Målet en användarvänlig och hållbar arbetsplats
Sommaren 2019 var hyresavtalet på Enfos kontor i Esbo på väg att löpa ut och ledningen funderade över olika alternativ. På kontoret fanns många oanvända ytor och man beslutade att kartlägga situationen med Martelas arbetsplatsundersökning. Martela hade också ansvarat för Enfos tidigare arbetsplatsförändringar både i Esbo och i Kuopio. Undersökningen visade att kontorets utnyttjandegrad var låg så man beslutade att effektivisera lokalytorna och rensa bort onödiga utgifter. Övriga mål bestod av att på ett hållbart sätt utforma en arbetsplats som stöttar olika arbetssätt och situationer.
Mot en förändring i arbetsmiljö och arbetssätt
Redan i ett tidigt skede av projektet förstod man att förändringen också skulle innebära en möjlighet att förändra Enfos arbetskultur. Med hjälp av ledningens målworkshop fastställdes villkor och mål för förändringen. Slutresultatet av workshopen blev att man utformade en gemensam lokalvision och en utvecklingsriktning. Man ville noggrant engagera medarbetarna och informera om förändringen så att den skulle introduceras på rätt sätt.
På Enfo vill man utveckla lokalerna på ett användarorienterat sätt och man förstod att en förändring av arbetssätten skulle innebära behov av förändringar på arbetsplatsen även i fortsättningen. För att försäkra sig om att medarbetarna alltid har tillgång till en optimal arbetsmiljö, beslutade man sig för att köpa in arbetsplatsen som en kontinuerlig tjänst. För ICT-aktören kändes detta naturligt och tjänsten kommer att öka flexibiliteten plus att företaget endast betalar för vad som verkligen behövs.
Enligt den genomförda arbetsplatsundersökningen så fanns mest utvecklingsbehov när det gäller att främja arbetsron samt i kommunikationen och interaktionen mellan enheterna. Man tog fram olika zoner för olika arbetsformer till det aktivitetsbaserade kontoret och extra utrymmen reserverades för samtal och Skype-möten. Vid implementeringen tog man också tillvara på omklädda möbler – och överflödiga återvanns för framtida bruk.
En arbetsplats i förändring som tjänst
Medarbetarna har tagit emot de nya lokalerna väl. Under projektet satsade man mycket på kommunikation och på att engagera medarbetarna vilket har effektiviserat implementeringen av lokalerna. Servicemodellen “Arbetsplatsen som en tjänst” gör det möjligt att smidigt genomföra förändringar även i fortsättningen när behoven förändras. Nu underhålls lokalerna regelbundet och möbler och inredning optimeras vid behov.
“Personalen fick påverka de kommande lösningarna under projektet och så blir det även i fortsättningen. Det är viktigt att man reagerar på personalens behov”, konstaterar Miisa Helenius från Enfo. Den NPS-enkät som medarbetarna på kontoret i Esbo fick fylla i efter projektet uppvisade årets bästa resultat.
