Työympäristön hankkiminen palveluna auttaa moneen päänsärkyyn.
Tänä vuonna varmaa on syksyn tulo. Siihen varmat asiat sitten loppuvatkin. Liikkeenjohtoa valvottaa nyt muun muassa se, miten ja missä teemme tulevina kuukausina töitä.
Moni työntekijä on kevään ja kesän jäljiltä korviaan myöten täynnä etätyötä ilman työyhteisöä. Samaan aikaan turvallinen paluu toimistolle mietityttää. Millainen käyttöaste on turvallinen? Joudutaanko vuokraamaan lisätilaa, jotta ihmiset voisivat palata työpaikalle?
Yksi tapa hallita epävarmuutta on suosia palvelumallia hankinnoissa. Esimerkiksi tietokoneet ja puhelimet ostetaan usein palvelumallilla. Sen ansiosta kenenkään firmassa ei tarvitse miettiä, miten hankinnat mitoitettaisiin niin, että juuri oikeanlaisia laitteita on aina riittävästi eikä liikaa.
Teknisten laitteiden tavoin myös työympäristön pitää mukautua muuttuviin tarpeisiin.
Palvelumalli tuo työympäristöihin lisää joustavuutta, parempaa riskienhallintaa ja tarkempaa kulujen ennustettavuutta. Kiinteistö- ja työympäristökuluilla on iso merkitys yrityksen kulurakenteessa: toimitilat ja niiden muutokset sitovat helposti huomattavan paljon pääomaa.
Palvelumalli auttaa reagoimaan muutoksiin
Hätäisesti ajateltuna voi tuntua hyvältä idealta vuokrata toimitalosta yksi kerros lisää, jotta työntekijät voi ripotella mahdollisimman hajalleen sijoitettuihin kubikkeleihin.
Pahimmillaan yritys sitoutuu vuosiksi kalliisiin ratkaisuihin, jotka eivät tue modernia työtä.
Hätäratkaisujen sijaan yritysten kannattaa hyödyntää nyt tapahtunut murroskohta, jossa yhä useampi työntekijäkin pohtii vakavasti omia työkäytäntöjään ja työnsä paikkasidonnaisuutta. Resepti onnistumiseen löytyy teknologiasta ja todellisten työnteon tapojen seurannasta.
Mututuntuman sijaan kannattaa panostaa antureihin ja älykkääseen teknologiaan, jotka auttavat muokkaamaan nykyisistä tiloista mahdollisimman käyttäjälähtöiset, kustannustehokkaat ja turvalliset.
Tehokkain malli optimoida tiloja datavetoisesti perustuu juuri palvelumalliin: kalusteita voi lisätä, poistaa ja muuttaa antureiden avulla todetun todellisen käytön ja tarpeiden mukaan. Ja jos koronatilanne pahenee ja työ painottuu jälleen kotikonttoreihin, palvelumalli auttaa reagoimaan.
Pandemia-aika nopeuttaa työnteon muutosta
Viime kevään aikana kuultiin useammasta suunnasta, että moni etätyön makuun päässyt haluaa lisätä etätyön osuutta pysyvästi.
Kun pandemia helpottaa, yritysten haasteena on tehdä toimistostaan niin toimiva ja niin hyvin erilaisia työnteon muotoja tukeva, että sinne nimenomaan halutaan tulla kohtaamaan ja tekemään yhteistyötä työkavereiden kanssa.
Kriisin kohdatessa on houkuttelevaa tehdä nopeita ja näyttäviä ratkaisuja.
Murroskohta on kuitenkin myös otollinen aika vetää henkeä ja pysähtyä katsomaan pidemmälle tulevaisuuteen. Nyt kannattaa rakentaa pitkäjänteisesti huomisen tehokas ja tuottava työympäristö.
