Man ville att de nya kontorslokalerna i Stora Enso kartongfabrik i Imatra skulle stödja det nya sättet att arbeta där varje medarbetare kan välja den arbetsplats som bäst matchar arbetsuppgiften ifråga. Målet var även att effektivisera samarbetet mellan olika avdelningar samt en önskan att förbättra och stötta personalens välbefinnande på arbetet likväl som ergonomi. En behovsanalys av förändringar på arbetsplatsen utfördes under våren 2014 och projektet slutfördes under hösten 2015.
Från analys till mål
I början av projektet fick enhetens ledning en introduktion i den potential som finns hos aktivitetsbaserade kontor. Under analysen av behoven i arbetsmiljön utfördes en elektronisk arbetsmiljöundersökning bland personalen, samt intervjuer med nyckelpersoner. Då framkom att det inte fanns tillräckligt med möteslokaler i den gamla kontorsmiljön. Det behövdes fler rum för det ökande antalet Lync-möten. Fabrikskontoret behövde även små möteslokaler för bland annat utvecklingssamtal.
Majoriteten av besökarna anländer till fabriken via receptionsområdet och lokalens syfte är även att förstärka varumärkets image. Målet var att dela upp hela kontoret tydligare i en offentlig zon för besökare och en privat zon för arbete.
Från implementering till underhåll
De gamla arbetsrummen intill fönstren revs för att släppa in mer dagsljus och öppna upp ytor i det centrala utrymmet. Lokalerna fick Visia-mötesrum för tyst arbete och Lync-möten. Med hjälp av draperier och andra akustiska element förhindras ljud från att nå ut till andra rum. Kontorets färgskala går i vattnets, skogens och trädens färger och avslutas i stämningsfulla ljusblåa, rödbruna och gröna nyanser. Några gamla stolar från den tidigare inredningen användes i mötes- och pausrummen.
På kundens begäran utformade Martela kontorsriktlinjer för lokalerna. Genom detta ville man försäkra sig om att lokalerna utnyttjas på bästa möjliga sätt och med de behov och mål som framkommit i definitionsfasen i åtanke.
Användarnas erfarenheter av aktivitetsbaserade kontor
"Det nyrenoverade kontoret är bekvämt, ljust, öppet och praktiskt. Färgskalan är lugnande och de mobila tysta rummen funktionella. En av de tydligaste förbättringarna är att skrivarna är placerade i ett separat utrymme bakom en dörr vilket gör att det inte skapas onödigt buller. De nya lobbyutrymmena är väldigt eleganta och ger ett starkt intryck på besökarna i fabriken."
"Tack vare renoveringen av lokalerna fick vi funktionella och moderna utrymmen. Vi saknade en tydlig avgränsning där kunder och leverantörer kunde röra sig fritt. Nu när kontorslokalerna ligger separat, är det ingen som längre råkar gå vilse. Utrustning för besökare har en egen plats. Kontoren har nu elektriskt justerbara arbetsbord som gör det möjligt att använda olika arbetsställningar under arbetsdagen. Möteslokalerna är utrustade med modern konferensteknik som är enkel att använda."
