Monitilatoimisto tukee yhteistä työkulttuuria
HSL:n tilat Helsingin Pasilassa olivat tyypilliset 80-luvun toimitilat: paljon pieniä huoneita, mutta kaikki yhteistyötä ja innovointia tukevat tilat puuttuivat. Huoneita oli neljässä kerroksessa, ja toiminta oli hyvin eriytynyttä. Lisäksi matkalippujen tarkastajien toimitilat sijaitsivat päärautatieasemalla. Nyt tavoitteeksi asetettiin koko organisaatiota palveleva, joustava monitilatoimisto saman katon alle.
Projektin käynnisti johdon visiotyöpaja, jossa määriteltiin tulevaisuuden tavoitteita ja tilamääriä. Henkilökunnalle järjestettiin kuusi käyttöönottotyöpajaa, joissa tarkasteltiin erilaisia työtehtäviä ja pohdittiin minkälaisia tiloja ne vaativat toiminnallisuudeltaan. Kaikki saivat osallistua myös kalusteiden valintaan: Martela suunnitteli tiloille kolme visuaalista ilmettä, joista työntekijät äänestivät mieleisensä.
Uudessa suunnitelmassa 250 työntekijälle saatiin sopivat tilat kahteen kerrokseen, joissa on yhteensä 3 400 neliötä. Lisäksi sosiaalitilat ja työtilat tuotetestauksiin sijaitsevat alimmassa kerroksessa. Martelan suunnitelma perustui monitilatoimistomaailmaa tukeviin ratkaisuihin ja toimistoon hankittiin henkilökohtaisia lokerikkoja ja työhön liittyviä säilytysratkaisuja. Henkilökunta toivoi myös erillisiä tiloja, joissa on mahdollisuus keskittyä ja pitää etäpalavereja.
”Uutta kahvilaakaan ei suunniteltu vain lounasta varten. Kun sen yhdistää viereiseen työpajatilaan, siitä saadaan tarvittaessa yhtenäinen iso tila esimerkiksi koko henkilökunnan yhteisiä tilaisuuksia varten”, kuvailee Martelan työympäristösuunnittelija Tiina Myller.
”Tilan määrä väheni, mutta laatu parani. Tarve oli tukea enemmän yhteiskehittämistä ja kohtaamista, joka on usein tärkein syy tulla paikalle. Yksilötyölle jäi silti hyvin tilaa", kertoo Martelan työympäristöasiantuntija Miia Leppänen.
Vastuullinen palvelumalli tukee strategiaa
HSL:n toimitilojen ylläpito perustuu Martelan Työympäristö palveluna -malliin. Palvelumallin perustana on joustava kalusteiden vuokrauspalvelu, joka skaalautuu työtilojen muutoksiin. Näin asiakas maksaa kuukausimaksua vain tarpeen mukaisesta käytöstä. Palvelumalli nojaa kiertotalouteen eli kalusteet tehdään kestämään aikaa ja kulutusta käyttäjältä toiselle. Tarpeettomiksi jääneet huonekalut kierrätetään uusille omistajille huollettuina ja tarvittaessa uudelleen verhoiltuina.
”Tiloja kehitetään aina vastuullisesti vanhaa ja uutta yhdistellen. Tämä tuo myös huomattavia kustannussäästöjä. Joustava vuokrapalvelu helpottaa kokonaisuuden hallintaa tulevaisuutta silmällä pitäen”, sanoo palvelumuotoilusta Martelalla vastaava Eerikki Mikkola.
HSL haluaa olla vastuullinen joukkoliikennetoimija ja tavoitteena on, että Helsingin seudun liikenne olisi kokonaan päästötöntä vuonna 2035.
”Myös toimistomme toiminta on tärkeä osa vastuullisuuttamme. Uusi palvelumalli istuu siihen hyvin, sillä vuokrauspalvelussa huonekalujen elinkaari on paljon järkevämpi kuin ostokalusteilla”, sanoo HSL:n vt. tulosalueen johtaja Antti-Pekka Röntynen.
Piristystä työnantajamielikuvaan
Jo ensimmäisen syksyn aikana uudistuksen hyödyt ovat tulleet selkeästi esille: erityisesti kohtaamiset ovat toteutuneet toiveiden mukaisesti. Viihtyisä, käyttäjiään palveleva toimisto on kuitenkin paljon enemmän kuin ”vain” huonekalut ja työtilat.
”Tilan merkitys on yllättävän suuri, hyödyt skaalautumisessa ja kohtaamisissa ovat merkittäviä. Esimerkiksi aiemmin joka kerroksessa oli oma kahvinurkkaus, nyt henkilökunta kohtaa päivän aikana viihtyisässä HSL Cafessa, jossa voi myös työskennellä ja tavata kollegoja. Muutoksella on ollut valtava vaikutus työnantajamielikuvaan”, kiittelee Röntynen.
Tutustu videolta HSL:n työympäristöuudistukseen
