Ekonomi- och personalförvaltningen i Esbo stad behövde nya flexibla lokaler som skulle kunna stötta välbefinnandet hos de 200 medarbetarna samt möta organisationens framtida behov. Förändringsprojektet förverkligades till största del under 2017–2018.
Ett långsiktigt mål och sporre för förändringsprojektet var en vision för hur man önskar att kontorslokalerna i Esbo stad ska se ut år 2035.
Målet med arbetsplatsförändringen var att skapa lokaler som stöttar användarna. Det var viktigt att lokalerna skulle ge medarbetarna möjlighet att välja den bästa platsen utifrån den arbetsuppgift man har för stunden. Med förändringsprocessen strävade man också efter yteffektivitet.
Förändring riktar blicken mot framtiden
Enheterna för personal- och ekonomitjänster som från början funnits i olika byggnader flyttade under förändringen in i samma lokaler, i kontorshuset på Kamrersvägen 5.
Som verktyg för genomförandet av förändringen valde Esbo stad definitions- och planeringstjänster ur Martela Lifecycles livscykelmodell som passade för stadens behov.
Arbetsplatsförändringen inleddes genom en definiering av utgångsläget. Detta inkluderade ett samtal med ledningen om framtida mål, en arbetsmiljöundersökning för hela arbetsgemenskapen, mätning av lokalernas utnyttjandegrad samt engagerande workshopar för personalen. Planeringsskedet för arbetsplatsförändringen inkluderade ett koncept- och planutkast, en inredningsplan och pop up-workshopar för personalen, där den önskade förändringen utformades tillsammans.
I förändringsprocessens tredje skede var det dags för själva genomförandet. Detta inkluderade personalens flytt samt transport av såväl nya som gamla möbler till de nya lokalerna samt återvinning av möbler.
Hela personalen deltar
Objektets förändringsprocess inleddes med det allra viktigaste, nämligen genom att engagera personal och ledning. I början av 2017 blev det klart vilken annan enhet som också skulle flytta in i lokalerna: då togs Esbos personaltjänster med i förändringsprocessen. Också personal och ledning för personaltjänster engagerades i förändringen.
I kartläggningsskedet fick man viktig information om likheter och skillnader i arbetssätt och -kultur mellan de olika organisationerna. Med utgångspunkt i den inhämtade informationen fastställdes hurdana olika lokaler som skulle behövas på arbetsplatsen samt deras antal och utplacering. Martela ansvarade för genomförandet av hela planeringsprocessen.
Lokaler som uppfyller behoven – också i framtiden
Förändringsprojektet för Esbos personal- och ekonomitjänster färdigställdes i slutet av 2018. Av processen förväntade sig staden en användarorienterad planering med utgångspunkt i hållbar utveckling, kontinuerligt stöd för förändringsledning samt organisering och genomförande av flytt och återvinning. Förändringsprojektet som organiserades i enlighet med Martela Lifecycle-modellen uppfyllde kundens önskemål.
Ambitionen var att skapa en trivsam och mångsidig arbetsmiljö som uppfyller målen med att spara plats och bidrar till ett smidigare samarbete i personalen. Dessa mål uppnåddes.
”I våra nya, trivsamma lokaler kan vi öka samarbetet mellan teamgränserna, utveckla arbetssätten ytterligare samt dra ner ännu mer på pappersanvändningen. En fungerande arbetsmiljö förbättrar också vår arbetsgivarprofil och lockar därigenom nya medarbetare till huset”, konstaterar Jutta Takala, chef för personaltjänster inom Esbo stad.
