Sammanhållningen är det viktigaste av allt

När distansarbete blev allt vanligare har frågan uppstått om kontoret snart kommer att förlora sin betydelse på samma sätt som faxen en gång gjorde. Är det snart bara de mer erfarna arbetstagarna som vet vad kontoret är och hur det fungerade en gång i tiden? Det verkar dock osannolikt att kontorets betydelse skulle minska, eftersom en känsla av gemenskap är något som sitter djupt i människor och känslan av samhörighet stärkt av fysisk närhet är mer värdefull än någonsin.

Enligt de uppgifter som forskningsgruppen WFH Research har sammanställt, påskyndade pandemin övergången till multilokalt arbete med en hastighet som motsvarade 30 års utvecklingssprång. Man blev tvungen att improvisera metoder att motsvara förändringen, och det fanns inte tid att ta hänsyn till alla aspekter. När situationen har stabiliserat sig har det nu blivit dags att fundera över hur man vill att balansen ska se ut. Det finns uppskattningar som visar att individer skulle vilja arbeta på distans i genomsnitt en dag mer i veckan än vad arbetsgivarna är redo för.

Varför och när skulle man besöka kontoret och hurdant borde det nya kontoret vara?

Svaret fastställs i Martelas nya arbetsmiljöundersökning. Baserat på den är de tre viktigaste faktorerna möten, samarbete och koncentration. Särskilt önskemålet om möten utmanar arbetets flexibilitet: om alla följer sitt eget schema och arbetar upp till halvtid på distans, är sannolikheten för att mötas på kontoret under 20 procent. Möten, samarbete och koncentration kan inte förverkligas samtidigt i ett och samma utrymme. En viktig utgångspunkt för inredningsdesign är därför att skapa separata zoner för koncentration, samarbete, kommunikation och avkoppling.

En fungerande arbetsgemenskap behöver gemensamma överenskommelser och mjuk styrning gällande när, var och på grund av vilka uppgifter som man infinner sig på kontoret. I många organisationer har man redan hunnit konstatera att goda rutiner exempelvis är sparringdiskussioner mellan fyra ögon, workshoppar som endast hålls på plats, möten som kräver kreativitet, kontorsdagar för team, gemensamma kaffepauser och informella after work-tillfällen. Det är särskilt viktigt att besluta om möten i de organisationer där personalen har bytts ut eller ökat kraftigt.

"Sammanhållning och att skapa den igen efter distansarbete tar tid, men om lokalerna stödjer det hjälper det mycket."

-Expert som svarat på arbetsmiljöenkäten, privat sektor

Niina Nurmi, forskare i organisationspsykologi och organisationsbeteende från Aalto-universitetet, uppmuntrar organisationer att förnya sina metoder i hybridarbetets era. De fyra stegen i omstarten hon presenterar är följande:

För det första måste organisationer enas om nya sätt att göra saker och normer som stödjer multilokalitet. Det innebär till exempel tydliga instruktioner om hur man kombinerar distans- och närarbete och hur man hanterar kommunikation mellan olika orter.
För det andra är det viktigt att bestämma hur distansarbete och närarbete ska vara i balans utifrån teamens behov, inte bara utifrån individernas behov.
För det tredje, att skapa och inpränta en ny organisationskultur kräver aktiva åtgärder.
För det fjärde måste det säkerställas att individers förväntningar och behov förstås så att målen kan förverkligas.

För att omstarten av organisationen ska bli framgångsrik är det först viktigt att förstå hur de nuvarande arbetsrutiner uppfattas i organisationen och att undersöka om både individuellt arbete och teamarbete för närvarande fungerar som önskat. Behövs ytterligare stöd för att bygga den önskade kulturen? Samtidigt är det väsentligt att bedöma om organisationens arbetslokaler är aktuella och om de överensstämmer med gällande arbetsrutiner och kultur. Är det nödvändigt att uppdatera och modifiera arbetsytorna för att bättre matcha organisationens nuvarande arbetssätt?