Blog: Eeva Terävä, Head of Workplace Development, Martela
På arbeidsplassene har det skjedd en omfattende overgang fra egne kontorer til åpne kontorarealer. Effektene av endringen på medarbeiderne har vært betydelige, hvilket også går frem av det innsamlede Martela Insights-materialet.
Martela Insights inneholder evalueringer fra over 5 200 finske, svenske og norske kontorarbeidere av deres egne arbeidsplasser og hvordan de fungerer. Ifølge materialet forteller nesten 60 % av de nordiske kunnskapsarbeiderne at arbeidet deres blir avbrutt i det minste ganske ofte. Når det gjelder åpne kontorarealer har nesten 70 % av respondentene erfart slike avbrudd. De fleste forstyrrelser oppstår nettopp under diskusjoner mellom kollegaer og under telefonsamtaler.
Mange har også bekymret spurt meg om hva som kan gjøres med det: står vi foran en retur til egne kontorer?
Det vil neppe skje. Spesielt fordi den roen som et eget kontor gir også kan oppnås i et åpent kontorareal.
Det hjelper ikke med spilleregler hvis rammene mangler
Åpne kontorarealer har to betydelige fordeler sammenlignet med personlige kontorer.
For det første er plassbehovet i et åpent kontorareal vanligvis halvparten av det som et cellekontor krever. Når det tas hensyn til at i gjennomsnitt halvparten av arbeidsstasjonene hele tiden står tomme, er det vanskelig å finne begrunnelser for egne kontorer.
For det andre favoriserer ikke lenger endringen i arbeidets karakter atskilte arbeidsrom. Dagens løsningsorienterte ekspertarbeid krever samarbeid og kontinuerlig kommunikasjon mellom medarbeiderne.
Rutinene og arbeidsmetodene på et kontor med hovedsakelig egne kontorer kan ikke overføres til et åpent kontorareal. Dersom samtaler som tidligere ble ført beskyttet av veggene i arbeidsrom overføres til arbeidsstasjoner i et åpent kontorlandskap, brytes arbeidsroen garantert.
Det er behov for spilleregler om hvilke typer samtaler som kan føres på arbeidsstasjonen. Da det ikke er mulig å dempe hele kontoret, er det nødvendig å finne passende rom til samtaler, telefonsamtaler eller nettverksmøter. Det finnes heldigvis mange effektive løsninger for å holde lydlandskapet på arbeidsplassen under kontroll – som vår nylig lanserte telefonboks, flyttbare PodBooth.
Arbeidsro krever et økosystem
Dersom arbeidet hos dere foregår i et åpent kontorareal hvor arbeidsmiljøet, trivselen og kvaliteten på arbeidet lider av støy, kan en endring til det bedre være enklere enn du tror.
Å endre et åpent kontorareal til et aktivitetsbasert kontor, hvor forskjellige former for arbeid har sine egne soner, er ikke rakettforskning. Det er til syvende og sist forholdsvis enkelt å endre et åpent kontorareal til en arbeidsplass hvor det finnes egne områder for konsentrasjon, gruppearbeid, utveksling av informasjon og restitusjon.
Endringen krever riktignok kanskje en total omorganisering av de fysiske rammene i forskjellige soner. Prosjektet er likevel av et mindre omfang og enklere enn å gi avkall på arbeidsrom og demontere disse. Det er ikke alltid nødvendig å fornye møblene, da det kan være nok å stokke om på dem.
For eksempel ble den nye arbeidsplassen til Finska Missionssällskapet planlagt slik at det på kontoret finnes egne rom og områder for interaksjon og for arbeid som krever konsentrasjon og ro. Disse rommene er etter grundig vurdering plassert slik at arbeidskafeen og co-working-rommene er nær inngangen, hvor den største trafikken naturligvis er konsentrert. De stille rommene befinner seg bakerst og i fløyene på kontoret.
Et aktivitetsbasert kontor som tar hensyn til arbeidsro og forskjellige arbeidsformer er som et økosystem. Der har hver eneste arbeidsform sin egen, naturlige plass hvor medarbeiderne fleksibelt kan komme avhengig av hva de for øyeblikket arbeider med og hvor mye arbeidsro de som individ trenger.
På et organisert aktivitetsbasert kontor er lydlandskapet dempet ved hjelp av ulike materialer og elementer. Det finnes også egne rom for å lindre belastningen og for å restituere hjernen, hvor det er mulig å slippe vekk fra utfordringene i arbeidet en stund ved å slappe av, eller for eksempel ved å utføre noe med hendene.
Mennesket søker naturlig etter den enkleste og minst problematiske løsningen - skogsstiene og snarveiene tråkket opp i snøen om vinteren vitner om det. Når den riktige måten å kommunisere på arbeidsplassen er gjort enkel, blir den enkeltes arbeidsdag best mulig for en selv.
