Blogg: Eeva Terävä, Head of Workplace Development, Martela
På många arbetsplatser har det skett en stor förflyttning från arbetsrum till öppna kontorslandskap. Förändringen har en stor påverkan på personalen, vilket också framgår i vårt material Martela Insights.
Martela Insights innehåller svar från över 5 200 finska, svenska och norska kontorsarbetare om vad de anser om de egna arbetslokalerna och deras funktionalitet. Enligt materialet upplever nästan 60 % av nordiska kunskapsarbetare att de blir avbrutna relativt ofta i sitt arbete. I öppna kontorslandskap upplever nästan 70 % av respondenterna sådana avbrott. Flest störningar orsakas av kollegornas diskussioner och telefonsamtal.
Många har bekymrat frågat mig vad man kan göra åt detta: måste vi återgå till egna arbetsrum?
Så behöver det knappast bli. Särskilt då arbetsro liknande det i ett eget arbetsrum går att uppnå även i ett kontorslandskap.
Spelregler hjälper inte om ramar saknas
Öppna kontorslandskap har två betydande fördelar jämfört med arbetsrum.
Först och främst är behovet av utrymme i kontorslandskap vanligtvis häften av vad ett kontor med arbetsrum kräver. När man tar hänsyn till att i genomsnitt hälften av arbetsstationerna ständigt står tomma, är det svårt att hitta argument för egna arbetsrum.
För det andra har arbetssättet förändrats och främjas inte längre av separata arbetsrum. Dagens lösningsorienterade expertarbete kräver samarbete och ständig kommunikation mellan medarbetarna.
Processer och arbetssätt från kontor med arbetsrum kan emellertid inte tas med till kontorslandskap. Om de diskussioner som tidigare förts innanför väggarna i det egna arbetsrummet istället flyttas till arbetsstationen i kontorslandskapet, rubbas garanterat arbetsron.
Man behöver spelregler kring hur samtal kan föras vid arbetsstationerna. Eftersom man inte kan tysta ned hela kontoret, måste man hitta lämpliga platser för diskussioner, telefonsamtal eller webbmöten. Som tur är finns det många effektiva lösningar för hantering av ljudlandskap – som exempelvis vår nyligen lanserade telefonhytt, flyttbara PodBooth.
Arbetsro kräver ett ekosystem
Om man arbetar i ett öppet kontorslandskap där atmosfär, trivsel och arbetskvalitet störs av buller, kan en positiv förändring vara lättare att åstadkomma än man tror.
Att förändra ett öppet kontorslandskap till ett aktivitetsbaserat kontor med olika zoner för olika uppgifter är inte raketforskning. I slutändan är det relativt enkelt att förändra ett kontorslandskap till en arbetsmiljö med separata zoner för koncentration, samarbete, kommunikation och avkoppling.
Förändringen kan eventuellt kräva en total fysisk omorganisering in i olika zoner. Projektet är trots detta mycket mindre och lättare än om man skulle avstå från egna rum. Det är heller inte alltid nödvändigt att förnya möblerna, utan de behöver ibland bara arrangeras på ett annat sätt.
Exempelvis Finska Missionssällskapets nya arbetsplats planerades så att det finns egna utrymmen och områden för interaktion samt för arbetsuppgifter som kräver tystnad och koncentration. De utrymmena har utplacerats så att arbetscafeét och coworking-utrymmena ligger nära ingången som är ett område där de flesta rör sig. De tysta utrymmena ligger längst in och längs med kontoret.
Ett aktivitetsbaserat kontor som tar hänsyn till arbetsro och olika arbetsformer är som ett ekosystem. Där har varje arbetsform en egen, naturlig plats dit medarbetarna kan gå beroende på uppgift och hur mycket arbetsro de behöver.
I ett planenligt aktivitetsbaserat kontor hanteras ljudlandskapet med hjälp av olika material och element. Det finns också utrymmen för avkoppling och återhämtning för hjärnan, där man kan vila sig en stund från arbetets utmaningar eller exempelvis göra något med händerna.
Människan söker naturligt efter den enklaste och smidigaste lösningen – skogsstigar och genvägar som trampats upp i snön är ett par exempel på detta. När det har gjorts enkelt att kommunicera på rätt sätt på arbetsplatsen, löper varje arbetsdag smidigt på bästa vis.
