Gästblogg: Aku Varamäki, Workday Designers
Jag pratade nyligen med en rektor för årskurserna 1–6, som berättade om ett gemensamt avtal om att elevernas mobiltelefoner stannar i ryggsäckarna under hela skoldagen. Hennes motivering har stannat kvar hos mig: “Vi är här för varandras skull”. Det kändes så uppfriskande och värdefullt redan då och gör det fortfarande.
Men hur väl förverkligas det här med att finnas till för varandra på arbetsplatsen? Borde vi utlysa mobilförbud också på arbetsplatserna? Och hur kan vi kombinera att vara här för varandra, vilket är en viktig del av många kunskapsarbetares arbete, med att arbeta fokuserat utan avbrott? Arbetskraven är ofta väldigt motsägelsefulla!
Avbrott ofta stort problem för kunskapsarbetare
Arbetsplatserna har inte helt lyckats med att förnya sig i takt med att arbetet förändrats. Enligt Työtehoseura tar avbrotten i genomsnitt 20–30 procent av en kunskapsarbetares arbetsdag. Den största delen av avbrotten (över fem timmar i veckan!) orsakas av en annan person. Det här påverkar arbetet negativt eftersom det tar hjärnan hela 20–40 minuter att återfå koncentrationen.
En del av avbrotten orsakas av notiser från olika medier, men en del av dem orsakas av arbetskamraterna, som avbryter tillståndet av “flow”. Å andra sidan kommer man ofta till arbetsplatsen just för att träffa arbetskamraterna och avbrott kan även kan ge arbetet en skjuts framåt.
Våra arbetsplatser är inte designade för sådana här slumpartade möten: konferensrummen är ofta placerade i representationslokalerna som ligger avsides från de delar där man utför (eller försöker) utföra koncentrerat arbete. Martela Insights data-materialet avslöjar att den största delen av samtalen sker i korridorer och vid arbetsstationer.
Undersökningarna visar att den störande faktorn i arbetet inte nödvändigtvis är ljud – många upplever exempelvis att det är lättare att koncentrera sig i det jämna sorlet på ett café – utan just den här typen av avbrott som sker på arbetsplatser, varav en del kan vara självförvållade. Det kan vara svårt att känna sig motiverad att fokusera på det egna arbetet när ens kollegor står bredvid och pratar om något som berör det egna arbetet.
Å andra sidan består arbetet ännu mer idag av att lösa svåra problem tillsammans. Undersökningarna visar att mötenas produktivitet sjunker ju fler personer som deltar på mötet. Ett optimalt deltagarantal är sju personer eller färre – när deltagarna är fler än sju stycken, blir det svårt att både greppa problemen i samtalen och för alla att delta.
Arbetsplatser behöver därför även nya typer av utrymmen, dit man kan dra sig för att samtala i lugn och ro utan att störa omgivningen. Åtminstone hos oss är detta en utmaning. Att hålla konfidentiella telefonsamtal eller diskussioner fungerar inte så bra i en arbetslokal där några försöker koncentrera sig, men inte heller i ett öppet kontorslandskap, där alla kan höra samtalen.
Martelas PodBooth Meeting är en lösning på situationer som vi möter allt oftare på arbetsplatser. Dit kan man gå för att hålla spontana möten tillsammans med en arbetskamrat samtidigt som man kanske kontaktar en tredje part via Skype. Företagets konferenslokaler för representation har också en plats på kontoret, men det behövs dessutom utrymmen för spontana samtal vilka placeras nära arbetsstationerna och som inte behöver bokas separat. Framförallt behöver vi nya typer av lokaler, där vi kan vara närvarande för varandra.
Hur syns förändringen av arbetssätt på er arbetsplats?
