Etätyön riskit konkretisoituvat vauhdilla, mutta paluu toimistolle on näin yksiselitteistä
Lähes kaksi vuotta kestänyt pandemia totutti meidät vapauteen: kotona työskentely on ollut omalla tavallaan rentoa ja päivittäisistä työmatkoista luopuminen on tehnyt yhdenkin viikon aikana merkittävästi tilaa kalenteriin. Teams-palaverit eivät välttämättä vaadi edes farkkuja tai siistiä kampausta, ja keskittymistä vaativaa työtäkin saa naputella yhtäjaksoisesti omassa rauhassa.
Nyt kaksi vuotta etätyösuosituksen päättymisen jälkeen johtoryhmien ja päättäjien huoli on selvä: organisaatiokulttuurin, työhyvinvoinnin ja työn tehokkuuden vuoksi työntekijöiden on laajamittaisesti palattava toimistolle.
Jokainen viisiminuuttinen toimistolla kollegojen keskellä on arvokas, kun sen vastinpariksi asetetaan etätyössä yksin viikosta ja kuukaudesta toiseen istuva työntekijä. Vahva paluu toimistolle on käynnistymässä.
Ankkureiden, eli 4–5 päivää viikossa toimistolla työskentelevien henkilöiden osuus ennen pandemiaa oli 84 % tutkimukseen vastaajista. Vuonna 2023 vastaava osuus oli vain 42 %.
Toisaalta toimistolla vierailevien, eli korkeintaan yhden päivän viikossa lähityötä tekevien osuus on samassa ajassa kasvanut kahdesta prosentista 25 prosenttiin.
Näin suuri muutos tulee näkymään organisaatiokulttuureissa ja työyhteisöissä.
Lähde: Martela Insights 2018–2023 Yli 15 000 vastaajan kyselydata.
Kolme syytä, miksi toimistolle on syytä palata mahdollisimman pian
1. Etätyön riskit tiivistyvät heikentyvään työhyvinvointiin
Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -tutkimuksen kevään 2024 tulosten mukaan etätyö on yhteydessä lisääntyneeseen yksinäisyyteen sekä työssä tylsistymiseen ja se aiheuttaa työntekijöiden optimismin ja toiveikkuuden laskua. Nyt on tärkeä hetki punnita etätyön vapauden hintaa myös henkilökohtaisella tasolla ja kääntää lähityön yhteisöllisyyden ja lyhyidenkin kohtaamisten arvostus nousuun. Laajamittaisella työhyvinvoinnilla on vaikutuksia kansantalouteen saakka.
2. Paluu etätöistä toimistolle on pelastusrengas organisaatiokulttuurille
Työhyvinvoinnin haasteiden lisäksi useissa organisaatioissa on havaittu, että neljä vuotta kotitoimistoissa on rapistanut aiempien vuosikymmenten aikana rakennettua kulttuuria. Koska organisaatiokulttuuri elää ja kehittyy pääsääntöisesti ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa, sen ylläpitäminen vaatii sitoutumista kaikilta organisaation jäseniltä. Ihmisten välinen empatia on tietotyön tärkeimpiä voimavaroja ja terveen organisaatiokulttuurin perusta. Empatia kehittyy aidoissa vuorovaikutustilanteissa, ja siksi etätöistä käsin organisaatiokulttuuriin vaikuttaminen ja sen tukeminen on työlästä tai jopa mahdotonta.
3. Toimisto luo paikan tiedon liikkumiseen ja ongelmanratkaisuun
Toimisto ei ole vain fyysinen tila – se on kohtaamisten paikka, jossa hiljainen tieto siirtyy senioreilta nuoremmille työntekijöille ja varmistaa arvokkaan osaamisen periytymisen. Kahvikoneella on helppo ohimennen kysyä, osaisiko työkaveri ratkaista itseä vaivanneen kinkkisen haasteen, tai vaihtoehtoisesti jakaa esimerkiksi omaan päivään kuuluvia tunteita. Spontaanius pääsee toimistoympäristössä digitaalisia viestimiä paremmin oikeuksiinsa.
Lue lisää työympäristösuunnittelusta!
”Miksi tulisin toimistolle, kun olen koko päivän Teamsissa?”
Etätyötä tehdään valtavasti. Pandemian jälkeen tietotyöläisten puheeseen onkin tarttunut sitkeä väite, kuinka työpäivät ovat pelkkää Teamsissa istumista eikä tämän vuoksi toimistolle kannata lähteä.
On totta, että online-palaverien määrä on lisääntynyt viime vuosina ja niille tarvitaan toimistossa toimivat tilat. Koko päivän Teamsissa istuvat työntekijät ovat kuitenkin vähemmistö, sillä Martela Insights -datan mukaan 75 % toimistotyöntekijöistä arvioi olevansa tyypillisenä työpäivänä online-kokouksissa kaksi tuntia tai vähemmän.
Vaikka työpäivä olisikin kokouspainotteinen, on kollegoiden ja työkavereiden tapaaminen lounastunnilla, toimiston käytävillä tai kahviautomaatilla joka tapauksessa paljon virkistävämpää, kuin puhelimen ruudun selaaminen etätyöpäivän tauoilla. Kohtaamisten tärkeydestä huolimatta toimiston tulisi kuitenkin ensi sijassa olla työnteon, eli sujuvien palaverien ja hyvän työrauhan paikka.
Fiksu toimisto vähentää halua etätyöhön – paluu etätöistä toimistolle vaatii vain oikeanlaiset tilat
Työnantajien on nyt äärimmäisen tärkeää tiedostaa, että työntekijöiden näkökulmasta etätyötilat palvelevat toimistoa paremmin työpäivän tilatarpeita (Martela Insights –data 2018–2023). Tilanne kuulostaa nurinkuriselta: kotona työskentely sujuu paremmin kuin töissä?
Vastaajien mukaan etätyössä toimistoa paremmin sujuvat niin keskittymistä vaativa yksilötyö, online-tapaamiset, puhelut, luottamukselliset keskustelut, koulutukset ja infotilaisuudet kuin tauot ja palautuminenkin. Ainoastaan spontaanit keskustelut onnistuvat toimistolla paremmin, ja ad hoc -palaverien osalta vastaajat eivät näe eroa etätyötilojen ja toimiston välillä.
Martela Insights –datan mukaan tyypillisenä työpäivänään 67 % kyselyyn osallistuneista työntekijöistä teki 5–7 tunnin ajan itsenäistä työtä työpisteellään. Jos keskittyminen ja palaverit koetaan sujuvammiksi etätyössä kuin toimistolla, on toimistoympäristössä jotain merkittävästi pielessä. Jokaiselta toimistolta tulisi löytyä työntekijöiden tarpeisiin vastaavat tilat.
Kun työntekijöiden kokemus työn sujuvuudesta kotona on näin positiivinen, ei ole ihme, että heitä on hankala houkutella takaisin lähityöhön. Jos ja kun työntekijät halutaan laajamittaisesti takaisin toimistolle, työnantajilla ei käytännössä ole enää muuta mahdollisuutta, kuin laittaa työskentelytilat kuntoon.
Lue lisää työympäristösuunnittelusta!
Tila- ja kalustemuutosten avulla tuet paluuta etätöistä toimistolle: miten kannattaa toimia?
Jotta työntekijät motivoituvat palaamaan toimistolle, on toimiston oltava työnteon näkökulmasta parempi vaihtoehto kuin koti. Miten on mahdollista työskennellä tehokkaasti ilman, että kohtaamiset ja työrauha ovat törmäyskurssilla?
Kolme tärkeintä asiaa toimivan toimiston varmistamiseksi
- Luo toimistolle hiljaisia tiloja, joissa työntekijät voivat halutessaan keskittyä ja työskennellä rauhassa vaikka koko päivän ajan.
- Mahdollista spontaanit kohtaamiset tiloissa, joihin ihmiset hakeutuvat mielellään esimerkiksi mikrotauoille. Myös lyhyet keskustelut ja ajatustenvaihdot ovat arvokkaita.
- Panosta ergonomiaan tarjoamalla toimistolla laadukkaat ammattikäyttöön tarkoitetut kalusteet, jotka on suunniteltu EN-standardien mukaisesti kahdeksan tunnin mittaiseen työskentelyyn.
Työympäristösuunnittelu auttaa paluussa toimistolle
Onko organisaatiossasi käynyt niin, että toimistonne ei aivan vastaa työnteon tarpeita, mutta ette myöskään tarkalleen tiedä, mitä tilassa kannattaisi tehdä?
Me Martelassa suunnittelemme toimitilasi perustuen pitkään kokemukseen, viimeisimpään tutkimustietoon ja käyttäjien tarpeisiin.