Tavoitteena uusia työtapoja tukeva työympäristö
Uutta työympäristöä lähdettiin suunnittelemaan, sillä henkilöstö työskenteli aiemmin hajallaan, keskenään hyvin vaihtelevissa olosuhteissa ja lähinnä omissa työhuoneissa. Tämä ei tukenut projektiluonteisen työn yhdessä tekemisen vaatimuksia. Sijoittuminen useaan eri toimipisteeseen toi omat haasteensa myös työn tehokkuuteen ja vuorovaikutukseen.
Uuden toimitilan etsinnän ja suunnittelun keskiössä oli löytää tilat, jotka palvelevat uusia työn tekemisen tapoja ja henkilöstön hyvinvointia. Tärkeää oli myös se, että tilat tukisivat erilaisia työtiimikulttuureja ja toimintamalleja. Samaan aikaan toimitilamuutoksen ohella toteutettiin myös strategiapäivitys, brändiuudistus ja yhtiön nimenmuutos – Jyväskylän Energiasta tuli Alva ja oli tärkeää, että kaikkien muutosten suunta on sama.
Osallistavan suunnittelun tuloksena monipuoliset tilat
Suunnittelu aloitettiin jo kaksi vuotta ennen muuttoa. Kun sopiva tila löytyi, otettiin suunnitteluun mukaan niin yrityksen henkilöstö kuin johtokin. Toimistotilojen suunnittelu alkoi tavoitteiden ja reunaehtojen asettamisella johdon työpajassa, jonka jälkeen keskityttiin henkilöstön tarpeiden ja toiveiden kuuntelemiseen useissa suunnittelun eri vaiheissa järjestetyissä työpajoissa.
Suunnittelun tuloksena syntyi vyöhykkeinen toimitila, jonka sydämenä on kohtaamisiin houkutteleva työkahvila, ja jonka äänimaailma hiljenee toimiston perukoita kohti. Yhdessä tekemiselle on useita avoimia alueita ja projektihuoneita. Näin jokainen voi valita omaan tehtäväänsä ja tilanteeseensa sopivan pisteen tehdä työtä, ja näin ollen johtaa omaa työpäiväänsä paremmin.
Joustava palvelumalli osoitti heti hyötynsä
Uuden toimiston kalustus päädyttiin hankkimaan joustavalla palvelumallilla, jossa kaikki kalusteet, mutta myös toimiston käyttöastetta ja tyytyväisyyttä mittaavat tietopalvelut, on niputettu yhden kuukausimaksun alle. Yksi muutoksen tavoite oli luoda mahdollisimman joustava toimisto, koska liiketoiminta ja yritys, sekä sitä myötä työtavat ja tarpeet kehittyvät koko ajan. Kalusteisiin ei tarvitse sitoutua vuosiksi eteenpäin, vaan toimiston päivittäminen on mahdollista sitä mukaa kun muutostarpeita ilmenee.
Koska muutto uusiin toimitiloihin osui juuri koronapandemian alkuun, viivästyi uusien tilojen täysipainoinen käyttöönotto merkittävästi. Ennen pandemiaa tehdyt joustavat päätökset tuntuvat kuitenkin jälkikäteen viisailta. Jo vuosia sitten päätavoitteeksi asetetun joustavuuden merkitys nousi pandemian myötä aivan uudelle tasolle.
”Työympäristö palveluna -malli tarjoaa joustavuutta siten, että voimme käyttökokemuksen karttuessa muokata tilaa ja sen kalustusta. Kun toimistolle on taas turvallista palata, on työympäristömme todella houkutteleva paikka tulla. Meillä oli vahva tahto panostaa työympäristön viihtyvyyteen toiminnallisuuden lisäksi. Martela loi siihen erinomaiset edellytykset ja se myös näkyy”, sanoo Tiina Mikkola, Alva-yhtiöiden kehitysjohtaja.
