Stora Enson Imatran Kartonkitehtaan uudistetut toimistotilat haluttiin tukemaan nykyaikaista työskentelyä, jossa kuhunkin työtehtävään voidaan valita optimaalinen tila. Tavoitteena oli myös eri osastojen yhteistyön tehostaminen sekä halu parantaa ja tukea henkilökunnan työhyvinvointia ja ergonomiaa. Työympäristömuutoksen määrittelyvaihe tehtiin 2014 vuoden keväällä ja hankkeen lopullinen toteutus syksyllä 2015.
Määrittelystä tavoitteisiin
Työympäristömuutoksen aluksi perehdytettiin yksikön johto monitilatoimiston mahdollisuuksiin. Työympäristön määrittelyvaiheessa henkilöstölle toteutetussa sähköisessä työympäristökyselyssä ja avainhenkilöhaastatteluissa selvisi, ettei entisessä toimistoympäristössä ollut riittävästi neuvottelutiloja. Lync-palaverien määrä oli jatkuvassa kasvussa ja tehdaskonttorissa tarvittiin pieniä tiloja muun muassa kehityskeskusteluja varten.
Vastaanottotilan kautta tehtaalle saapuu valtaosa vieraista ja tilan tarkoituksena on tukea myös brändimielikuvaa. Tavoitteena oli jakaa koko toimistotila selkeämmin julkiseen, vieraille tarkoitettuun vastaanottotilaan ja yksityiseen työskentelyvyöhykkeeseen.
Toteutuksesta ylläpitoon
Toteutuksen alta purettiin ikkunaseinustoja kiertäneitä työhuoneita ja näin saatiin keskitilaan luonnonvaloa ja avotilaa. Tilaan tuotiin Visia-neuvottelutiloja hiljaista työskentelyä ja Lync-palavereja varten. Verhoilla ja muilla akustiikkaelementeillä estettiin äänien kantautuminen tilasta toiseen. Toimistotilan värimaailma haettiin veden, metsän ja puiden väreistä, päätyen tunnelmallisiin vaaleansinisiin, punaruskeisiin ja vihreisiin sävyihin. Aiemmasta sisustuksesta hyödynnettiin tuoleja muun muassa neuvottelu- ja taukotiloissa.
Martela laati asiakkaan pyynnöstä ohjeistuksen tilankäyttöön pelisääntöineen. Näin haluttiin varmistaa, että tiloja hyödynnetään ja osataan käyttää määrittelyvaiheessa esiin tulleiden tarpeiden ja muutoksen tavoitteiden mukaisesti.
Käyttäjäkokemuksia monitilatoimistosta
”Uusittu konttori on viihtyisä, valoisa, avara ja käytännöllinen. Värimaailma on rauhoittava, puhelinkopit toimivia. Yksi parhaista uudistuksista vanhaan konttoriin on se, että tulostus on erillisessä tilassa oven takana ja koneesta ei aiheudu ylimääräistä melua. Uusitut aulatilat ovat erittäin tyylikkäät ja ne ovat hieno käyntikortti tehtaalla liikkuville vieraille.”
”Toimistojen muutoksella saimme toimivat ja nykyaikaiset tilat. Meiltä puuttui selkeä rajaus, missä asiakkaat ja toimittajat voivat liikkua vapaasti. Nyt kun varsinaiset toimistotilat ovat erikseen, kukaan ei eksy väärään paikkaan. Vierailijavarusteille on oma piste. Varsinaisissa työpisteissä on sähkösäätöiset työpöydät, jotka mahdollistavat monimuotoisen työskentelyn päivän aikana. Ja neuvottelutiloissa on uudenaikainen kokoustekniikka, jota on helppo käyttää.”
