Målet – en arbetsplats som stöttar nya arbetssätt
Innan planeringen av den nya arbetsplatsen inleddes, arbetade personalen utspridda i lokalerna under väldigt varierade förhållanden och huvudsakligen i egna arbetsrum. Detta stöttade inte de kraven som det projektbaserade arbetet krävde. Utplaceringen på flera olika kontor medförde utmaningar även gällande arbetets effektivitet och interaktivitet.
När man letade efter och planerade de nya arbetslokalerna låg fokus främst på att hitta lokaler som skulle passa olika arbetssätt, samtidigt som de skulle stötta medarbetarnas välbefinnande. Det var också viktigt att lokalerna skulle stötta olika arbetsteamkulturer och verksamhetsmodeller. Samtidigt med arbetsplatsförändringen, uppdaterades företagets strategi och även varumärket och bolagets namn förnyades. Jyväskylä Energi blev Alva och det var viktigt att alla förändringar följde samma riktlinjer.
Engagerande planering ledde till mångsidiga lokaler
Planeringsarbetet inleddes redan två år före flytten. När en lämplig lokal dök upp, engagerades såväl företagets medarbetare som ledningen i planeringen. Utformningen av kontorslokalerna inleddes med att man satte upp mål och ramvillkor i en workshop för ledningen. Därefter fokuserade man på medarbetarnas behov och önskemål i workshoppar som hölls i flera olika skeden av planeringen.
Resultatet blev lokaler indelade i olika zoner med ett arbetscafé som lockar till möten, men där själva kontorsdelen har en behaglig ljudnivå. Det finns många öppna ytor och projektrum för gemensamt arbete. Var och en kan därmed fritt välja en lämplig arbetsplats utifrån uppgift och situation och därmed styra sin egen arbetsdag bättre.
Flexibel servicemodell visade direkt sina fördelar
Man beslutade att köpa in kontorets möbler med en flexibel servicemodell, där alla möbler, men även datatjänster som mäter kontorets nyttjandegrad och nöjdhet, ingår i en och samma månadsavgift. Ett av förändringsmålen var att skapa ett så flexibelt kontor som möjligt, eftersom verksamheten och företaget och därigenom arbetssätt och behov hela tiden utvecklas. Du behöver inte förbinda dig till möblerna i flera år framåt, istället uppdateras kontoret i den takt som förändringsbehoven uppstår.
Eftersom flytten till nya lokaler sammanföll med inledningen av coronapandemin, försenades invigningen av lokalerna betydligt. Flexibla beslut som tagits före pandemin känns ändå kloka så här i efterhand. Betydelsen av flexibilitet som redan för flera år sedan sattes upp som främsta mål, nådde en helt ny nivå i och med pandemin.
”Modellen Arbetsplatsen som en tjänst är en flexibel lösning då lokaler och deras möbler anpassas i takt med att användningserfarenheten ökar. När det är säkert att återvända till kontoret igen, är vår arbetsplats en riktigt trivsam miljö att komma till. Vi hade en stark önskan att satsa inte bara på funktionaliteten utan även på trivsamheten på arbetsplatsen. Martela skapade utmärkta förutsättningar för detta vilket även syns”, konstaterar Tiina Mikkola, utvecklingschef på Alva-yhtiöt Oy.
