye forbindelser, som vi tror vil bidra til vekst og utvikling av virksomheten.
Endringer vekker naturlig nok alltid mye følelser. Medarbeidere som er vant til nye arbeidsrom og -metoder liker ofte endringene. Andre, på sin side, lurer på hvordan de vil være i stand til å arbeide i det nye miljøet. For oss er det svært viktig at våre medarbeidere er fornøyde, og derfor ønsker vi å støtte dem i disse endringene.
Arbeidsplassen må ikke være til hinder for en god arbeidsprestasjon, og derfor må kontorlokalene bidra til de ansattes velvære og arbeid.
Etter min oppfatning bør kontorinfrastruktur anses som en levende helhet og være i stand til å betjene alle sine brukere. Dersom antall arbeidsstasjoner økes i takt med økningen i antall ansatte, er det sannsynlig at vi også trenger mer plass til uformelle møter. Den endrede situasjonen gjør at vi kanskje også må gjøre en ny behovskartlegging for å finne ut de virkelige behovene til arbeidsfellesskapet.
De samme kravene som er forbundet med antall ansatte berører også andre tjenester knyttet til arbeidsdagen, som spisemuligheter. Det må også være enkelt å bevege seg fra én del av arbeidsplassen til en annen. Alt må fungere sammen – dersom én bit ikke fungerer, vil det skape problemer.
Du lærer mer ved å lytte enn ved å forklare
Evalueringer gir et sant bilde av hvor godt arbeidsplassen betjener ulike formål. Tilbakemeldinger bør samles inn både med kvantitative og kvalitative indikatorer. Vi vet av erfaring at de medarbeidere som får delta i planleggingen av endringene ofte er mer fornøyde og mer aktivt for endringen enn de som føler endringen rammer dem uten å ha noen mulighet til å tilkjennegi sin oppfatning i saken.
Tilbakemeldinger viser at å involvere medarbeiderne allerede i planleggingsfasen gjør implementeringen av endringen til en mer positiv opplevelse for alle.
Det viktigste er at kommunikasjonen går begge veier slik at det oppstår ekte dialog. Det er viktig å forklare tydelig for de ansatte hvordan de kan delta i endringene som skjer rundt dem.
Les Mikko Mäkeläs blogg om effektiv bruk av lokaler.
Sjekk ut vår virksomhets nye Whitepaper.
