Martela förverkligar aktivitetsbaserade kontor för NCC
I februari 2019 invigde NCC sitt nya kontor i Uppsala. Det är väldigt annorlunda jämfört med det som NCC lämnade.
– För några år sedan gjorde avdelningen en studie av hur vårt kontor egentligen utnyttjades, berättar Mattias Monbäck, avdelningschef för NCC i det geografiska området Uppsala, Gävle, Dalarna. Det visade sig att medarbetarnas egna rum hade en beläggning på endast ca 35 procent. Det var inte alls konstigt eftersom de flesta av oss tillbringar mycket tid i möten och ute på projekten. Vi behövde helt enkelt inte ha egna rum till alla.
– Vi ser nu en generell trend mot mer co-working, säger Monbäck. Flera av de kontorsprojekt som vi bygger åt våra fastighetsägare blir co-working utformade vilket är en spännande trend. Det finns ett växande behov av mer samarbete, både inom och mellan företag. För vår del har vi valt aktivitetsbaserade kontor för att ta oss an denna utmaning. Bland annat har nu också NCCs huvudkontor blivit aktivitetsbaserat.
NCC i Uppsala satte även ett hållbarhetsmål kopplat till kontorsflytten. Målet sattes till att 30% av befintliga möbler och utrustning skulle återanvändas i de nya lokalerna. En del av möblerna var inte mer än några år gamla och har på ett bra sätt smält in i de nya lokalerna samtidigt som det sparar på jordens resurser.
Funktion och identitet
Med dessa insikter och med personalen involverad i varje steg satte NCC igång att omvandla sina traditionella kontor till aktivitetsbaserade. Med Martela som huvudleverantör fick varje kontor en koncerngemensam stil när det gäller möblering och färgval, i Uppsala också med hjälp av inredningsarkitektbyrån Indicum.
– Vi tog fram ett gemensamt koncept, Nordiska kontor, som uttrycker vår identitet, säger Monbäck. Man ska direkt känna att man är på ett NCC-kontor, precis som man kan känna igen sig i olika butiker eller hotell. Det har varit en kul process, inte minst därför att Martela inte enbart levererar möbler utan också har mycket kunskap och idéer om hur man skapar effektiva och stimulerande arbetsplatser. Vi uppskattade verkligen hela planeringsprocessen fram till flytten.
En tid efter inflytningen anordnade företaget en workshop där alla gick runt i lokalerna och berättade vad som fungerande bra och mindre bra. Då visade det sig att det inte behövdes så många högfokusarbetsplatser så två av dem flyttades till gemensamma ytor. Det viktigaste är att alla kan sitta med i de projektgrupper de för tillfället ingår i.
Plats också för koncentration
Nu sitter inte de cirka 70 medarbetarna i egna rum längre. Eftersom de i princip alltid arbetar i olika projekt har de istället tillgång till miljöer som skapats för gruppmöten och planeringssamtal, internt eller tillsammans med kund.
Att ta bort de egna rummen innebar inte att minska kontorets totala yta. Snarare tvärtom. Nu är det gott om utrymme för olika typer av mötesplatser, bland annat ett stort antal mindre mötesrum för 4-6 personer, medan antalet stora mötesrum minskats eftersom behovet av dem nästan försvunnit.
Därtill finns utrymmen för personlig förvaring, loungeytor och så vidare. Här finns också, fortfarande i en öppen miljö, platser för mer enskilt, koncentrerat arbete, till exempel för att skriva presentationer eller rapporter. Här kan man sitta utan att bli störd. Inga mobilsignaler, ingen får komma fram och prata.
– Att kunna sitta nära de man arbetar med för ögonblicket och även dra sig undan till dessa högfokusavdelningar fungerar klart över förväntan, säger Monbäck. Det skapar en genuin teamkänsla. Inte minst uppskattas det av våra kunder. Vi har som en hotellobby på första våningen med kaffemaskiner och mat dit de är välkomna att sitta en stund inför sina möten och det fungerar också väldigt bra. Kunderna förlägger gärna mötena hit. Alla känner sig välkomna här.
– Ja, det var ett väldigt bra samarbete, säger Christian Lippert, kundansvarig på Martela. NCC hade verkligen tänkt igenom vad de behövde och var väl förberedda. Inte minst var det imponerande att personalen var så involverad i hela processen. Då är det väldigt svårt att misslyckas.
