Öppna kontorslandskap är dåligt rustade för spontanmöten
Vardagen på kontor fylls allt mer med korta och spontana möten där färre personer deltar. Ett resultat av den förflyttning från arbetsrum till öppna kontorslandskap som skett de senaste åren. Samtidigt upplevs just möten i närheten av ens egen arbetsyta som ett stort störningsmoment. Det visar en ny studie från Martela Insights som samlat in data från mer än 7 000 anställda i Finland, Sverige och Norge.
Studien visar att spontana och interna möten har blivit viktigare och de har blivit fler i antal än de möten som sker i traditionella i konferensrum. En förändring som kan få betydande inverkan på välbefinnandet vi upplever på jobbet.
Möten vid arbetsytor är den största störningen på kontoret.
Möten tar upp mycket av vår arbetstid. Enligt Martela Insights tillbringar fler än 60 procent av kontorsarbetare minst en timme i möten varje arbetsdag. Var femte kontorsarbetare har möten i mer än tre timmar om dagen.
Att strukturer för möten har förändrats, i såväl antal som syfte, förknippas med en större förändring i sättet att arbeta. Eftersom det blir allt vanligare att arbeta på distans blir också det fysiska mötet mer värdefullt. Diskussioner som är väsentliga för att komma framåt i arbetsprocesser hålls i större utsträckning så snart en möjlighet uppstår.
"Flera av dessa möten är interna och sällan schemalagda. De spontana diskussionerna är mycket viktiga för produktiviteten och för att arbetet ska flyta på, men det finns även negativa konsekvenser. De hålls ofta vid arbetsstationer och i korridorer och blir ett mycket störande moment för andra på kontoret", säger Eeva Terävä, chef för arbetsplatsutveckling på Martela.
Konferensytor ligger efter när mötesstrukturer förändras
Studien visar vidare att vi håller fler möten med färre deltagare vid varje möte. Cirka 35 procent av de som arbetar på kontor har möten minst en gång om dagen där bara två individer deltar. Endast 15 procent har möten med tre till fyra personer minst en gång om dagen, och mindre än fyra procent har möten med fler än fem deltagare.
"Antalet personer i ett möte matchar sällan mötesrummets storlek. Även om de flesta möten bara involverar två personer och eventuellt fler på länk, är konferensrum fortfarande anpassade för minst sex personer", förklarar Terävä.
På kontor är mötesrum ofta placerade till ett och samma område och tillgängligt för kundmöten. Det betyder att de ofta placeras långt ifrån våra arbetsplatser vilket minskar möjligheten för snabba interna diskussioner eller möten. Dessutom behöver mötesrum ofta bokas i förväg, vilket inte alltid är optimalt då behov kan uppstå snabbt.
Spontana möten och stillhet med PodBooth Meeting
Som ett tillskott till Martelas Podfamilj är PodBooth Meeting, mötesrummet för fyra personer utformat för att placeras på de viktigaste platserna på kontoret för att ljudisolerade mötesrum ska vara så lättillgängliga som möjligt.
”Den nya produkten har skapats utifrån en önskan att effektivisera arbete och på samma gång skapa en lugn arbetsmiljö. Undersökningar från kontor indikerar att mötesrum i nära anslutning till arbetsplatser är de som används mest, medan stora konferensrum med stora bord och många stolar snarare är ett slöseri då de ofta står tomma. Fördelarna med PodBooth Meeting är att de kan flyttas runt så att de alltid finns på den plats de gör mest nytta utan att man behöver göra andra planändringar på kontoret", säger Kari Leino, produkt- och designchef på Martela.
Den svenska designbyrån o4i Design Studio ligger bakom designen som sömlöst integrerar mötesrummet med resten av kontoret. PodBooth Meeting har utrustats med avancerad akustik, justerbar luftkonditionering och dimbar belysning. Det finns även olika alternativ när det kommer till inredningen av PodBooth likt soffor och stående bord.
Den nya PodBooth Meeting tydliggör Martelas ledord, de fyra C:na (Concentration, Collaboration, Communication, Chill-out), som innebär att högkvalitativa arbetsmiljöer behöver avgränsade områden för koncentration, samarbete, kommunikation och avkoppling.