Projektets bakgrund
Krav på ökad effektivitet framhävs ofta i dagens offentliga samtal, och speciellt kommunernas ekonomi är under stort tryck. S:t Karins stad beslutade sig för att sänka sina lokalkostnader istället för att skära ned på personalen.
"Vi hade problem med inomhusluften i stadens gamla kommunhus. Detta ledde till att personalen under årens lopp fick flyttas till lediga lokaler runt om i kommunen. Vi ville garantera våra medarbetare en säker arbetsmiljö som samtidigt skulle vara effektiv och sänka onödiga kostnader", berättar borgmästaren i S:t Karins, Harri Virta.
Under 2013 utvärderades möjligheterna att sammanföra biblioteket och kommunhusets lokaler. Man kom fram till att detta skulle kunna ge betydande synergifördelar, till exempel kommer en gemensam servicedisk att placeras i biblioteket. Projektplaneringen för S:t Karins kommunhus startades 2014 och godkändes våren 2015.
Stora besparingar i lokaler och kostnader
Utgångspunkten för planeringen var att skapa effektivare arbetslokaler samtidigt som kostnaderna sänktes. Staden lyssnade på behoven hos sin personal och intervjuade de chefer som var involverade i förändringsprocessen. Eftersom nuvarande lokalkostnader och areal inte fick öka, erbjöds staden Martelas aktivitetsbaserade kontorsmodell.
Martela gjorde en arbetsmiljöundersökning för S:t Karins stad i kombination med att man analyserade de särskilda arbetsmiljöbehoven. Undersökningen kartlade hur personalen arbetade och noterade även deras önskemål gällande arbetet. Det visade sig att en stor del av de anställda inte behövde ha en egen arbetsplats. Även om anläggningskostnader är en stor utgiftspost stod många arbetsplatser oanvända under en stor del av veckan. Mål sattes upp för att öka utnyttjandegraden för lokalerna och för att minska onödiga hyres- och uppvärmningskostnader.
Det aktivitetsbaserade kontoret som en lösning
Övergången till ett aktivitetsbaserat kontor kräver en förändring i verksamhetskulturen. Personalen engagerades genom att de fick möjligheten att bekanta sig med aktivitetsbaserade kontor. Det modifierbara arbetsmiljökonceptet erbjuder olika arbetsmiljöer för olika arbetsuppgifter. Det aktivitetsbaserade kontoret stödjer det nya sättet att arbeta, vilket kännetecknas av kunskapsdelning och samarbete, kreativitet samt en ännu bättre arbetskvalitet och produktivitet.
Bland de viktigaste målen när det gäller arbetsmiljöer är att underlätta ledarskap och kommunikation, öka interaktion, kundorientering, skapa en arbetsplats som stödjer organisationens verksamhet och personalens välbefinnande och trivsel på arbetet. "Det är viktigt att de nya aktivitetsbaserade kontoren utvecklas till miljöer som stödjer personalens välbefinnnde och ork på arbetsplatsen", säger Virta.
