Nämä toimistoratkaisut ovat juuri nyt suosituimpia Pohjoismaissa
Monissa organisaatioissa mietitään nyt tapoja, joiden avulla henkilöstö saadaan enemmän toimistolle. Pandemian jälkeen on tehty yritys- ja tiimikohtaisia suosituksia, joita on vähitellen muutettu ohjeistuksiksi. Monessa yrityksessä on siirrytty ”kolme päivää toimistolla, kaksi etänä” -ohjeistukseen. Työkulttuurin muutos on ollut nopea ja esiin ovat tulleet johtamisen ja hyvinvoinnin haasteet, kun henkilöstö on ollut enemmän etätöissä.
Mikä sitten on tilasuunnittelun rooli siinä, että henkilöstö saadaan kohtaamaan toisiaan enemmän toimistolla? Monessa yrityksessä tilat eivät vastaa nykytarvetta: tilaa on liikaa ja se on vääränlaista. Jotta henkilöstö kokee toimistolle tulemisen sen arvoiseksi, tulee tilojen tukea tärkeimpiä työntekemisen tapoja: epävirallisia kohtaamisia, yhteistyötä, etätapaamisia ja toisaalta myös keskittymistä.
Kysyimme asiantuntijoiltamme mille tiloille on tällä hetkellä suurin tarve pohjoismaisissa organisaatioissa.
“Tämän hetken asiakaskeskusteluissa tulee ilmi, että toimistoihin kaivataan rentoa kohtaamispaikkaa, jossa sujuu myös lyhytaikainen töiden tekeminen tai rentoutuminen kahvin ääressä. Kutsumme tällaista tilaa Working caféksi”, kertoo Martela Suomen Ari Tölli. Samalla tavalla kuin kodeissa keräännytään usein keittiöön, myös toimistolle kaivataan aktiivista kohtaamispaikkaa. Kahvila on usein sijoitettu sisäänkäynnin läheisyyteen, johon saavutaan toimistolle tultaessa ja kohdataan välittömästi kollegoiden kanssa. Tila tarjoaa myös lyhytaikaisen työskentelytilan toimistolla vieraileville.
Toimistokahvilan suunnittelussa avainsana on joustavuus. Tilan tulee tarjota erilaisia istumavaihtoehtoja, kuten sohvia ja vetäytymistiloja sekä sirompia tuoleja ja pieniä pöytiä, jotka soveltuvat myös työn tekemiseen. Usein kahvilaan yhdistyy myös avointa tilaa, jota voidaan ketterästi hyödyntää esimerkiksi henkilöstöinfoihin ja pienimuotoisiin asiakastilaisuuksiin.
Vaikka toimistolle tullaan yhä useammin kohtaamaan kollegoja ja tekemään töitä yhdessä, on keskittymistä vaativa yksilötyö edelleen tietotyöläisten yleisin työtehtävä. Toimisto on tärkeä suunnitella vyöhykkeittäin ja varata siihen tarpeeksi työpisteitä pidempiaikaista keskittymistä vaativalle työlle, mutta myös vetäytymistiloja lyhyille palavereille ja etätapaamisille.
Martelan Tukholman toimistolta Christian Lippert kuvailee tilannetta ruotsalaisissa yrityksissä: ”Tarve eri kokoisille puhelinkopeille on kasvanut merkittävästi. Valtaosa palavereista on nykyään pienempiä virtuaalipalavereja, eikä toimistoista löydy tarpeeksi pienempiä neuvottelutiloja. Yrityksissä satsataan nyt siihen, ettei kenenkään tarvitsisi jäädä yksin kotiin tekemään töitä sen takia, että toimistolla on mahdotonta keskittyä.”
Yhden hengen puhelinkopin ominaisuuksista käyttäjät arvostavat eniten hyvää äänieristystä ja ilmanvaihtoa. Suuremmissa palaveritiloissa vietetään usein pidemmän aikaa, jolloin istumamukavuus ja monipuoliset lisävarusteet ovat tärkeitä. Puhelinkoppien vuokraus on ollut suosittu vaihtoehto, sillä se mahdollistaa puhelinkoppien lisäämisen ja tarpeettomiksi jääneiden palauttamisen joustavasti. Tutustu Martelan joustaviin palaveritiloihin.
Joustavuutta toteutetaan tilasuunnittelussa ja kalustevalinnoissa, mutta myös hankintamallissa. Kertainvestoinnin sijaan suosiota on kasvattanut joustava kalusteiden vuokraus. ”Palvelumallin suosiota kasvatti alun perin vaikeus ennakoida yrityksen tarpeita tulevaisuudessa. On hyvin haastavaa ennakoida esimerkiksi mille tasolle etätyön määrä asettuu”, sanoo Martela Norjan Pia Sander.
”Viime aikoina olemme huomanneet, että vastuullisuuden merkitys on kasvanut nopeasti myös työympäristökehittämisessä, mikä on osaltaan vaikuttanut palvelumallin suosioon. Esimerkiksi co-working -tiloja vuokraavalle Evolvelle kiertotalouteen perustuva Työympäristö palveluna -malli oli täydellinen ratkaisu tukemaan heidän vihreämpää tulevaisuuttansa tavoittelevaa strategiaansa.”
Palvelumallin kuukausimaksuun voidaan sisällyttää tarpeiden mukaan osa tai kaikki kalusteet sekä tarvittava määrä palveluita. Tarpeettomaksi jääneet kalusteet kierrätetään ammattimaisesti jatkokäyttöön ja pidennetään näin kalusteiden elinkaarta.
Lue lisää palvelumallista.
Palataan vielä hetkeksi siihen, miksi henkilöstön kohtaamisia ja yhteistyötä on tärkeä tukea.
Yhteistyöllä on tunnetusti merkittävä rooli luovuuden ja innovaatioiden synnyttämisessä. Vahvat sosiaaliset siteet luovat positiivisen työilmapiirin, jossa työntekijät viihtyvät ja tuntevat olevansa osa suurempaa kokonaisuutta. Aidoissa kohtaamisissa tieto liikkuu tehokkaammin ja mahdollisuus väärinymmärryksille on pienempi. Kun hyvinvointi ja työn tehokkuus ovat tärkeitä yrityksen liiketoiminnan ja asiakaskokemuksen kehittämisen kannalta, kannattaa luoda katse sinne, missä työkulttuuria luodaan joka päivä.
Jos haluat kuulla lisää toimivista ratkaisuista, asiakaspalvelumme ja myyjämme auttavat mielellään: asiakaspalvelu@martela.com.