Kouvola, Finland, 2018
Under våren 2018 skapades ett nytt arbetsplatskoncept för Kouvola stadshus. Under konceptarbetet utformades ramar för den kommande renoveringen av stadshuset, vilka inkluderade mer än bara förändringar av de visuella och fysiska lokalerna. Utöver att effektivisera lokalytan, ligger fokus under hela förändringsprocessen också på att förnya arbetssätt och organisationskultur samt arbetshälsa.
Fördubbling av personalantal ger riktlinjer för förändringen
Med förändringen strävar Kouvola stad efter att modifiera stadshusets lokaler så att de bättre uppfyller de nya behoven. Funktioner från andra lokaler i staden kommer att koncentreras till stadshuset, vilket innebär att ytterligare 150 nya personer, utöver de ursprungliga 150 medarbetarna, kommer att placeras där. Lokalytan måste effektiviseras så att 300 personer får plats i samma lokaler.
Hela förändringsprocessen baserades på idén om att stötta arbetshälsa genom en ny verksamhetsmodell på arbetsplatsen. Man ville också uppmärksamma möjligheterna för distansarbete.
Äkta engagemang är kärnan i en lyckad förändring
Stadshusets förändringsprocess inleddes med att Martela genomförde ett konceptarbete på arbetsplatsen. Detta inkluderade både att medarbetarna i stadshuset involverades och att arkitektplaneringen som påbörjats efter konceptarbetet konsulterades.
Under framtagning av koncept användes specifika engagerande metoder för att stötta medarbetarna och cheferna gällande stadshusets funktioner och lokaler. Martela erbjöd Kouvola stad allsidiga verktyg för att engagera alla medarbetare i stadshuset i förändringen.
Verktygen inkluderade:
- ett informationstillfälle, då medarbetarna informerades om det kommande projektet,
- en workshop, där projektets ledningsgrupp definierade målen med arbetsplatsförändringen,
- en medarbetarenkät för kartläggning av arbetssätt och förändringsberedskap,
- gruppintervjuer, för att identifiera de verkliga lokalbehoven i olika enheter och
- personalworkshoppar för 100 personer i Living Lab i Martelahuset.
Baserat på den insamlade bakgrundsinformationen fastställdes hurdana samt hur många olika lokaler som skulle behövas i stadshuset efter renoveringen och hur de bäst skulle möta användarnas behov. De här definitionerna och rekommendationerna kommer att användas i projektets nästa skede, som underlag för projekt- och arkitektplaneringen.
Ett grundligt förarbete lönar sig
Att engagera medarbetarna och samla in bakgrundsinformation hade stor betydelse för inställningen till förändring i projektet. När projektet inleddes var under hälften (46 %) positivt inställda till den kommande förändringen. Efter involveringsskedet steg siffran till 60 % dvs. långt över hälften av medarbetarna var positivt inställda till förändringen. Förändringen i inställningen skapar betydligt bättre förutsättningar att lyckas med projektets senare skeden, såsom introduktionen av lokalerna.
“Under medarbetarnas involveringsskede ökade vår förståelse för nya typer av arbetsmiljöer. Samtidigt minskade vår misstro och vi började se fördelar och möjligheter istället för hinder”, berättar Päivi Karhu, personaldirektör i Kouvola stad.
