Ett balanserat kontor

Det ser ut som att distansarbetet är här för att stanna. Kontorets roll och hur lokalerna ska nyttjas smart för att stötta detta har sannolikt förändrats. Men hur? Hur ska man hitta en ny balans? I vår föregående blogg berättade vi om hur du balanserar din arbetsvecka.

Nu ser vi på hur kontoret kan svara på den här förändringen.

1. Identifiera kontorets roll: Kontoret har tidigare varit en plats där man samlas för att göra alla arbetsuppgifter, men oftast har majoriteten av kontorslokalerna ändå reserverats för individuellt arbete, dvs. personliga skrivbordsplatser. Om och när distansarbetet fortsätter, är det förmodligen mestadels individuellt arbete som kommer att fortsätta utföras hemma. Hur mycket utrymme ska då fortsättningsvis reserveras för individuellt arbete på kontoret? Behoven av utrymme påverkas av bl.a. rekommendationer om distansarbete, distansarbetets faktiska omfattning, andelen individuellt arbete i arbetsuppgifterna, organisationskulturen och förmågan att på ett flexibelt sätt använda lokalerna tillsammans.
2. Balansera rätt: Kontoret ska även i fortsättningen erbjuda möjligheter att utföra alla typer av arbetsuppgifter. Uppgifterna kan grovt delas in i individuellt arbete som kräver koncentration, kreativt samarbete – såsom workshoppar och grupparbete, interaktion på såväl distans som på plats samt spontana möten.
   
   På många kontor har skrivbordsplatsernas nyttjandegrad varit låg redan före rekommendationen om distansarbete – i genomsnitt har nästan hälften av platserna varit oanvända (Rapal Optimaze Workplace Review 2020). Om distansarbete permanent kommer att utföras 2–3 dagar i veckan, kan vi dra slutsatsen att många kontor har för mycket yta för just individuellt arbete. Däremot har det på många kontor redan långt innan pandemin saknats bra lokaler för samarbete och interaktion. Om samarbete är anledningen för många att komma till kontoret, lönar det sig att på nytt omfördela om hur lokalerna används.
   
   Erbjud: Skapa små avskilda utrymmen som snabbt kan tas i bruk när man behöver dra sig tillbaka, och mötesmoduler för korta onlinemöten eller möten för två personer. Skapa en trivsam och varm plats för spontana interaktioner vid entrén. Gör det öppna kontorslandskapet mysigt och mångsidigt, så att var och en kan hitta en lämplig plats. Se till att det finns tillräckligt med konferensrum och att de är trivsamma och stödjer interaktion på distans.
   
   Avstå från: Om inte de personliga arbetsrummen används så mycket, överlåt dem istället för gemensam användning. Minska skrivbordsplatserna i det öppna kontorslandskapet och slopa personligt dedikerade platser om personalen delvis fortsätter att arbeta på distans. Med andra ord, omvandla kontoret till en flexibel lokal anpassad för de aktiviteter som ska göras, men se till att det finns olika typer av platser, även för lugn och ro.
3. Utnyttja potentialen i arbetsmiljön: Lokalerna styr omedvetet verksamheten och organisationskulturen. Trivsamma lokaler lockar dit människor och kan underlätta vid samarbete. De kan också omedvetet signalera om hierarkier och begränsa möjligheter. Även vid lokalförändringar bör ledningen genom sina handlingar visa på riktning och forego med goda exempel. Genom lokalerna kan du dessutom stärka den positiva bilden av arbetsgivaren och stötta varumärket.
4. Testa utan engångsinvestering: Även arbetsmiljöer finns idag som flexibla tjänster. Utvärdera lokalanvändningen och kostnaderna på nytt och om du hittar obalans, ge förändringen en chans. Testa och vidareutveckla, stanna inte kvar i det gamla av rädsla för att misslyckas. Skaffa pålitliga samarbetspartners om du står inför något nytt.