Företagets dataskyddsbeskrivning för kundregister
1 Registerhållare
Martela Oyj
Miestentie 1
02150 Esbo
Puh. +358 10 345 50
asiakaspalvelu@martela.fi
(senare ”vi” eller ”Martela”)
2 Kontaktperson vid registerärenden
Dataskyddsombud
gdpr@martela.com
3 Registrets namn
KUNDREGISTER
4 Vad är den rättsliga grunden för och syftet med hanteringen av personuppgifter?
Grunden för hantering av personuppgifter är att företaget har ett berättigat intresse på grund av en kundrelation och för att genomföra ett avtal eller från kundens (registrerade) samtycke.
Syftet med hantering av personuppgifter är baserat på:
- leveransen och utvecklingen av våra varor och tjänster, bl.a. baserat på kundupplevelse undersökningar,
- uppfyllande av våra kontraktsenliga och andra löften och skyldigheter,
- skötsel av kundrelationer,
- analys och profilering av beteendet hos en kund eller någon annan registrerad,
- elektronisk direktmarknadsföring,
- inriktad annonsering i vårt bolags egna och övriga sektorers onlinetjänster samt kommunikation som sker i övriga elektroniska kanaler.
Vi använder automatiskt beslutsfattande (inkl. profilering) för att identifiera de registrerades personprofiler, onlinebeteende och konsumentvanor. Vi använder denna information vid inriktad marknadsföring och profilering samt utveckling av tjänster.
5 Vilka uppgifter hanterar vi?
I samband med kundregistret hanterar vi kundens eller annan registrerad persons, exempelvis kursdeltagares, personuppgifter:
- den registrerades grunduppgifter:* namn, kundnummer,
- den registrerades kontaktuppgifter:* e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter; titel,
- uppgifter om företaget och företagets kontaktpersoner:* FO-nummer och kontaktpersonernas namn, kontaktuppgifter och uppgifter om företagets storlek, omsättning och bransch,
- uppgifter om kundrelation och avtal, såsom FO-nummer och kontaktpersonernas namn och kontaktuppgifter,
- övriga uppgifter om ärendet: en del av Martela Groups webbplatser skickar s.k. "cookies" till användarens webbläsare för att erbjuda mer skräddarsytt innehåll när användaren återvänder till webbplatsen. En ”cookie” är en identifierare, i praktiken en liten textfil, men om du inte har delat dina personliga uppgifter på våra webbplatser så kan du inte identifieras. Du kan ställa in din webbläsare så att den meddelar om cookies och sedan kan du välja om du vill tillåta eller blockera dem. Dessutom uppgifter om exempelvis betaltjänster och konto,
- annan eventuell information som samlats in med den registrerades samtycke: marknadsföringstillstånd och datum för tillståndets utfärdande, uppgifter om digital body language (uppföljning) och svar på kundundersökningar.
Överlåtelse av personuppgifter markerade med asterix är en förutsättning för att vi kan gå vidare med vår avtalsrelation och/eller påbörja en kundrelation. Utan nödvändiga personuppgifter kan vi inte distribuera produkten och/eller tjänsten.
6 Varifrån får vi uppgifter?
Vi får uppgifter huvudsakligen från följande källor: den registrerade själv, befolkningsdataregistret, myndigheter, kreditupplysningsföretag, leverantörer av kontaktinformationstjänster och webbaserade uppföljningsverktyg.
För de ändamål som beskrivs i detta datasekretessförfarande kan personuppgifter också samlas in och uppdateras från allmänt tillgängliga källor och baserat på den information från myndigheter eller andra tredje parter inom ramen för gällande lagar och förordningar. Uppdatering av denna typ av information utförs manuellt eller automatiskt.
7 Till vem överlåter vi uppgifter och överlåter vi uppgifter utanför EU eller EES?
Vid hantering av personuppgifter använder vi oss av samarbetspartners inom IT- och marknadsförings- och kommunikationstjänster.
Under tvingande omständigheter kan uppgifter lämnas ut till myndigheter.
Vi överlåter inga personuppgifter utanför EU/EES-området.
8 Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?
Endast de av våra anställda som på grund av sitt arbete har rätt att hantera kundens uppgifter har rätt att använda ett system som innehåller personuppgifter samt våra samarbetspartners inom IT- och marknadsförings- och kommunikationstjänster.
Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna sammanställs i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt på grund av användningssyftet.
Vi utvärderar regelbundet behovet av datalagring med beaktande av relevant lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att inga oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras i registret om den registrerade. Vi raderar eller korrigerar sådana uppgifter omedelbart.
9 Vilka är dina rättigheter som registrerad?
Som registrerad har du rätt att kontrollera de uppgifter som sparats om dig i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas om det finns laglig grund för detta. Gällande de uppgifter som den registrerade själv har lämnat in till kundregistret och som hanteras i enlighet med samtycke eller på uppdrag av den registrerade, har den registrerade rätt att få ut de uppgifterna i ett maskinläsbart format. Den registrerade har rätt att överföra dessa uppgifter till annan registerhållare.
Som registrerad har du i enlighet med dataskyddsförordningen (tillämpas från 25.5 2018) rätt att invända mot hantering eller begära begränsning av hanteringen av dina uppgifter samt lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet gällande hanteringen av dina personuppgifter.
För skäl som hänför sig till din specifika situation, har du även rätt att göra invändningar mot profilering och annan behandling av personuppgifter avseende dig, när hanteringen av uppgifterna grundar sig på berättigat intresse. I samband med klagomålet skall den registrerade identifiera det specifika tillfälle på vars grund vederbörande gör invändning mot hanteringen. Vi kan vägra beakta en sådan begäran på grundval av lagen.
Som registrerad har du rätt att när som helst kostnadsfritt invända mot hantering, inklusive profilering i den mån denna är kopplad till direkmarknadsföring.
10 Vem kan du kontakta?
Alla kontakter och förfrågningar gällande denna beskrivning skall göras skriftligt eller personligt till kontaktpersonen som namnges i avsnitt två (2).