Huoneista monitilatoimistoon
Suomen Lähetysseuran toimitilat sijaitsivat yli sadan vuoden ajan vanhassa arvokiinteistössä, joissa henkilöstö työskenteli sokkeloisten käytävien varrella omissa työhuoneissa, jotka sijaitsivat useassa kerroksessa.
Vuonna 2016 tehtiin päätös muuttaa uusiin toimitiloihin, joissa Lähetysseuran tärkeä arvo – yhdessä tekeminen – toteutuisi paremmin. Myös sisäilmaongelmat ajoivat hakemaan uusia tiloja.
Uudet tilat tukevat yrityskulttuurin muutosta
Muutto uusiin toimitiloihin nähtiin mahdollisuutena koko organisaatiokulttuurin muutokselle ja siksi tärkein lähtökohta uusien tilojen suunnittelussa oli ottaa koko henkilöstö mukaan muutokseen.
Ennen tilojen etsimistä kartoitettiin, millaista työtä organisaatiossa tehdään, ja mikä on työtapoja vastaava optimaalinen tilatarve. Koko henkilöstö pääsi mukaan yhteisten tilojen suunnitteluun ja pohtimaan muuton myötä mahdollistuvia uusia työtapoja.
Omista työpisteistä yhteiskäyttöpisteisiin
Uusi tila rakentui monitilatoimistoksi, jossa korostuu päivittäinen kohtaaminen ja jossa jokainen työntekijä on tasa-arvoinen. Uusista tiloista haluttiin myös niin viihtyisät, että ne houkuttelevat tulemaan työpaikalle.
Yksi eniten pohdintaa vaatinut päätös oli työpisteiden lukumäärä, ja lopulta päätettiin, että työpisteitä ei tarvitse olla ihan yhtä monta kuin työntekijöitä, sillä kaikki eivät ole samaan aikaan toimistolla. Vapautunut tila käytettiin viihtyisiin yhdessä tekemisen alueisiin. Kaikki tilat ja työpisteet ovat yhteisessä käytössä, joista jokainen saa valita omalle työlleen sopivan paikan.
Työilmapiiri on parantunut huomattavasti
Siirtyminen omista huoneista avonaisempiin tiloihin on laskenut työrauhaa jonkin verran, mutta tilalle on tullut vapaus valita. Hiljainen huone tarjoaa paikan täydelliseen keskittymiseen ja toimiston sydän, työkahvila, on kaikkien yhteinen olohuone ja kohtaamispaikka.
Spontaaneja keskusteluja ja kohtaamisia on tullut uusien yhtenäisten tilojen myötä selvästi lisää.
Mahdollisuudet oman työrauhan säätelyyn ovat lisääntyneet ja etätyö on vähentynyt toimiston viihtyvyyden ansiosta. Käyttäjät ovat olleet ensimmäisten kuukausien aikana hyvin tyytyväisiä uusiin toimitiloihin. "Ihmiset ovat tutustuneet toisiinsa uudella tavalla ja “yksi yhteinen Lähetysseura” on nyt paremmin toteutunut", toteaa Lähetysseuran työntekijä.
