Asiantuntijan vinkit tehokkaaseen muuttoon
Yrityksen muutto voi olla stressaava aikasyöppö – lue asiantuntijan vinkit tehokkaaseen muuttoon
Pelkkä ajatuskin yrityksen muutosta voi saada kylmän hien otsalle. Jos kodin muutto on kuormittavaa, yrityksen toimitilan tai ison julkitilan muutto tuo mukanaan vielä enemmän huomioitavia seikkoja, kuten työajan menetys ja henkilöstön tyytyväisyys.
Yrityksen muuton organisointi osuu harvoin montaa kertaa yhden henkilön työuran varrelle. Tyypillisesti muuton suunnittelun merkitys ja muuton eri vaiheisiin tarvittavat resurssit aliarvioidaan. Siten muutto saatetaan kilpailuttaa ilman selkeää käsitystä projektin vaatimuksista.
– Usein kilpailutetaan vain tavaroiden siirtäminen paikasta A paikkaan B, mutta ei osata ottaa huomioon kaikkea muuta, kuten irtaimiston inventointi, pakkaus, laitteiden ja kalusteiden asennus uudelle toimistolle tai ylimääräisen tavaran kierrätys. Tämä on tietysti täysin ymmärrettävää, kun muuttoa ei tehdä joka vuosi, kommentoi Martelan muuttomyynnin johtaja Jani Järvinen.
Muuton oikea ajoitus voi vähentää muuttokustannuksia ja vaikutuksia liiketoimintaan
Onnistunut muutto alkaa huolellisesta suunnittelusta. Realistisen arvion laatiminen muuton aikataulusta ja resursoinnista säästävät loppupeleissä pitkän pennin.
– Aikaa ja rahaa säästyy, kun yrityksen toiminta ei keskeydy muuton takia pidemmäksi aikaa kuin on välttämätöntä. Tärkeintä aikataulun suunnittelussa on miettiä liiketoiminnalle kriittisten osa-alueiden, IT-osaston tai logistiikkatoimintojen siirto ja jatkuvuus, Järvinen sanoo.
Aiemmin yritysmuutot toteutettiin pääasiassa viikonloppuisin, mutta nykyisin etätyöt mahdollistavat muuton myös arkena. Tämä tuo kustannussäästöjä, sillä muutto arkena on asiakkaalle edullisempaa kuin viikonloppuna.
– Jos mahdollista, kuun vaihdetta kannattaa välttää. Se yleensä automaattisesti täyttyy muuttofirmoilla ensimmäisenä. Muina aikoina muuton toteutus voi olla joustavampaa, Järvinen neuvoo.
Yritysmuuton vaiheet – katso suuntaa antava aikataulu
Minkä tahansa muuton voi jakaa karkeasti kolmeen eri vaiheeseen: valmistelu, toteutus ja viimeistely. Yrityksen muuttaessa muistilistalle nousee kuitenkin enemmän yksityiskohtia, kuin kodin muutossa.
Suuntaa antava aikataulu yrityksen muuttoon:
Valmistelu: 2 kk – 1 päivä ennen muuttoa
- 2 kk ennen muuttoa: ota yhteyttä muuttopalveluita tarjoaviin yrityksiin ja sovi muutosta. Kartoittakaa tarpeet ja aloittakaa yksityiskohtainen muuttosuunnittelu.
- 2 kk ennen muuttoa: päivitä tarvittavat vuokra- ja palvelusopimukset sekä vakuutukset.
- 2 vko ennen muuttoa: muuttopalvelu toimittaa muuttolaatikot ja tarrat. Ohjeista henkilöstö ja aloittakaa pakkaaminen.
- 1 vko ennen muuttoa: käy muuttofirman kanssa läpi muuttopäivän tai -päivien tarkempi aikataulu.
- 1 pv ennen muuttoa: varmista, että muuttajilla on avaimet tai pääsy muuttopäivänä sekä vanhaan että uuteen toimitilaan, sekä tarvittaessa parkkiluvat.
Toteutus: Muuton aikana
- Muuttopalveluiden tarjoaja hoitaa irtaimiston siirtämisen vanhasta toimitilasta uuteen. Riippuen palvelukokonaisuudesta, muuttofirma voi myös muun muassa asentaa kalusteet paikoilleen, kytkeä laitteet käyttövalmiiksi ja hoitaa tarpeettomaksi jääneiden kalusteiden kierrätyksen.
Viimeistely: Muuton jälkeen
- 0–2 pv muuton jälkeen: tarkista, että laitteet ja kalusteet ovat paikoillaan ja toimivat. Käy yhdessä muuttopalveluiden toteuttajan kanssa läpi, että kaikki on toimitettu ja asennettu sovitusti.
- 1-2 vko muuton jälkeen: kun toiminta on alkanut uudessa toimitilassa, kartoita henkilöstöltä mahdolliset tiloja tai irtaimistoa koskevat puutteet ja lisätarpeet.
Kannattaako oman henkilöstön työaikaa käyttää muuttoon?
Vaikka muuttavan yrityksen panosta tarvitaan etenkin muuton suunnitteluvaiheessa, on harvoin hyödyllistä käyttää henkilöstön työaikaa muuttoon liittyvään käytännön toteutukseen, kuten kalusteiden inventointiin tai työpisteiden asentamiseen.
Kokonaisvaltainen muuttopalvelu hoitaa työn tehokkaammin ja maksaa itsensä nopeasti takaisin.
– Muutto maksaa rahaa myös menetetyssä työajassa. Muuttavan yrityksen asiantuntijat voivat säästävät merkittävästi omaa työaikaansa, kun muuttoon liittyvät palvelut on hankittu yhden palveluntarjoajan kautta. Silloin muuttotiimi voi hoitaa jopa saman päivän aikana tavaroiden siirron, asennuksen ja kierrätyksen, Järvinen listaa.
Parhaimmassa tapauksessa henkilöstö pääsee jo yhden muuttopäivän jälkeen jatkamaan töitä uudessa toimitilassa normaaliin tapaan.
– Asiakkaan näkökulmasta helpottaa, kun muutosta vastaa yksi yhteyshenkilö. Silloin yhdellä puhelinnumerolla saa hoidettua kaikki muuttoon liittyvät asiat ja ongelmatilanteet, Järvinen toteaa.
Vain harva osaa listata Suomen suurimmat muuttopalveluita tarjoavat yritykset
Moni tuntee Martelan toimistokalusteista, mutta harva tietää, että Martela on myös yksi Suomen suurimmista muuttopalveluita tarjoavista yrityksistä.
– Martela on yksi Suomen suurimmista yritysmuuttoja tarjoavista yrityksistä ja kaiken kaikkiaan Suomen toiseksi suurin muuttofirma. Olemme erikoistuneet toimitilojen ja erilaisten julkitilojen muuttoihin, Järvinen kommentoi.
– Hallitsemme niin pienet toimistomuutot kuin massiiviset arkistomuutot tai vaikka kokonaisen sairaalan muuton. Yli 60 vuoden ja 10 000 muuton kokemuksella pystymme varmistamaan, että muutto toteutuu kustannustehokkaasti ja siitä on mahdollisimman vähän haittaa asiakkaan liiketoiminnalle, Järvinen tiivistää.