Så här löser företag utmaningar i en exceptionell situation

Arbetsplatsen som en tjänst, sensorer, ergonomin hemma... Så här löser företag utmaningar i en exceptionell situation

De senaste månaderna har inneburit mycket grubblerier och huvudbry för företagen. Hur ska arbetsmiljön organiseras så att den är säker och kostnadseffektiv? Hur kommer det här året att påverka organisationskulturen och arbetssätten? Hurdan arbetsmiljö betjänar bäst morgondagens behov?

Martelas nya vd Artti Aurasmaa, har ett lugnande meddelande till alla företagsledare som nu står och kliar sig i huvudet: en arbetsmiljö behöver inte utformas för tio år framåt. Att köpa in arbetsplatsen som en tjänst (WaaS, Workplace as a Service) hjälper företaget att anpassa sig efter förändringarna i arbetsliv och arbetssätt.

Idag köper företag arbetsmiljön på samma sätt som informationsteknik och lokaler.

"Pandemin har för sin del påskyndat förändringen som vi nu befinner oss i. Den exceptionella tiden som pandemin har lett till, kommer permanent att förändra både arbetssätt och arbetsmiljöer. Därför bör även arbetsmiljöns livscykel övervägas på ett helt nytt sätt”, konstaterar Aurasmaa.

Aurasmaa har gedigen erfarenhet av att skapa olika livscykelmodeller. Han har tidigare varit ledare bland annat för 3StepIT, som erbjuder tjänster för livscykelhantering inom informationsteknik. Aurasmaa poängterar att en del av företagen redan har upptäckt medarbetarnas behov av ergonomiska arbetsstationer i hemmet. I framtiden kommer distansarbetet att spela en ännu större roll.

”Hybridarbetet är här för att stanna. Många har upptäckt att det fungerar bra att jobba hemifrån, men att den sociala biten och det gemensamma arbetet blir lidande. Framtidens arbetsplats behöver vara attraktiv så att medarbetarna vill komma dit och arbeta tillsammans”, säger Aurasmaa.

Pandemin förändrar företagskulturer

Aurasmaa påminner om att pandemin utgör en optimal tidpunkt för att förnya arbetssätt och besluta om dem tillsammans med personalen.

”Det är kittet mellan deltagarna som binder samman en gemenskap. Det existerar inte en enda företagskultur utan samarbete och interaktion mellan medarbetarna. Om man övergår till endast distansarbete finns det en stor risk att man till slut tappar bort företagets eller gemenskapens själ. Det nya arbetssättet förutsätter att människor verkligen vill komma till kontoret för att arbeta tillsammans och att inte hemmet är det enda attraktiva alternativet”, konstaterar Aurasmaa.

På företagen vore det bra att fundera över hur arbetet verkligen utförs och vilken typ av lokaler som bäst uppfyller behoven. I en bra arbetsmiljö behöver inte alla ha en egen arbetsstation om medarbetarna även jobbar hemifrån. Istället för en egen arbetsstation kan man erbjuda medarbetarna friheten att välja en arbetsstation antingen i ett tyst eller i ett livligare utrymme. Det här gör det även lättare att minimera antalet kvadratmeter som kontoret behöver.

Arbetsmiljön som nu byggs upp kommer förmodligen inte att uppfylla sitt syfte under tio års tid.

"Arbetssätten förändras i oerhört snabb takt och arbetsmiljön måste anpassa sig efter förändringarna. Vem skulle ha trott för tio år sedan hur mycket vi behöver lokaler för exempelvis onlinemöten? Eller att en del fabriksbesök har ersatts med VR-glasögon”, frågar sig Aurasmaa.

En bra arbetslokal erbjuder utrymme för koncentration, samarbete, interaktion och återhämtning. Den utgör en central del av medarbetarupplevelsen.

Sensorerna talar om vilka utrymmen medarbetarna önskar sig

Mätning av arbetsplatsens nyttjandegrad informerar om vilken typ av arbetsplats medarbetarna önskar sig. Med hjälp av den utvecklas även utrymmen som används mindre, så att medarbetarna trivs också i dem.

Information vinner över antaganden, men data spelar även en egen, speciell roll under pandemin. Den avslöjar vilka platser det tenderar att bli rusning till och vilken typ av lokal det finns stor efterfrågan på. Under coronapandemin har många arbetsgivare begränsat användningen av arbetsplatsen.

”Sensordata informerar exempelvis städföretaget om vilka arbetsstationer som har använts. Vi erbjuder även appar med vilka personalen på förhand kan boka arbetsstationer med på kontoret”, påpekar Aurasmaa.