Blogg: Arja-Liisa Kaasinen, Workplace Planning Director, Martela, 2008-2016
Kunskapsarbetare utsätts för allt högre belastning. Stora informationsmängder ska hanteras och kollektiva arbetsmetoder som lovar ökad effektivitet orsakar istället stress om man inte har utformat gemensamma verksamhetsmodeller.
Arbetsplatsutveckling som främjar välbefinnande och produktivitet misslyckas tyvärr alltför ofta på grund av delvis optimering. Arbetsplatsen är ju en dynamisk helhet med fysiska såväl som sociala och digitala dimensioner.
Tillsammans boostar dessa dimensioner kognitiv ergonomi, det vill säga den mänskliga förmågan att hantera information som är nödvändig vid kunskapsarbete. Det är därför inte tillräckligt att endast fokusera på en av dessa dimensioner. Det är endast genom att beakta människosinnets begränsningar, som vi kan skapa fungerande ramar för framgång och trivsel på arbetsplatsen.
Den mänskliga hjärnan trivs i logiskt organiserade utrymmen
Upplevelsen av den fysiska miljön kan påverkas av hur utrymmen och inredning har planerats. Inredningslösningar har en tydlig och direkt koppling till välbefinnande och effektivitet på arbetsplatsen. Vi kan exempelvis förbättra belysning och akustik, designa smidiga passager och samtidigt stötta sociala aktiviteter,arbetsro och möjligheten att fokusera.
När nödvändiga föremål, utrustning och människor enkelt kan lokaliseras och återfinns på logiska platser, behöver man inte slösa tid på att grubbla och leta. Användarorienterad planering av arbetsytor stöttar aktiviteter för såväl medarbetare som besökare: lokaler som enkelt organiseras, som människor tycker är naturliga att vara och röra sig i och där arbetet flyter på lättare.
Bra val av möbler som stöttar ergonomi möjliggör mångsidiga arbetsställningar och hjälper dig att orka med arbetet. Harmoniska färger, uppiggande växter och inspirerande utrymmen stöttar allas psykiska välbefinnande.
Gemensamma regler styr den sociala miljön
Även om alla detaljer gällande lokal, möbler och material skulle vara väl genomtänkta, är det ändå inte tillräckligt för att skapa kognitivt välbefinnande. Ett välfungerande aktivitetsbaserat kontor förutsätter också riktlinjer som har satts upp gemensamt.
Utöver den fysiska verkligheten påverkas vårt arbete också av arbetsplatsens kulturella och sociala miljö. Tydliga spelregler är avgörande för den kognitiva ergonomin. Smidig kommunikation och en förståelse för gemensamma regler är en viktig grund.
Man kan exempelvis gemensamt besluta var någonstans på kontoret som kollegorna får lov att avbrytas och var man kan samtala och skratta utan att tänka på ljudnivån. På motsvarande sätt bör det finnas utrymmen där tystnad råder.
Med tydliga spelregler behöver man inte lägga någon energi på att fundera över hur man ska göra i olika situationer eller om någon annan gör fel.
Digital teknologi – hjälpmedel eller stressfaktor?
Det är viktigt att man på en arbetsplats tillsammans funderar över om systemen och utrustningen i den digitala miljön är uppdaterade. Underlättar teknologin arbetet och gör det lättare?
Vår kognitiva prestationsförmåga försämras av teknologisk stress som exempelvis orsakas av krånglande system, långsamma uppkopplingar, brist på expertis eller överdriven användning av sociala medier. Människor har väldigt olika toleransnivåer: en del människor störs inte alls av blinkande ljus och pipande ljud medan andra snabbt kan drivas till vansinne.
Det är en bra idé att medvetet lägga upp och organisera sin arbetsdag. Ett sätt är att avsätta tid för läsning och e-posthantering och att vid andra tillfällen stänga av notifikationer och larmsignaler. För att hjälpa dig att komma ihåg saker kan du använda dig av hjälpmedel såsom digitala anteckningar, listor och tidpunkter reserverade för rutinuppgifter. Allt som minskar avbrott i din arbetsdag kommer att stötta ditt minne och hålla din hjärna alert.
När dessutom olika arbetsytor är designade så att trådlösa nätverk fungerar och du enkelt kan koppla upp din arbetsutrustning till skärmar och mötesmikrofoner, besparas du mycket besvär.
Arbetsplatsutveckling – ett sökande efter harmoni
För psykiskt och kognitivt välbefinnande är det viktigt att du arbetar i en fungerande gemenskap med välfungerande utrustning i trivsamma lokaler som stöttar ditt arbete.
En lyckad arbetsplatsplanering förutsätter att den fysiska, sociala och digitala miljön utvecklas i harmoni. Optimera alltså inte bara en del, utan alla tre.