Näin yritykset ratkovat poikkeusajan haasteita

Työympäristö palveluna, anturit, kotiergonomia… Näin yritykset ratkovat poikkeusajan haasteita

Yrityksille viime kuukaudet ovat tuottaneet isoa pohdintaa ja päänvaivaa. Miten järjestää työympäristö niin, että se on turvallinen ja kustannustehokas? Miten kuluva vuosi myllää organisaatiokulttuurin ja työnteon tavat? Millainen työympäristö palvelee huomisen tarpeita?

Martelan uudella toimitusjohtajalla Artti Aurasmaalla on ohimoitaan raapiville yritysjohtajille lohdullinen viesti: työympäristöä ei tarvitse rakentaa vuosikymmeneksi eteenpäin. Työympäristön hankkiminen palveluna (WaaS, Workplace as a Service) auttaa mukautumaan työelämän ja tarpeiden muutoksiin.

Tänä päivänä yritykset hankkivat työympäristön palveluna siinä missä tietotekniikan ja toimitilatkin.

"Pandemia on omalta osaltaan kiihdyttänyt muutosta, jonka keskellä elämme. Pandemian aiheuttama poikkeustila muuttaa pysyvästi työn tekemisen tapoja ja työympäristöjä. Silloin myös työympäristön elinkaarta pitää miettiä ihan uudella tavalla", Aurasmaa sanoo.

Aurasmaalla on vahva tausta erilaisten elinkaarimallien luonnissa. Aiemmin hän on johtanut muun muassa 3StepIT:tä, joka tarjoaa palveluita tietotekniikan elinkaarenhallintaan. Aurasmaa huomauttaa, että osa yrityksistä on jo huomannut työntekijöiden tarpeen ergonomiselle työpisteelle myös kotona. Tulevaisuudessa etätyöllä onkin yhä isompi rooli.

”Hybridityö on tullut jäädäkseen. Moni on huomannut, että kotona saa tehtyä hyvin töitä, mutta sosiaalinen puoli ja yhdessä luominen jäävät vähemmälle. Tulevaisuuden työtilan pitää houkutella tulemaan paikan päälle ja tekemään yhdessä”, Aurasmaa sanoo.

Lue myös: Monitilatoimisto voi houkutella työntekijät lähityöhön tai työntää heidät etäilemään – tunnistatko näitä piirteitä omasta työtilastanne?

Pandemia muuttaa yrityskulttuureja

Aurasmaa muistuttaa, että pandemia on erinomainen nivelkohta miettiä työskentelytapoja uusiksi ja sopia niistä yhdessä henkilöstön kanssa.

”Yhteisöt perustuvat sen jäsenten väliseen liimaan, eikä yhtäkään yrityskulttuuria ole olemassa ilman henkilökunnan välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta. Jos siirrytään pelkkiin etätöihin, on iso vaara, että lopulta hukataan yrityksen tai yhteisön sielu. Uusi työnteon aika edellyttää, että ihmiset todella haluavat tulla toimistolle tekemään yhdessä, eikä koti ole ainoa houkutteleva vaihtoehto”, Aurasmaa sanoo.

Yrityksissä olisi hyvä nyt miettiä miten työtä oikeasti tehdään, ja mikä tilamalli vastaa tarpeita. Hyvässä työympäristössä ei ole pakko olla kaikille juuri sitä omaa työpistettä, jos työtä tehdään myös kotona. Oman työpisteen sijaan voi tarjota vapauden valita työpiste hiljaisesta tilasta tai keskeltä kaikkea. Tämä auttaa myös pienentämään toimistoa varten tarvittavien neliöiden määrää.

Nyt rakennettava työympäristö ei varmasti palvele tarkoituksessaan kymmentä vuotta.

"Työn tekemisen tavat muuttuvat hurjan nopeasti, ja työympäristön pitää joustaa muutoksen mukana. Kuka olisi uskonut kymmenen vuotta sitten, kuinka paljon tarvitsemme tiloja esimerkiksi verkkopalavereihin? Tai että osa vaikkapa tehdaskäynneistä on korvautunut yrityksissä VR-laseilla”, Aurasmaa kysyy.

Hyvä työtila tarjoaa tilaa itsenäiseen työhön, ryhmätyöhön, vuorovaikutukseen ja virkistäytymiseen. Se on olennainen työntekijäkokemuksen määrittäjä.

Anturit kertovat, millaista tilaa työntekijät kaipaavat

Työympäristön käyttöasteen mittaus kertoo lahjomattomasti, millaista työtilaa työntekijät kaipaavat. Samalla se mahdollistaa vähän käytettyjen neliöiden kehittämisen niin, että työntekijät viihtyvät niissä.

Tieto voittaa mutun, mutta datalla on oma, erityinen turvallisuusroolinsa pandemia-aikana. Se paljastaa, minne työpaikalla syntyy ruuhkia ja millaiselle tilalle on kovin kysyntä. Korona-aikana moni työnantaja on rajoittanut toimiston käyttöastetta.

”Anturidatan avulla voi esimerkiksi kertoa siivousfirmalle, mitä työpisteitä on käytetty. Tarjoamme myös sovelluksia, joilla työntekijät voivat varata työpisteen toimistolta etukäteen”, Aurasmaa sanoo.