Tietotyöläisten päivät täyttyvät pikapalavereista – kokoukset pienentyvät ja lyhentyvät
Perinteinen mielikuva pitkistä palavereista on enää harvoin totta. Martela Insights -datan mukaan kokoukset ovat yhä useammin ennalta suunnittelemattomia. Nopeiden sisäisten neuvotteluiden merkitys ja määrä ovat ohittaneet perinteiset neuvotteluhuoneessa pidettävät kokoukset. Muutoksilla on merkittävä vaikutus työhyvinvointiin ja työympäristöihin.
Neuvottelukäytäntöjen muuttuminen selviää Martelan kokoamasta Martela Insights -datasta. Jatkuvasti kasvava aineisto sisältää jo yli 7 000 suomalaisen, ruotsalaisen ja norjalaisen toimistotyöntekijän arviot työtiloistaan ennen työympäristömuutoksen toteuttamista.
Työpisteiden äärellä käytävät neuvottelut ovat työympäristöjen merkittävin häiriötekijä.
Kokouksilla on valtava merkitys, koska niihin kuluu huomattava osa tietotyöläisten työajasta. Martelan aineiston mukaan yli 60 prosenttia tietotyöläisistä viettää kokouksissa vähintään tunnin jokaisena työpäivänään. Joka viidennellä palaverit vievät työpäivistä peräti enemmän kuin kolme tuntia.
Palaverien määrän ja tarkoitusten muuttuminen liittyy laajempaan työtapojen muutokseen. Kun töitä tehdään enemmän etänä, kasvotusten pidettävät tapaamiset koetaan yhä arvokkaammiksi. Työn etenemisen kannalta olennaisia keskusteluita pidetään yhä useammin heti tilaisuuden tullen.
”Tapaamisista suuri osa on sisäisiä, eikä niitä useinkaan aikatauluteta etukäteen. Tällaiset spontaanit keskustelut ovat olennaisia tietotyön sujuvuudelle ja tuottavuudelle, mutta niillä on haitallinen kääntöpuoli. Keskustelut käydään useimmiten työpisteillä ja käytävillä, ja ne ovat merkittävä häiriötekijä muille läsnäolijoille”, Martelan Head of Workplace Development Eeva Terävä kertoo.
Neuvottelutilat ovat jääneet jälkeen kokouskäytäntöjen muutoksesta
Tietotyöläisten kokoukset ovat useimmiten pieniä. Noin 35 prosentilla tietotyöläisistä on kahden hengen tapaamisia vähintään kerran päivässä. Kolmen tai neljän hengen tapaamisia on vähintään kerran päivässä vain 15 prosentilla ja yli viiden hengen tapaamisia enää alle neljällä prosentilla.
”Kokousten tyypillinen henkilömäärä on ristiriidassa tarjolla olevien neuvottelutilojen kanssa. Vaikka valtaosa palavereista on kahden hengen välisiä tai osa osallistujista on toisaalla omien ruutujensa ääressä, neuvotteluhuoneet mitoitetaan yhä vähintään kuudelle hengelle”, Terävä sanoo.
Toimistojen neuvottelutilat on usein keskitetty yhdelle alueelle asiakastapaamisia ajatellen. Nopeiden sisäisten neuvotteluiden tarpeisiin tilat ovat siksi usein liian kaukana työpisteiltä. Lisäksi tilat vaativat tyypillisesti ennakkovarauksen, mikä sopii huonosti pikapalaverien tarpeisiin.
Uusi PodBooth Meeting tarjoaa tilan pikapalavereille ja työrauhaa kollegoille
Martelan Pod-tuoteperhettä laajentavat neljän hengen PodBooth Meeting -palaverikopit on tarkoitettu sijoitettaviksi keskeisille paikoille työympäristöön, jotta äänieristetyt keskustelutilat olisivat mahdollisimman helposti saatavilla.
”Uutuustuotteen taustalla on halu parantaa yhtä aikaa tehokkuutta ja työrauhaa. Työympäristömittaukset kertovat, että lähellä työpisteitä olevat neuvottelutilat ovat kovimmassa käytössä, ja eniten hukkaa on isoissa pitkän pöydän neuvotteluhuoneissa. Palaverikoppien lisähyöty on, että niitä voi ilman remontteja siirtää sinne, missä tiloja milloinkin eniten tarvitaan”, Martelan Product & Design Director Kari Leino kertoo.
Ruotsalaisen o4i Design Studion luoma muotoilu liittää palaverikopit saumattomasti työympäristön muuhun sisustukseen. Tärkeitä ominaisuuksia ovat muun muassa huippuluokan akustiikka, säädettävä ilmastointi ja himmennettävä valaistus. Sisustukseen on tarjolla useita erilaisia vaihtoehtoja sohvista pystypöytiin.
PodBooth Meeting tukee Martelan 4C-ajattelua, jonka mukaan hyvissä työympäristöissä on omat alueensa keskittymiseen, ryhmätyöhön, tiedonvaihtoon ja palautumiseen (4C: Concentration, Collaboration, Communication, Chill Out).