Gästblogg: Kati Tammilehto, Chief Operating Officer, PwC
Beslut gällande arbetsmiljön ska göras med utgångspunkt i verksamheten. När lokalerna förändras i enlighet med verksamhetens föränderliga behov, så sker förändringen fortlöpande.
I en stor konsultverksamhet sker tillväxten sällan jämnt inom alla funktioner. Vi vill stötta tillväxt – därför vill vi se till att det finns lämpliga ytor för alla funktioner. Vi förändrar ständigt våra kontorslokaler så att de motsvarar behoven i olika tidsperioder och arbetsgrupper och vi tycker själva att vi har lyckats riktigt bra.
Det är sällan helt nya lokaler eftersöks, desto oftare går det att förändra de redan befintliga.
I och med att arbetssätten förändras måste också arbetsplatserna förändras. Digitaliseringen har förändrat arbetssätten så mycket att kundarbete inte längre nödvändigtvis måste utföras på plats hos kunden utan kan istället skötas på olika digitala sätt. Nu finns det ett ökat behov av olika typer av ytor för teamarbete. Å andra sidan utförs individuellt arbete alltmer hemifrån och då minskar behovet av ytor för självständigt arbete på kontoren. Informella möten blir allt viktigare och då finns det ett stort behov av gemensamma ytor för umgänge.
Beslut baserade på arbete och välbefinnande
Vi vill erbjuda våra anställda mångsidiga lokaler som är lämpliga för många olika typer av behov. Vårt mål är att medarbetarna väljer plats efter vilken uppgift de ska utföra. Följden är att det också uppstår många spontana möten och kontakter vilket vi tror stöttar verksamhetens tillväxt och utveckling.
Förändringar väcker emellertid alltid känslor hos oss. Medarbetare som är vana vid nya arbetslokaler och arbetssätt gillar ofta förändringarna. Andra grunnar över hur de ska kunna arbeta i den nya miljön. För oss är det viktigt att människor mår bra – därför vill vi stötta våra medarbetare i förändringen.
Arbetsmiljön får inte vara ett hinder för en bra arbetsinsats, utan lokalerna måste stötta medarbetarnas välbefinnande och arbete.
Jag anser själv att man bör tänka på kontoret som en levande organism, som måste kunna betjäna alla sina användare. Om man ökar antalet arbetsstationer när medarbetarantalet växer, behövs troligtvis också fler olika typer av mötespunkter. Kanske behöver man också göra en ny behovsanalys för den förändrade situationen så att man får reda på medarbetarnas verkliga behov.
En annan sak som är viktig att ta hänsyn till när man analyserar medarbetarnas behov under en arbetsdag, är exempelvis restauranger och lunchalternativ. Det ska också vara enkelt att ta sig mellan olika platser på arbetsplatsen. Allt måste fungera tillsammans, annars kommer det att uppstå problem i längden.
Man lär sig mer genom att lyssna än att tala
Mätningar ger en ärlig bild om hur väl arbetsplatsen uppfyller olika användningsbehov. Det är bra att samla in respons både genom kvantitativa och kvalitativa mätare. Vi har goda erfarenheter av att medarbetare som får vara delaktiga i förändringsplaneringen är nöjdare och aktivare gällande förändringen än de som känner att de utsätts för en förändring utan att bli lyssnade på.
Responsen visar att genom att engagera medarbetarna redan i planeringsskedet, så blir genomförandet av förändringen en positivare upplevelse för alla.
Det är viktigt att inte hamna i en envägskommunikation utan att man istället skapar en riktig dialog. Det är viktigt att förklara för medarbetarna hur de kan delta i förändringen som sker.
Läs Mikko Mäkeläs blogg om effektiv användning av lokaler.
Kolla in vårt nya white paper.
