Vierasblogi: Aku Varamäki, Workday Designers
Juttelin taannoin erään alakoulun rehtorin kanssa, joka kertoi yhteisestä sopimuksesta, että oppilaiden kännykät pysyvät repussa koko koulupäivän ajan. Hänen perustelunsa on jäänyt mieleen: “Me olemme täällä toisiamme varten”. Se tuntui raikkaalta ja arvokkaalta jo silloin ja tuntuu siltä edelleen.
Mutta miten hyvin tämä toinen toistamme varten oleminen toteutuu työelämässä? Pitäisikö työpaikoille julistaa kännykkäkielto? Ja miten yhdistää toisaalta muita varten läsnä oleminen, mikä on tärkeä osa monen tietotyöläisenkin työtä, ja toisaalta keskittynyt ja keskeytyksetön työnteko? Työn vaatimukset ovat usein hyvin ristiriitaisia!
Keskeytykset ovat tietotyöläisen iso ongelma
Toimistot eivät ole ainakaan täysin onnistuneet uudistumaan työn murroksen mukana. Työtehoseuran mukaan keskeytykset vievät keskimäärin 20-30 prosenttia tietotyöläisen työpäivästä. Keskeytyksistä suurin osa (yli viisi tuntia viikossa!) aiheutuu toisesta henkilöstä. Se on huono asia, sillä aivoilla kestää jopa 20-40 minuuttia päästä takaisin työn imuun.
Osa keskeytyksistä aiheutuu eri viestimistä tulevista notifikaatioista, mutta osa niistä aiheutuu työkavereista, jotka keskeyttävät flow’n. Toisaalta työpaikalle tullaan usein juuri siksi, että siellä tapaa myös työkavereita ja keskeytykset usein vievät työtä myös eteenpäin.
Toimistojamme ei kuitenkaan ole suunniteltu ensisijaisesti tällaisia satunnaisia kohtaamisia varten: neukkaritilat on usein sijoiteltu edustustiloihin erilleen sellaisista tiloista, joissa tehdään (tai yritetään tehdä) keskittynyttä työtä. Martela Insights -data-aineisto paljastaakin, että suurin osa keskusteluista käydään käytävillä ja työpisteillä.
Tutkimusten mukaan häiritsevä tekijä työssä ei muuten välttämättä ole ääni – esimerkiksi kahvilan tasaisessa hälyssä moni kokee keskittymisen helpompana – vaan juuri nämä toimistossa tapahtuvat keskeytykset, joista osa voi olla itse aiheutettuja. Voi olla vaikea malttaa keskittyä omaan tehtävään, kun vieressä tutut kollegat puhuvat asiasta, joka liittyy myös omaan työhön.
Toisaalta työstä on tullut yhä enemmän viheliäisten ongelmien ratkomista yhdessä. Tutkimukset kuitenkin osoittavat, että kokousten tuottavuus laskee samassa suhteessa osallistujamäärän kanssa. Optimaalinen osallistujamäärä on seitsemän tai vähemmän – kun osallistujia on yli seitsemän, keskusteluissa ei päästä ongelmiin käsiksi eikä kaikki pääse osallistumaan.
Siksi toimistoihin tarvitaan myös aivan uudenlaisia tiloja, joihin voi vetäytyä puhumaan rauhassa ja muita häiritsemättä. Ainakin meillä tämä on haaste. Luottamuksellisten puheluiden tai keskusteluiden käyminen ei oikein onnistu työtilassa, jossa työpari yrittää keskittyä, mutta ei myöskään avokonttorissa, jossa keskustelut kantautuvat muiden korviin.
Martelan PodBooth Meeting on yksi ratkaisu tilanteisiin, joita kohtaamme toimistolla yhä useammin. Sinne voi vetäytyä pitämään spontaania neuvottelua työkaverin kanssa ja ottaa samalla Skype-yhteyden vaikka kolmanteen kollegaan. Firman edustusneukkareillekin on edelleen paikkansa toimistoilla, mutta niiden rinnalle tarvitaan spontaaneja keskusteluita varten tiloja, jotka on sijoiteltu työpisteiden lähelle ja eivät vaadi erillistä varaamista. Ennen kaikkea tarvitsemme uudenlaisia tiloja, joissa voimme olla läsnä toisiamme varten.
Miten työtapojen muutos näkyy teidän toimistolla?
