Tavoitteina käyttäjälähtöinen ja vastuullinen työympäristö
Enfon Espoon toimistolla oli vuokrasopimus päättymässä kesällä 2019 ja johto punnitsi vaihtoehtoja. Toimistolla oli paljon käyttämätöntä tilaa ja tilannetta päätettiin kartoittaa Martelan työympäristökyselyllä. Martela oli vastannut myös Enfon aikaisemmista työympäristömuutoksista sekä Espoossa että Kuopiossa. Kyselyn perusteella toimiston käyttöaste todettiin matalaksi, joten tehtiin päätös tiivistää tiloja ja karsia turhia kuluja. Muina tavoitteina oli saavuttaa erilaista työtä ja tilanteita tukeva, vastuullisesti toteutettu, työympäristö.
Kohti muutosta työympäristössä ja työtavoissa
Projektin aikaisessa vaiheessa ymmärrettiin, että muutoksen myötä tulisi myös mahdollisuus muuttaa Enfon työkulttuuria. Johdon tavoitetyöpajan avulla määriteltiin reunaehdot ja tavoitteet muutokselle. Työpajan lopputuloksena muodostettiin yhteinen toimitilavisio ja kehittämisen suunta. Henkilöstön osallistaminen ja muutosviestintä haluttiin tehdä perusteellisesti, jotta muutos jalkautuu aidosti.
Enfolla halutaan kehittää tiloja käyttäjälähtöisesti ja ymmärrettiin, että työntekemisen tapojen muuttuminen toisi muutostarpeita työympäristölle myös jatkossa. Jotta varmistettaisiin, että henkilöstöllä on aina käytössään optimaalinen työympäristö, päädyttiin hankkimaan työympäristö jatkuvana palveluna. ICT-toimijalle palveluna hankkiminen koettiin luontevaksi ja se mahdollistaa joustavuuden lisäksi sen, että maksetaan vain tarpeellisesta.
Tehdyn työympäristökyselyn perusteella eniten kehitettävää oli työrauhan tukemisessa sekä yksiköiden välisessä tiedonkulussa ja kanssakäymisessä. Käyttäjälähtöiseen monitilatoimistoon suunniteltiin vyöhykkeet erilaisille työtavoille ja erityisesti puheluita ja Skype-palavereita varten varattiin enemmän tiloja. Toteutuksessa hyödynnettiin myös olemassa olevia uudelleenverhoiltuja kalusteita – ja tarpeettomat kierrätettiin seuraavaan käyttöön.
Jatkuvasti kehittyvä työympäristö palveluna
Henkilöstö on ottanut uudistuneet tilat hyvin vastaan. Viestintään ja henkilöstön osallistamiseen panostettiin erityisen paljon projektin aikana, mikä on osaltaan tehostanut tilojen käyttöönottoa. WaaS-palvelumalli (Workplace as a Service) mahdollistaa sen, että päivityksiä voidaan tehdä jatkossakin joustavasti tarpeiden muuttuessa. Nyt tiloja ylläpidetään säännöllisesti ja kalusteita ja sisustusta optimoidaan tarvittaessa.
”Henkilöstö sai vaikuttaa tehtäviin ratkaisuihin projektin aikana ja niin on myös jatkossa. On tärkeää, että henkilöstön tarpeisiin reagoidaan”, sanoo muutoksesta vastannut Miisa Helenius Enfolta. Projektin jälkeen Espoon toimiston henkilöstöllä teetetty NPS-kysely antoikin vuoden parhaan tuloksen.
